Работники небольшой организации ежегодно уходят в трудовой отпуск. На этот период может понадобиться поручить исполнение их обязанностей другим работникам. Бухгалтер, осуществляющий кадровые функции, может столкнуться с такой ситуацией. В материале расскажем, какие существуют способы замены временно отсутствующего работника и как они оформляются.

1. Как можно заменить временно отсутствующего работника, находящегося в трудовом отпуске

Прежде чем оформлять замену отсутствующего работника, нужно выбрать способ его замены. Работника, ушедшего в трудовой отпуск, наниматель вправе заменить следующими способами (абз. 16 ч. 1 ст. 1, п. 2 ч. 3 ст. 17, п. 3 ч. 2 ст. 19, ст. 31, 33, п. 3 ч. 2 ст. 67, ст. 292, 343 ТК):

Конкретный способ следует выбирать, учитывая возможность и целесообразность его использования. При выборе способа нужно учитывать, в частности, продолжительность трудового отпуска отсутствующего работника, возможность его продления (например, в связи с временной нетрудоспособностью), объем работы других работников и их возможности исполнять обязанности временно отсутствующего работника в течение продолжительности рабочего дня (смены), а также иные особенности, характерные для каждого способа.

Когда работник уходит в трудовой отпуск, следует иметь в виду, что он отсутствует временно и за ним сохраняется прежняя работа, т.е. штатная единица по его должности служащего (профессии рабочего) остается занятой. Это исключает в данном случае, например, такие способы замены, как совмещение должностей служащих (профессий рабочих) и расширение зон обслуживания (увеличение объема работы), когда выполнение дополнительной работы возможно только при наличии вакансии (п. 1, 2 ч. 2 ст. 67, ч. 1 ст. 150 ТК).

2. Как оформить замену отсутствующего работника

Как видно из приведенной выше схемы, оформить замену временно отсутствующего работника на период его трудового отпуска можно по-разному.

На практике такую замену часто оформляют путем поручения другому работнику организации с его согласия дополнительной работы в виде исполнения обязанностей временно отсутствующего работника (п. 3 ч. 2, ч. 4 ст. 67 ТК).

Дополнительная работа при этом выполняется работником либо по той же, либо по другой должности служащего (профессии рабочего) в течение установленной продолжительности рабочего дня (рабочей смены) без освобождения от своей основной работы, и за нее устанавливается доплата (в процентах от тарифной ставки (тарифного оклада) либо в твердой денежной сумме) (ч. 1, п. 3 ч. 2 ст. 67 ТК).

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника оформляется приказом нанимателя, в котором устанавливаются срок, в течение которого работник будет исполнять обязанности временно отсутствующего работника, и размер доплаты (ч. 4 ст. 67 ТК).

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника может быть досрочно прекращено как работником, так и нанимателем при письменном предупреждении об этом другой стороны (ч. 5 ст. 67 ТК).

Пример формулировки приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника

В связи с временным отсутствием бухгалтера по расчету заработной платы отдела бухгалтерии Игнатовой В.В., находящейся в трудовом отпуске с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ, на основании статьи 67 Трудового кодекса Республики Беларусь

ВОЗЛОЖИТЬ:

на ТКАЧЕВА Павла Ивановича, бухгалтера по расчету с покупателями и заказчиками отдела бухгалтерии, исполнение следующих обязанностей Игнатовой В.В.: учет заработной платы, налогов и сборов, уплачиваемых с фонда оплаты труда, учет расходов по обязательному страхованию, представление отчетности в органы социальной, налоговой и статистической службы — без освобождения от основной работы на период трудового отпуска Игнатовой В.В. с доплатой в размере 50% тарифной ставки бухгалтера по расчету заработной платы.

Распространен также способ расширения трудовой функции одного работника обязанностями по замене другого работника на период временного отсутствия последнего (в том числе на период трудового отпуска) (абз. 16 ч. 1 ст. 1, п. 3 ч. 2 ст. 19 ТК, ч. 9 п. 4, ч. 3 п. 10 Общих положений ЕКСД, п. 10 Общих положений ЕТКС).

Как правило, эти обязанности добавляются при необходимости в должностные (рабочие) инструкции работника-заместителя и заменяемого работника еще при их разработке либо в трудовые договоры (контракты) этих работников при их заключении. Однако возможно добавление туда таких обязанностей и впоследствии в рамках изменения существенных условий труда (ст. 32 ТК).

Примечание
Добавление обязанностей по замене другого работника на период временного отсутствия не влечет обязательного установления наименования должности служащего с применением производной «заместитель» (ч. 7 п. 4 Общих положений ЕКСД).

Отметим, что при приеме на работу наниматель должен ознакомить работника под подпись с порученной работой, в частности с обязанностями, прописанными в должностной (рабочей) инструкции, если она оформлена как отдельный ЛПА, и другими ЛПА, касающимися его трудовой функции. А в процессе трудовых отношений — знакомить под подпись со всеми изменениями в трудовых обязанностях (п. 2 ч. 1 ст. 54, п. 10 ч. 1 ст. 55 ТК).

Пример формулировки в должностной инструкции работника условия об исполнении обязанностей на случай его временного отсутствия

В период временного отсутствия (по причине временной нетрудоспособности, нахождения в трудовом отпуске, отпуске без сохранения или с частичным сохранением заработной платы и др.) бухгалтера по расчету заработной платы его обязанности исполняет бухгалтер по расчету с покупателями и заказчиками, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.

Пример формулировки в должностной инструкции работника-заместителя условия об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника

6.20. Исполняет обязанности бухгалтера по расчету заработной платы в период его временного отсутствия (по причине временной нетрудоспособности, нахождения в трудовом отпуске, отпуске без сохранения или с частичным сохранением заработной платы и др.) в соответствии с должностной инструкцией бухгалтера по расчету заработной платы.

Преимуществом данного способа является то, что в этом случае не нужно дополнительно оформлять приказом замену, получать на нее согласие работника, а также производить за нее доплату, поскольку замена временно отсутствующего работника уже входит в трудовую функцию работника-заместителя.

Для замещения временно отсутствующего работника нередко используется и временный перевод в связи с производственной необходимостью (ст. 33 ТК).

При таком переводе работнику можно поручить работу по другой квалификации, должности служащего (профессии рабочего) (а значит, с освобождением от основной работы) без его согласия на срок не более одного месяца в течение календарного года (с 1 января по 31 декабря). Увеличение срока данного временного перевода возможно по соглашению сторон (ч. 1, 3 ст. 33 ТК).

Оформляется временный перевод для замещения временно отсутствующего работника соответствующим приказом с указанием причин и срока временного перевода, работы, на которую переводится работник, а также условий оплаты труда (ч. 2 ст. 32-1 ТК).

Пример формулировки приказа о временном переводе для замещения временно отсутствующего работника

В связи с производственной необходимостью (для замещения временно отсутствующего работника) в соответствии со статьями 33, 68 Трудового кодекса Республики Беларусь

ПЕРЕВЕСТИ:

БУРКОВУ Олесю Витальевну, специалиста по работе с клиентами отдела продаж, на должность представителя торгового отдела продаж на период с 25.04.2022 по 22.05.2022 с оплатой труда по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе.

Заменить временно отсутствующего работника также можно, переместив на его рабочее место другого работника. У перемещаемого работника при этом должна сохраняться трудовая функция — квалификация, должность служащего (профессия рабочего), а также условия труда в соответствии с трудовым договором (контрактом). Перемещение происходит без согласия перемещаемого работника и может носить временный характер (ст. 31 ТК). Перемещение оформляется соответствующим приказом.

Пример формулировки приказа о перемещении для замещения временно отсутствующего работника

Для замещения временно отсутствующего (трудовой отпуск) работника Лужиной Ж.Г., экономиста отдела продаж, на основании статьи 31 Трудового кодекса Республики Беларусь

ПЕРЕМЕСТИТЬ:

САВЧЕНКО Александра Сергеевича, экономиста отдела снабжения, в отдел продаж с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ.

Если у нанимателя нет возможности заменить работника, находящегося в трудовом отпуске, кем-то из имеющихся работников, то он вправе на период трудового отпуска принять на работу нового работника. Такой работник может приниматься в качестве временного работника (ч. 1 ст. 292 ТК) либо совместителя (ч. 1 ст. 343 ТК) на условиях срочного трудового договора (за исключением контракта) в соответствии с п. 2 ч. 3 ст. 19 ТК.

Временный работник отличается от совместителя характером своей работы. Временный работник принимается для замещения временно отсутствующего работника, за которым сохраняются место работы, должность служащего (профессия рабочего), на срок до четырех месяцев на основное место работы. Совместителем же может быть только работник, который уже трудоустроен, т.е. уже имеет основное место работы у этого или у другого нанимателя. Совместитель сможет исполнять обязанности временно отсутствующего работника только в свободное от основной работы время. Причем фактически он может быть трудоустроен только на полставки с учетом предельной продолжительности рабочего времени совместителей. Кроме того, в трудовом договоре обязательно указывается, что работа является совместительством (ч. 1 ст. 292, ч. 1, 2 ст. 343, ч. 1 ст. 345 ТК).

Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex