Вячеслав Носевич

Директор Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации

Любая деятельность организации находит свое отражение в документах. При этом в работе все больше используются документы в электронном виде (далее — ДЭВ) и электронные документы (далее — ЭД). Для работы с ними организации вводят электронный документооборот. Что такое система межведомственного документооборота государственных органов Республики Беларусь (далее — СМДО), каковы особенности работы с ней, а также как более рационально организовать электронный документооборот в организации, ответил Вячеслав Леонидович Носевич, директор БелНИЦЭД, кандидат исторических наук.

Что такое СМДО и целесообразно ли организации к ней подключиться?

СМДО — это государственная система, которую используют госорганы и иные организации для обмена ЭД, подлинность и целостность которых подтверждается использованием сертификата открытого ключа, изданного республиканским удостоверяющим центром Государственной системы управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь (далее — РУЦ ГосСУОК).

На заметку
Сейчас функции оператора РУЦ ГосСУОК осуществляет республиканское унитарное предприятие «Национальный центр электронных услуг» (далее — РУП НЦЭУ) <*>.

Без использования СМДО ведение полноценного электронного документооборота затруднительно. СМДО при получении и отправке ЭД автоматически проверяет его подлинность и целостность. Это возможно сделать, так как СМДО применяются открытые ключи всех организаций и госорганов, подключенных к ней. Кроме того, СМДО автоматически проверяет, кто выдал сертификат открытого ключа, а также срок, на который он был выдан (не истек ли он на момент подписания документа)<*>. Передача ЭД происходит по специальному VPN-каналу. Его применение гарантирует, что организация получит именно тот документ, который был отправлен.

Использование для обмена ЭД электронной почты не дает указанных преимуществ. Более того, при получении ЭД по электронной почте возникают вопросы по проверке его подлинности и целостности.

Справочная информация
Подробнее узнать о порядке подключения к СМДО, а также ознакомиться с регламентом его функционирования и услугами СМДО можно на официальном сайте РУП НЦЭУ.

Какие документы целесообразно отправлять при помощи СМДО?

При помощи СМДО пересылают ЭД, относящиеся к системе организационно-распорядительной документации. Это связано, в частности, с тем, что ЭД, которые организация получает посредством СМДО, подлежат регистрации <*>.

На заметку
К организационно-распорядительной документации относятся постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что СМДО не рассчитана на доставку документов, которые не подлежат регистрации. Отметим, что перечень документов, которые не подлежат регистрации, каждая организация разрабатывает самостоятельно <*>. Например, к таким документам относятся поздравительные письма, открытки, программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций.

Доставка по СМДО подтверждается двумя автоматически формируемыми квитанциями: в первой сообщается, что документ доставлен по адресу, а во второй — что он зарегистрирован в принимающей организации. Если регистрации не происходит, вторая квитанция не формируется и с точки зрения отправителя доставка остается незавершенной.

На практике встречается, что несколько документов, созданных на бумажных носителях, сканируют в один файл, подписывают ЭЦП и отправляют по СМДО. Можно ли так поступать?

Нет, нельзя. Каждый отдельный документ по СМДО должен отправляться отдельным файлом. Это касается в том числе и документов, которые первоначально были созданы на бумажных носителях и направлены по СМДО в качестве электронных копий документов на бумажных носителях. Другими словами, каждый документ должен быть отдельно отсканирован, подписан с применением ЭЦП и затем отправлен по СМДО.

На заметку
Законодательством закреплен ряд общих требований к электронным копиям документов на бумажных носителях, например <*>:
— сканировать необходимо все страницы документа, даже те из них, которые имеют только какие-либо пометки, оттиски штампов или нумерацию;
— при сканировании должны быть видны все края листа. Не допускается наличие посторонних предметов или эффектов (бликов, теней и др.), скрывающих часть листа;
— черно-белый документ должен сканироваться в черно-белом варианте, а цветной — в цветном.

Если в одном файле содержится несколько документов, процесс работы затрудняется. Это связано с тем, что файл, который пришел по СМДО, считается одним документом и, соответственно, регистрируется как один документ. Между тем в рассматриваемой ситуации в файле несколько документов, каждый из которых подлежит регистрации. Более того, документы могут иметь разные сроки хранения либо подлежать исполнению различными подразделениями организации.

Можно ли автоматизировать разграничение корреспонденции, поступающей по СМДО, по приоритетам и срокам исполнения?

Корреспонденцию, которая поступает в организацию, можно автоматически разграничивать. Например, можно установить, что:

— корреспонденция, поступающая с определенного адреса, будет иметь срочный приоритет исполнения либо направляться сразу определенному исполнителю;

— после проставления срока исполнения документа он автоматически в системе электронного документооборота (далее — СЭД) отображается определенным цветом. Например, обычный приоритет — зеленый, срочный — синий, критический — красный.

Для того чтобы корреспонденция автоматически разграничивалась, как правило, необходимо произвести соответствующие доработки имеющейся в организации СЭД и произвести последующую настройку ее работы. В некоторых СЭД возможность разграничивать корреспонденцию предусмотрена сразу, потребуется только провести соответствующие настройки.

Как можно оптимизировать документооборот в организации?

Время на обработку документов значительно сокращает интеграция различных программ и блоков СЭД между собой. В данном случае информация, введенная один раз, отражается во всех программах (блоках СЭД), которые интегрированы между собой.

Пример
СЭД организации имеет блоки: «Делопроизводство», «Договорная работа», «Персонал». Данные блоки интегрированы между собой. Работнику предоставляется трудовой отпуск, и на период его отсутствия назначается исполняющий его обязанности. Такая информация один раз вводится в СЭД в блоке «Персонал», а затем автоматически учитывается в других блоках. То есть при направлении данному работнику документа на исполнение (согласование) появляется информация о том, что работник отсутствует, а также о том, кому можно направить документ вместо него.

Как можно организовать работу с ДЭВ и ЭД для их оперативного рассмотрения и направления непосредственным исполнителям?

Как правило, в организациях порядок работы с документами регламентирован в инструкции по делопроизводству организации. Она может быть одна, либо их может быть несколько. Например, возможны отдельные инструкции по делопроизводству для документов на бумажных носителях, ДЭВ, ЭД.

В таком документе можно закрепить срок, в течение которого на поступающие документы должна быть наложена резолюция и они должны быть направлены непосредственному исполнителю.

Пример формулировки
«…
16.5. Регистрация поступающих в организацию ДЭВ и ЭД осуществляется по общим правилам.
16.6. Зарегистрированные ДЭВ и ЭД передаются из службы ДОУ на рассмотрение руководителю организации либо руководителям структурных подразделений согласно их компетенции. Документы подлежат рассмотрению в течение 8 рабочих часов с момента их поступления. Результат рассмотрения документов отражается в резолюции.
…»

Напомним, что информация, содержащаяся в общей части ЭД, должна соответствовать информации, отражаемой в его особенной части <*>. Другими словами, в общей части ЭД должно быть указано именно то лицо, которое будет подписывать документ. Если это не так, то работник, ответственный за документооборот и получивший такой ЭД, должен направить его автору уведомление об отказе в регистрации ЭД <*>. То есть документ не будет принят в работу. При этом на отказ в регистрации документа не повлияет даже наличие полномочий у работника, который его подписал.Как поступить с ЭД, в котором в общей части указано одно лицо, а документ подписан (согласован) ЭЦП, принадлежащей другому лицу?

Пример
В особенной части ЭД содержится ЭЦП заместителя руководителя, который имеет доверенность на подписание таких документов. При этом в общей части документа в реквизите «Подпись» указан руководитель организации. Организация, которая получит данный ЭД, должна направить автору документа уведомление об отказе в его регистрации.

Отметим, что внесение любых изменений в общую часть ЭД после его подписания ЭЦП делает данный документ недействительным <*>. Соответственно, перед отправкой проекта ЭД на согласование и подписание целесообразно уточнить, находятся ли на рабочих местах необходимые сотрудники. В случае их отсутствия (находятся в трудовом или социальном отпуске, в командировке, на больничном и т.д.) следует внести необходимые корректировки в общую часть ЭД. Это поможет впоследствии избежать необходимости заново согласовывать и подписывать документ.

На заметку
После завершения подготовки проекта ЭД и до его подписания ЭЦП ЭД необходимо преобразовать в формат PDF/A1 или PDF/A2, если <*>:
— его срок хранения свыше 10 лет (в том числе постоянно);
— он предназначен для направления в госорганы и подчиненные им (входящие в состав, систему) организации.