Последние годы сильно повлияли на скорость цифровизации бизнеса. Белорусские компании отказываются от традиционных бумажных носителей и переходят на современные системы электронного документооборота (ЭДО). Но все еще существуют стереотипы, тормозящие внедрение безбумажного делопроизводства. Рассказываем, о наиболее распространенных заблуждениях и о способах их решения.

Какие плюсы от ЭДО?

Российский бизнес среди главных причин подключения систем ЭДО называет удобство и высокую скорость работы с электронными документами (39,4% опрошенных) и программу обязательной маркировки товаров (25,7%), а вот о значимой финансовой экономии заявило 3,2%, при этом 4% сказали, что важную роль сыграла забота об экологии.

Участники рынка говорят о подобных тенденциях и в Беларуси.

Уже десятки тысяч белорусских организаций – от резидентов Парка высоких технологий до крупных торговых сетей — пользуются преимуществами ЭДО. Руководители компаний понимают, что можно существенно сократить трудозатраты, связанные с большим объемом корреспонденции, а также быстро и надежно организовать безбумажный документооборот с контрагентами в разных регионах.

К тому же законодательно установлено, что электронные документы, подписанные ЭЦП, имеют юридическую силу наравне с бумажными аналогами. При запросе, к примеру, из налоговой, достаточно будет выслать е-документ.

Системы ЭДО устраняют неподконтрольную работу сотрудников с документами, когда непонятно, кто, чем занимается и из-за кого/чего процессы тормозятся. Есть возможность видеть статус документа, подписан он либо нет.

С другой стороны, работа с цифровыми документами экономит время персонала на рутинных задачах. Ни для кого не секрет, что бухгалтеры и юристы тратят до половины рабочего дня на подписание и отправку документов. Системы ЭДО справляются с подобными задачами за минуты. В такой ситуации сотрудники избежат перегрузок и будут удовлетворены работой в компании.

Сводится к минимуму и количество ошибок в документации. А даже если ошибки случаются, то их легко исправить.

Электронный документооборот обеспечивает сокращение затрат предприятия на бумагу и печать.

Физический переход на «цифру» является несложным, поскольку у всех крупных производителей ERP-систем уже имеются готовые модули для интеграции с ЭДО.

Если столько плюсов, то почему не все белорусские компании перешли на ЭДО?

Не спешат отказываться от «бумаги» те компании, у которых пока еще небольшой процент «клиентской базы» работает с цифровыми документами. Но практика последних лет показывает стабильный рост подключений к ЭДО. Рынок увеличивается.

С другой стороны, электронный документооборот не ограничивается только обменом документами с контрагентами. Значительное место «в шкафах» занимает внутренний документооборот (бухгалтерские справки, уведомления, контракты, калькуляции, допсоглашения к трудовому договору и др.). Его тоже можно трансформировать в безбумажное делопроизводство.

Есть еще элемент недоверия к цифровым технологиям. Бытует мнение, что бумажный экземпляр документа надежнее электронного. На самом же деле рисков от физического документооборота может быть на порядок больше. EDI-провайдеры гарантируют безопасность хранения документов: они защищены шифрованием и размещены на защищенных серверах. От внутренних угроз оградит настройка ограниченного доступа и фиксация действий пользователей при работе в системе электронного документооборота. Подделать документы с ЭЦП будет невозможно, если её не передадут третьим лицам.

Сложности возникают, если сотрудники не заинтересованы в освоении новых принципов работы. Чтобы избежать саботажа, руководителям компаний нужно заранее продумать этапы реализации проекта по переходу на ЭДО, заложить время на адаптацию персонала к новым бизнес-процессам и их обучение.

Распространен стереотип, что государственные организации все равно ориентируются на работу с печатными документами. Однако ситуация меняется, государство видит все больше преимуществ от перехода на «цифру» и хочет сократить затраты на бумагу. Как один из свежих примеров — запуск ИВЦ Минфина новой системы ЭДО для бюджетных организаций в рамках государственного казначейства.

Минус и в том, что на законодательном уровне обязательный характер ЭДО отражен лишь частично. Сейчас это касается только электронных накладных для маркированных и прослеживаемых товаров. Со временем такой «вес» будут иметь  даже документы, которые в настоящее время относятся к категории документов свободной формы. Тем более, что сокращение документооборота бизнеса с клиентами, контрагентами и госорганами посредством его перевода в электронную форму является частью госпрограммы «Цифровое развитие Беларуси» до 2025 года. В итоге преимущество получит тот, кто не будет откладывать переход на ЭДО «до последнего», а внедрит технологичные сервисы раньше.