ООО «ЮрСпектр» 20.02.2023 провело аудиториум на тему «Электронный документооборот в организации». Лектором выступила Ольга Юрьевна Жук, которая рассказала, как организовать электронный документооборот в организации, а также как обеспечить архивное хранение электронных документов (ЭД) и документов в электронном виде (ДЭВ).

Кроме того, лектор ответила на ряд вопросов слушателей, ответы на которые приведены в материале.

Вопрос 1: Нужно ли согласовывать инструкции по работе с ЭД, ДЭВ с БелНИЦЭД, если организация является источником комплектования Национального архива Республики Беларусь (НАРБ)?

Ответ: Согласно последним изменениям законодательства организации, которые являются источниками комплектования госархивов согласовывают свои ЛПА, регламентирующие работу с ЭД, ДЭВ в организации, только с госархивом, источником комплектования которого они являются (ч. 1 п. 4 Инструкции N 19). Иначе говоря, если организация является источником комплектования НАРБ, то она согласовывает свою инструкцию по работе с ЭД или инструкцию по делопроизводству только с НАРБ.

Если же организация не является источником комплектования госархива, то согласовывает указанные ЛПА с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) вышестоящей организации (при ее наличии) (ч. 2 п. 4 Инструкции N 19).

Вопрос 2: Описи электронных дел должны составляться отдельно от описей дел на бумажном носителе?

Ответ: Да, описи электронных дел должны составляться отдельно от описей дел на бумажном носителе. Это касается как описей электронных дел структурных подразделений, так и описей электронных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, которые уже формируются в архиве организации.

Если в структурном подразделении создаются как документы на бумажном носителе, так и ЭД, которые поступают на хранение в архив организации, то данное структурное подразделение по окончании делопроизводственного года и подготовки документов к передаче в архив организации прежде всего должно сформировать опись дел структурного подразделения на бумажном носителе и включить туда дела с документами на бумажном носителе. Если есть электронные дела, которые должны поступать на хранение в архив средствами системы электронного документооборота (СЭД), структурное подразделение также должно сформировать опись электронных дел структурного подразделения. По этой описи ЭД должны будут поступить в информационную систему архива организации.

Затем в архиве организации для документов на бумажном носителе на основе описей дел структурных подразделений будет формироваться, например, опись дел постоянного срока хранения для документов на бумажном носителе, а для ЭД на основе описей электронных дел структурных подразделений — опись электронных дел постоянного хранения. Информация об этих описях вносится в реестр описей дел архива в соответствии с Правилами работы архивов N 143.

Вопрос 3: Если ЭЦП оформлена на Ф.И.О. одного работника организации (в сертификате отражается наименование организации), можно ли этим ключом подписывать документы другому работнику этой же организации?

Ответ: Однозначно нет. Если в каком-то документе организации в реквизите «Подпись» указаны Ф.И.О. Иванова, а в сертификате открытого ключа — Ф.И.О. Петрова и в случае направления такого документа в другую организацию будет установлено, что в реквизите «Подпись» и в сертификате открытого ключа не совпадает Ф.И.О. работников, подписавших документ, то в соответствии с нормами Инструкции N 19 организация может отказать в регистрации такого документа в рамках ее системы электронного документооборота (ч. 3 п. 45 Инструкции N 19).

Иными словами, то, что зафиксировано в реквизите «Подпись», должно соответствовать тому, что зафиксировано в сертификате открытого ключа.

Вопрос 4: В соответствии с п. 15 Инструкции N 19 доставка ЭД в другие организации может осуществляться посредством электронной почты (в качестве вложения). Каким образом проверить ЭД, полученный по электронной почте, на целостность? Как регистрировать такие документы?

Ответ: Если говорить об ЭД, то вопрос, каким образом он был доставлен, не имеет значения. Документ доставляется по электронной почте и регистрируется в СЭД организации.

Касаемо возможности проверки ЭЦП, это вопрос к разработчику СЭД. Такая возможность должна быть. А вот доставлен этот документ посредством электронной почты или посредством СМДО, не должно влиять на проверку целостности документа. Вопрос непосредственно к функционалу СЭД, в рамках которой поступивший документ будет зарегистрирован, и как технически СЭД проверит ЭЦП. Но такая возможность должна быть независимо от способа доставки документа.

Касаемо регистрации поступивших документов, как правило, регистрируется тот документ, который является вложением. Сообщение электронной почты при необходимости также может быть зарегистрировано и храниться. Если нет такой необходимости, его можно не регистрировать и не хранить.

Вопрос 5: Каков порядок подписания и ознакомления с кадровыми ЭД?

Ответ: Что касается кадровых документов, то организациям целесообразно не спешить с их переводом только в электронный вид, т.к. возникает вопрос подтверждения подлинности документа. Например, с приказом о приеме на работу, если говорить о нем как о полноценном ЭД, принимаемый работник должен быть ознакомлен посредством ЭЦП. Однако не все организации смогут обеспечить своих действующих и новых сотрудников ЭЦП.

Что касается оформления документов, то ЭД, независимо от того кадровый это документ или приказ по основной деятельности, должен иметь реквизиты, которые предусмотрены Инструкцией по делопроизводству N 4. Например, реквизит «Отметка об ознакомлении» оформляется в электронном виде точно так же, как и для документа на бумажном носителе. Но в данном случае у работника должна быть ЭЦП для ознакомления, чтобы избежать впоследствии вопросов, связанных с отказом работника от того факта, что он с данным документом был ознакомлен.

Вопрос 6: Какие документы по личному составу нельзя перевести в электронные и необходимо их ведение только на бумажном носителе?

Ответ: В законодательстве нет перечня документов, которые можно вести только в электронном виде или только на бумажном носителе. Любой документ по личному составу может быть переведен только в электронный вид, однако возникает вопрос о подписании таких документов ЭЦП.

Если организация сможет обеспечить всех своих сотрудников ЭЦП для того, чтобы они могли ознакомиться с документами по личному составу, то указанные документы, например, приказы о приеме на работу, о переводе, об увольнении, можно переводить в электронный вид.

Иными словами, в такой ситуации возникает только вопрос о подтверждении подлинности и целостности документа посредством ЭЦП. Так, согласно законодательству документ, подписанный ЭЦП, — это то же самое, что и документ на бумажном носителе, подписанный собственноручной подписью. Однако вызывает сомнения возможность обеспечить всех работников организации ЭЦП.

Вопрос 7: Нужно ли распечатывать электронные накладные и подшивать их для хранения вместе с накладными на бумажном носителе?

Ответ: Если говорить про гибридное дело, когда часть накладных в электронном виде, а часть — на бумажном носителе, то ничего распечатывать не надо.

Если срок хранения гибридного дела до 10 лет и в архив организации оно не передается, то оно хранится установленный срок и потом уничтожается. Если срок хранения свыше 10 лет, то при передаче в архив данное дело расформировывается в 2 самостоятельных дела: документы на бумажном носителе формируются в дело с документами на бумажном носителе, ЭД формируются в электронное дело (ч. 2, 3 п. 73 Инструкции N 19).

Вопрос 8: Приказ о командировании подписывается руководителем ЭЦП, а сотрудники при ознакомлении с ним подписывают его собственноручной подписью. Такой приказ будет гибридным документом?

Ответ: Понятие «гибридный документ» в законодательстве отсутствует. Поэтому в указанном случае либо должен быть создан полноценный ЭД, либо документ на бумажном носителе, подписанный собственноручными подписями, в том числе и подпись директора должна быть оригинальной, сделанной от руки.

Вопрос 9: Директор работает только с ЭД, подписывает ЭЦП. Какие есть варианты ознакомления работника с приказом, если документ электронный?

Ответ: Если говорить о полноценном ЭД, то ознакомление должно происходить посредством ЭЦП, т.е. у работников в рамках системы также должны быть ЭЦП.

Как вариант ознакомления возможно, например, проставление в регистрационно-контрольной карточке «галочек» либо нажатие кнопки «Ознакомлен». Но при этом нужно понимать, что работник может отказаться от того факта, что он нажимал эту кнопку.

Еще один вариант — создать бумажную копию ЭД, удостоверить ее и ознакомить работников с этой бумажной копией. Однако впоследствии нужно будет данные копии формировать в соответствующее бумажное дело.

Поэтому во избежание нюансов по ознакомлению с документами, их подписанию организациям следует стремиться к тому, чтобы большее количество работников имели в рамках системы ЭЦП.

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex