Несмотря на то, что законодательство, регулирующее направление работников в служебные командировки по Республике Беларусь, давно не менялось, вопросы возмещения командировочных расходов продолжают оставаться актуальными.

На вопросы, касающиеся порядка возмещения командировочных расходов, ответила консультант отдела методологической работы управления финансирования деятельности государственных органов Министерства финансов Республики Беларусь Ольга Владимировна Королинская. Приводим наиболее интересные из них.

Работник был направлен в командировку из г. Минска в г. Гомель. Проезд туда и обратно осуществлялся поездом в вагоне «СВ». Зависит ли возмещение расходов работника по проезду от класса вагона («СВ», купейный, плацкартный, общий)?

Не зависит. Командированному работнику возмещаются расходы по проезду к месту командировки и обратно транспортом общего пользования (кроме такси) по фактическим затратам на основании проездных документов. Ограничений по классу транспорта законодательство не предусматривает <1>. Это определяет наниматель при направлении работника в командировку.

Следует ли работнику возмещать расходы на проезд в маршрутном такси, которое осуществляет междугородные рейсы? На основании каких документов?

Возмещение зависит от представленного работником документа. Как уже было сказано, работнику возмещаются расходы по проезду к месту командировки и обратно транспортом общего пользования (кроме такси) по фактическим затратам на основании проездных документов <2>.

Проездной документ (билет) – это документ, удостоверяющий заключение договора перевозки и подтверждающий оплату за оказание услуг по перевозке пассажиров <3>.

Автомобильные перевозки пассажиров транспортом общего пользования осуществляются в регулярном сообщении. Это систематические перевозки, выполняемые согласно расписаниям либо интервалам движения транспортных средств с установленными началом и окончанием работы по определенным маршрутам с местами посадки и высадки пассажиров, оборудованными в соответствии с требованиями технических нормативных правовых актов <4>.

Автомобильные перевозки пассажиров в регулярном сообщении выполняются по договору об автомобильной перевозке пассажиров. Заключение такого договора удостоверяется билетом или иным документом, предусмотренным законодательством <5>.

В частности, при междугородных автомобильных перевозках пассажиров в регулярном сообщении должны применяться билеты, оформленные с применением кассовых суммирующих аппаратов транспорта или специальных компьютерных систем либо на бланках установленной формы. При этом билет должен содержать установленные реквизиты <6>.

Следует отметить, что автомобильные перевозки пассажиров могут осуществляться и в нерегулярном сообщении. Такие перевозки выполняются по договору о фрахтовании для автомобильной перевозки пассажиров. Заключение такого договора о фрахтовании подтверждается оформлением заказа-наряда <7>. В случае предъявления работником проездного документа (билета), выданного в установленном порядке, расходы по проезду подлежат возмещению.

Стоимость проезда на маршрутном такси, совершающем перевозки в нерегулярном сообщении, не возмещается, так как документ на проезд, оформленный на применяемом перевозчиком кассовом оборудовании (например, чек КСА), не является проездным документом.

На основании каких документов возмещаются расходы по проезду при приобретении электронного проездного документа (билета)?

Для возмещения работнику расходов по проезду им должны быть представлены проездные документы (билеты), подтверждающие понесенные расходы <8>.

Вопросов не возникает в случае приобретения электронного авиабилета, так как в законодательстве на этот счет есть четкие разъяснения. Так, при авиаперевозке документами, подтверждающими расходы, являются:

— самостоятельно распечатанный на бумажном носителе электронный билет;

— маршрут-квитанция на бумажном носителе;

— посадочный талон (пассажирский купон посадочного талона), который подтверждает, что пассажир воспользовался билетом;

— документ, подтверждающий оплату <9>.

При междугородной автомобильной перевозке в регулярном сообщении или при железнодорожной перевозке представляется возможным возмещать расходы по проезду при приобретении электронного билета на основании: этого билета, распечатанного на бумажном носителе, в совокупности с иными документами, приложенными к авансовому отчету (приказом на командирование, счетами за проживание, иными документами, удостоверяющими факт пребывания работника в командировке) <10>.

Находясь в командировке, работник снимал жилье у индивидуального предпринимателя. Следует ли возместить ему расходы по найму? На основании каких документов?

Расходы по найму жилого помещения возмещаются командированному работнику по фактическим расходам, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более, а с разрешения нанимателя — в номерах высшей категории) на основании документов, подтверждающих данные расходы, выдаваемых в соответствии с законодательством при оказании услуг и расчетах за них <11>.

Аналогичные подходы применяются при найме жилья у индивидуального предпринимателя. То есть при найме однокомнатной квартиры, комнаты (одного места в комнате) в многокомнатной квартире, командированному работнику на основании подтверждающих документов возмещаются его фактические расходы. Если работник проживал один в двухкомнатной или трехкомнатной квартире, то в этом случае ему возмещается, соответственно, 1/2 или 1/3 часть его  расходов.

Документами, подтверждающими проживание работника у индивидуального предпринимателя, являются:

— договор найма жилого помещения, заключенный при осуществлении предпринимательской деятельности, связанной с предоставлением мест для краткосрочного проживания <12>;

— в случае использования кассового оборудования — платежный документ, подтверждающий оказание услуги <13>;

— без применения кассового оборудования — квитанция о приеме наличных денежных средств при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) либо квитанция к приходному кассовому ордеру <14>.

Работник направлен в командировку из г. Минска в г. Могилев с 22 по 24 августа 2017 г. По возвращении из командировки он не представил документы, подтверждающие наем жилья. В соответствии с проездными документами он прибыл в г. Могилев 22.08.2017 в 11.10, а выбыл из г. Могилева 24.08.2017 в 17.40.

Как рассчитать количество суток для возмещения этому работнику расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов?

Расходы по найму жилья без представления подтверждающих документов командированным работникам возмещаются в размере 2,5 руб. в сутки <15>. При определении количества суток время нахождения в пути для всех работников, кроме водителей грузовых автомобилей и лиц, командированных вместе с ними, исключается. То есть учитывается только время нахождения этих работников в месте командирования со времени приезда до времени отъезда согласно проездным документам. При этом время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более — принимается за полные сутки <16>. В рассматриваемой ситуации время пребывания работника в месте командировки:

— с 11.10 22.08.2017 до 11.10 24.08.2017 учитывается как двое суток;

— с 11.10 до 17.40 24.08.2017 не учитывается, поскольку составляет менее 12 часов.

Работнику следует возместить расходы по найму в размере 5 руб. (2,50 руб. x 2 сут.).

Работник командирован из г. Минска в д. Боровляны Минского района. Приказом оговорено, что работник ежедневно будет возвращаться домой. Какие командировочные расходы и в каком размере возмещаются этому работнику?

При направлении работника в командировку в местность, находящуюся на незначительном расстоянии, наниматель с учетом расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, необходимости создания работнику условий для отдыха вправе предусмотреть в приказе, что этот работник будет ежедневно возвращаться домой <17>.

В этом случае:

— суточные возмещаются в сумме 3,5 руб. <18>;

— расходы по найму жилого помещения не возмещаются (поскольку работник проживает дома и расходов не несет);

— расходы по проезду к месту командировки и обратно возмещаются за все дни при представлении подтверждающих документов.

Однако поскольку из д. Боровляны организовано движение городского пассажирского транспорта, а проездной билет (талон на проезд) для проезда на городском пассажирском транспорте не содержит информации, удостоверяющей факт конкретной поездки (маршрут поездки, дата и время отправления и др.), то расходы работника по ежедневному проезду в д. Боровляны и обратно возмещаются в размере минимальной стоимости проезда <19>.