Сегодня электронный документооборот (ЭДО) уже плотно встроен в бизнес-процессы организаций, ведь преимущества обмена документами в электронном виде очевидны: быстрота, удобство, безопасность. 

С помощью ЭДО можно подписать как документы стандартизированной формы (например, накладные), так и свободной (договоры, акты, счета). Разработчики стараются сделать сервисы еще удобнее для клиента. Сегодня мы рассмотрим некоторые из полезных функций сервиса podpis.by, которые экономят время бухгалтера. 

Для чего используется podpis.by?

Сервису ЭДО podpis.by почти пять лет. Он позволяет подписывать электронной цифровой подписью (ЭЦП) любые электронные документы (ЭД) без степени защиты: акты выполненных работ, оказанных услуг, сверки взаиморасчетов, договоры, письма. Обмен ЭД осуществляется онлайн в несколько кликов с любого устройства. Сегодня ЭД в podpis.by обмениваются более 31 000 компаний.

Разработчики сервиса понимают, что главная проблема в работе бухгалтера – нехватка времени. ЭДО, несомненно, экономит этот ценный ресурс и позволяет заняться не только срочными, но и важными делами. Сегодня сервис еще более упростил работу с ЭД. Как именно?

Экономим время на согласование, подписание, перенаправление ЭД

Так, есть возможность не только обменяться двусторонними или многосторонними документами, но и подписать ЭД в одностороннем порядке.

Функция может быть полезна при формировании ЭД, не требующего собственного учета у контрагента (например, при направлении уведомительных документов или рассылке документов широкому кругу физических лиц). ЭД будет считаться подписанным с вашей стороны.

Полезно знать
Если контрагент не зарегистрирован в сервисе – просто укажите его электронную почту. podpis.by создаст для него аккаунт, в котором он сможет просмотреть ЭД. Если необходима его подпись (например, акт двусторонний или многосторонний) – он сможет подписать его, завершив регистрацию в сервисе и привязав к аккаунту ЭЦП.

Прежде чем отправить ЭД на конечное подписание, можно предварительно согласовать его с иными заинтересованными сотрудниками (их регистрация в сервисе при этом не обязательна).

Когда документ формирует один работник, а подписывает другой, есть возможность подписания ЭД несколькими сотрудниками в необходимой вам последовательности. С помощью функционала «несколько подписей» можно задать необходимый маршрут подписания входящего или исходящего документа, указав сотрудников именно в той последовательности, в которой он должен быть подписан. После того, как ЭД поочередно подпишут все сотрудники из списка, он будет автоматически направлен контрагенту.

Здесь же упомянем о возможности ознакомить с документом большое количество сотрудников (для этого не понадобится ЭЦП). Функционал «ознакомление с документом» позволяет направить подписанный ЭД на рассмотрение не только коллеге или руководителю, но и группе сотрудников компании. Полезно и в случае, если необходимо ознакомить весь персонал с каким-либо документом или приказом.

Мечтаете о секретаре? Пожалуйста! Функция «секретарь» проконтролирует адресность поступившего в ваш личный кабинет документа и поможет передать его нужному сотруднику вашей организации, владеющему ключом ЭЦП. Просто кликните «Передать в работу» и выберите из выпадающего списка фамилию коллеги. Готово! Документ пропадет из вашего личного кабинета и отобразится у сотрудника, для которого он и предназначен. Функция особенно востребована при централизованном документообороте.

Как сервис помогает бухгалтеру работать с большим объемом документов

Для документов, с которыми взаимодействует много пользователей, в podpis.by также есть полезные функции.

Существенно облегчает работу с ЭД возможность «групповых действий с документом». Вы можете выбрать сразу несколько документов (группу) и в один клик скачать их, добавить метку («В работе», «Принят к учету», «Проверен»), переместить в папку, отозвать или подписать.

Кстати, вы можете создать то количество папок, которое вам необходимо, и назвать их так, как вам удобно – сервис не ограничивает пользователей в количестве символов названий папок, а также позаботился о том, чтобы они по умолчанию были видны только вам.

«Пакет связанных документов» позволяет объединить несколько взаимосвязанных (например, по сделке) ЭД в один пакет, что делает хранение документов еще удобнее. Эта функция в последующем сэкономит время на поиск, так как связанные документы отображаются и у отправителя, и у получателя одним пакетом.

Улучшения в 1С – работать с документом стало еще удобнее

Редкая бухгалтерская статья обходится без упоминания 1С. Мы тоже хотим рассказать, как улучшили интеграцию podpis.by с этой учетной системой.  Так, для модуля 1С 7.7 и 1С 8 доступны следующие функции.

Документ теперь можно направить контрагентам, не зарегистрированным в сервисе.

Обратите внимание на возможность отправки из модуля 1С на сервис podpis.by документа произвольной формы, не сформированного учетной системой 1С (подойдет любой формат ЭД – файл excel, word и т.п., размещенный, например, на жестком диске компьютера). Документ можно подписать в одностороннем порядке или направить контрагенту (как зарегистрированному в сервисе, так и не подключенному к podpis.by) для двустороннего подписания.

Для всех видов исходящих ЭД теперь доступна опция «отозвать документ» до его подписания контрагентом. Функция удобна, если вы обнаружили в содержании документа неточность.

Входящий документ загружается прямо в 1С в формате pdf, и его печатная форма не отличается от внешнего вида в сервисе.

Отныне, не заходя в podpis.by, с помощью ЭЦП прямо в 1С можно подписать входящий документ, отклонить подписание ЭД, просмотреть, скачать его и обновить его статус.

Стеллажи с пыльными стопками бумажных документов постепенно уходят в прошлое. Больше нет необходимости бегать по этажам с папкой «На визу», нанимать курьера или отдельного сотрудника на мелкий участок бухгалтерской работы, держать в голове сроки подписания документов.

Уже сегодня скорость отправки ЭД составляет всего две секунды, а процесс обмена документами напоминает переписку по электронной почте.

Сервисы ЭДО с каждым днем продолжают развиваться. Они становятся лучше и быстрее, обрастают полезными в работе бухгалтера функциями. Что нас ждет дальше? Если вы наш довольный клиент – следите за релизом новых удобных функций podpis.by, а если вы еще не с нами – присоединяйтесь!