Юридические лица и предприниматели Беларуси познакомились с электронной цифровой подписью (ЭЦП) в 2009 г., когда появилась возможность удостоверять таким образом документы и отчеты, подаваемые в различные государственные органы.

Спустя десять лет, в 2019 г., вступил в силу Закон Республики Беларусь «О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь „Об электронном документе и электронной цифровой подписи“», сравнявший ЭЦП с обычной подписью на бумажном документе и позволивший использовать ее, в том числе, физическому лицу.

Сегодня термин ЭЦП стал привычным и используется не только в различных видах правоотношений, но и в электронном документообороте (ЭДО).

Давайте разберемся, что такое ЭЦП и как ее получить.

Что такое ЭЦП

ЭЦП – последовательность символов, реквизит электронного документа (ЭД), предназначенный для подтверждения его целостности* и подлинности**, а также для иных целей, предусмотренных Законом Республики Беларусь от 28.12.2009 N 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон).

По сути, ЭЦП фиксирует неизменность информации в документе на момент его подписания, обеспечивает юридическую значимость документов и заменяет оттиск печати, являясь аналогом рукописной подписи.

На заметку
С помощью ЭЦП можно заверить любые документы: обменяться электронными накладными,  подписать отчеты, сметы, договоры, акты сверок и оказанных услуг.

Для активации ЭЦП используется специальный ключ с определенным сроком действия, который хранится у владельца либо уполномоченных им лиц.

Как устроена ЭЦП

ЭЦП состоит из двух основных частей: открытого ключа (сертификата) и закрытого ключа (криптографической части).

Открытый ключ можно сравнить с паспортом физического лица или компании – он содержит информацию о номере сертификата, владельце, названии удостоверяющего центра, сроке действия ЭЦП, а также уникальный ключ проверки. Этот набор данных  указывает на его принадлежность определенному закрытому ключу и подтверждает его владельца.

Закрытый ключ – уникальный секретный набор символов, механизм для шифрования на специальном носителе владельца ЭЦП, гарантирующий 100% безопасность.

ЭД зашифровывается с помощью закрытого ключа, а расшифровывается открытым ключом.

Обратите внимание
Чтобы подписать ЭД, одних ключей недостаточно – нужна специальная программа, связывающая открытый и закрытый ключи.

Подписание ЭД с помощью ЭЦП производится в несколько этапов: документ шифруется с помощью закрытого ключа – полученная подпись добавляется к ЭД – прикрепляется сертификат проверки.

Таким образом, достигается цель использования ЭЦП – подтверждается целостность и подлинность ЭД.

Попробуем объяснить принцип работы ЭЦП простыми словами: ЭЦП создается определенным набором криптографических символов и знаков в специальной программе с помощью закрытого ключа. Символы генерируются в окончательный неизменный вид, подтверждающий целостность ЭД. Затем начинает действовать открытый ключ, с помощью которого получатель устанавливает автора ЭД и неизменность документа после подписания. То есть, изменить ЭД уже не получится. Пользователь, получивший такой ЭД, осуществляет обратное преобразование. Если ЭЦП верная – ЭД подписан, он целостный и подлинный.

Сегодня носители ЭЦП представляют собой USB (флеш-накопитель), которую вставляют в ПК, sim-карту  операторов сотовой связи А1 и МТС с личным электронным ключом для использования в гаджетах или подпись в облаке, находящуюся на сервере ответственного за это  центра.

Полезно знать
Чтобы использовать сертификат для подписи документов через USB-накопитель, следует: установить соответствующее ПО на ПК, запустить его и  подключить флеш-карту с ЭЦП к USB-порту. После того, как ПО найдет накопитель – активировать генерацию совместимости сертификата. Затем следовать рекомендациям, отображающимся на экране. После установления сертификата ЭЦП для Windows и появления сертификационных данных в реестре можно подписывать ЭД.

Кто может владеть ЭЦП

Владельцем ЭЦП могут выступать:

– должностное лицо юридического лица (директор, главный бухгалтер, начальник кадрового отдела, начальник отдела продаж и пр.) для исполнения служебных обязанностей;

Обратите внимание
Пользоваться ЭЦП может один человек. Если сотрудник увольняется, то предыдущую ЭЦП следует отозвать и выпустить ЭЦП на нового работника. 

– индивидуальный предприниматель для использования в текущей деятельности и предоставления отчетности;

Обратите внимание
С 1 июля 2024 г. налоговые декларации в виде ЭД предоставляют не только юридические лица, но и индивидуальные предприниматели. Предпринимателям до установленного срока рекомендуется оформить сертификаты ЭЦП для последующей возможности сдачи налоговой отчетности.

– физическое лицо для использования в личных целях.

Так, юридические лица чаще всего используют ЭЦП при подаче электронных деклараций в Министерство по налогам и сборам, составлении отчетов в Фонд социальной защиты населения, Белгосстрах, Белстат, документов для таможенных служб,  а также при работе с электронными счет-фактурами. Обмен электронными накладными и документами свободной формы (актами выполненных работ, актами сверок, договорами и пр.) также осуществляется с помощью ЭЦП.

Обратите внимание
Для работы с системами ФСЗН и участия в госзакупках требуется получить атрибутный сертификат в дополнение к ранее изданному сертификату юридического лица.
 Атрибутный сертификат подтверждает связь физического лица –  владельца личного ключа — с организацией (физическим лицом), от имени которой ему предоставлены полномочия. Он применяется в информационных системах совместно с сертификатом открытого ключа. Одно и то же лицо может являться владельцем нескольких атрибутных сертификатов (ст. 26-1 Закона).
Таким образом, атрибутный сертификат подтверждает полномочия лица на представление информации от конкретной организации и  выпускается  дополнительно на базе сертификата юридического лица удостоверяющего центра ГосСУОК.
Атрибутный сертификат для работы с системами ФСЗН можно получить при личном обращении в регистрационный центр либо удаленно. С порядком получения можно ознакомиться здесь.
Алгоритм получения атрибутного сертификата для проведения процедур закупок и (или) участия в них на официальном сайте Республики Беларусь по размещению информации о государственных закупках и на электронных торговых площадках размещен здесь.

Индивидуальные предприниматели используют ЭЦП для отчетности, физические лица – для  заверения договоров на оказание услуг, оформления кредитов, договоров страхования, а также при крупных сделках купли-продажи.

Обратите внимание
Владельцу ЭЦП надлежит хранить в тайне личный ключ и обеспечивать его защиту от уничтожения или изменения. Запрещено использовать личный ключ, если соответствующий ему открытый ключ отозван или его срок истек. Владелец обязан отозвать открытый ключ в случае, если тайна личного ключа нарушена. При неисполнении владельцем ЭЦП данных обязанностей он должен возместить вред, который был причинен вследствие этого (ст. 25 Закона).

Совет эксперта

Спецификой использования ЭЦП клиента делится Светлана Фридрих, директор бухгалтерской аутсорсинговой компании ООО «Арлепта».

Вопрос. Использование ЭЦП физическими или юридическими лицами регламентирована Законом Республики Беларусь от 28.12.2009 N 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». Статья 25  устанавливает, что владельцем личного ключа могут являться организация или физическое лицо, для которых поставщиком услуг выработан личный ключ. При передаче бухгалтерии на аутсорс возникает необходимость использования ЭЦП клиента (например, при сдаче налоговой отчетности). Светлана, как соблюсти требования Закона и правильно передать ЭЦП третьим лицам? Как  клиенту правильно оформить передачу ЭЦП аутсорсинговой компании? С какими тонкостями сталкивается аутсорсинговая компания при использовании/получении ЭЦП?

Ответ. Клиент получает ЭЦП на должностное лицо юридического лица. К договору на оказание услуг мы готовим акт приема-передачи, в котором указываем соответствующую ЭЦП. Таким образом, бухгалтерские документы скрепляются подписью должностного лица клиента.

Поскольку владелец сертификата ЭЦП юридического лица (руководитель юридического лица или лицо, его замещающее) вправе передавать назначенному им лицу полномочия на использование ЭЦП от имени данного юридического лица, мы также практикуем получение ЭЦП на уполномоченное лицо аутсорсинговой компании. С такой ЭЦП нельзя подписывать документы, работать на госпорталах и участвовать в торгах. Она подходит только для авторизации на ресурсах и работы в личном кабинете. Есть и нюансы использования ЭЦП в процессе оказания услуги. Так, при подписания акта выполненных работ мы не имеем права подписать его от лица клиента его ЭЦП. В этом случае мы идем по следующему пути – направляем в адрес клиента письмо с вложением документа, уведомляющее о сложившейся ситуации, и получаем его письменное согласие.

Обслуживание юридических лиц осуществляется на основании договора на оказание услуг.

Для правомерной и безопасной передачи ЭЦП клиенту в договоре необходимо четко прописать: кому передается ЭЦП, в каких целях (указать определенные ЭД, которые можно подписывать, используя ЭЦП).

Что касается ответственного лица аутсорсинговой компании за передаваемую ЭЦП, рекомендуем прописать его полномочия, то есть закрепить ЭЦП за одним конкретным лицом (сотрудником) обслуживающей компании. Необходимо оформить доверенность на юридическое лицо (как приложение к договору) с указанием в ней ответственного лица компании и обозначить в ней конкретные действия, которые может совершать данный сотрудник при использовании ЭЦП.

В договоре можно предусмотреть ответственность аутсорсинговой компании за превышение своих полномочий в рамках использования ЭЦП, а также другие неправомерные действия и положения о конфиденциальности полученной информации, параллельно закрепив данные условия в договорах и должностных инструкциях ответственного сотрудника аутсорсинговой компании.

Как получить ЭЦП

ЭЦП выдает Государственная система управления открытыми ключами проверки цифровых подписей Республики Беларусь – ГосСУОК.

Шаг 1. Выберите услугу согласно Прейскуранту услуг РУЦ.

Шаг 2. Ознакомьтесь с публичным договором, Порядком оказания услуги и Регламентом ГосСУОК, а также с актуальной информацией об услугах в разделе «Новости ГосСУОК».

Шаг 3. Произведите предоплату за выбранную услугу на основании счета-фактуры. Актуальные тарифы на услуги указаны в Прейскуранте услуг РУЦ.

Шаг 4. Соберите пакет документов.

! Перечень документов отличается в зависимости от типа заявителя. Подробнее см. здесь.

Шаг 5. С пакетом документов лично обратитесь в один из регистрационных центров.

! Возможна предварительная запись.

Шаг 6. Получите реквизиты доступа (логин и пароль).

! Регистратор помещает изданный сертификат открытого ключа ЭЦП в облачное хранилище.

Обратите внимание
Для получения ЭЦП необходимо личное присутствие человека, который будет ее использовать (физическое лицо или индивидуальный предприниматель, руководитель компании или доверенное должностное лицо).

Полезно знать
Срок действия ЭЦП – один или два года. До недавнего времени продлить действие сертификата возможно было только при личном обращении. Сейчас индивидуальным предпринимателям и физическим лицам (работникам, руководителю юридического лица)  продлить сертификат допустимо удаленно при помощи единого портала электронных услуг. Подробнее

Мы разобрались, как устроена ЭЦП, и рассмотрели алгоритм ее получения.

Использование ЭЦП неразрывно связано с внедрением ЭДО. ЭЦП гарантирует целостность и достоверность ЭД, позволяет установить конкретное лицо, подписавшее документ, и зафиксировать факт того, что в документ после его подписания не были внесены изменения. Кроме того, с помощью ЭЦП можно оптимизировать бизнес-процессы, сэкономить время на подачу отчетов, дистанционно подать документы на регистрацию субъектов хозяйствования, внести изменения и дополнения в учредительные документы, а также участвовать в процедурах государственных закупок.

В заключение отметим, что Госпрограмма «Цифровое развитие Беларуси 2021–2025» предусматривает увеличение доли ЭДО в документообороте, а значит, нас могут ожидать изменения в этой сфере. Так, в России уже проводится реформа ЭЦП – раньше работники получали электронную подпись сотрудника с данными компании, теперь оформляют электронные подписи как физические лица и дополнительно получают машиночитаемую доверенность (цифровой аналог бумажной доверенности на подписание ЭД).

__________________

* целостность –  свойство ЭД, определяющее, что в него не были внесены изменения;

** подлинность  определяет, что ЭД подписан действительной ЭЦП.