Бумажный документооборот стремительно заменяют сервисы электронного документооборота (ЭДО). По статистике самая распространенная на данный момент учетная система – 1С (1С), поэтому в этом материале рассмотрим, каким образом 1С взаимодействует с сервисами ЭДО и что необходимо учесть системному администратору.

Напомним, что сам переход организации на ЭДО целесообразно соотнести с уже существующей формой бумажного документооборота: децентрилизованной, при которой обработкой документа занимаются различные структурные подразделения, централизованной – все документы сконцентрированы в одном подразделении и смешанной.

Также следует учесть, что для обмена электронными документами (ЭД) свободной формы (например, первичными бухгалтерскими документами, письмами, уведомлениями, актами сверки расчетов, кадровыми документами и пр.) и стандартизированной (к ним относятся электронные накладные (ЭТН) как бланки строгой отчетности, имеющие элементы защиты от подделки и нанесенный при их изготовлении идентификационный номер) используются различные сервисы.

Как выглядит процесс перехода на ЭДО?

Этап 1. Внедрение учетной политики, предусматривающей возможность использования ЭД наравне с бумажным документооборотом.

Этап 2. Изучение всех этапов движения документов в организации.

Этап 3. Выбор сервиса ЭДО.

Этап 4. Заказ электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Этап 5. Подписание договора с провайдером ЭДО.

Этап 6. Уведомление контрагентов о переходе на ЭДО.

Как ЭДО интегрируется в 1С

В программу 1С устанавливается специальный модуль, который интегрируется с сервисом ЭДО. Результат – комфортный обмен ЭД с контрагентами прямо из 1С. Теперь можно подписывать документы «пачками» в один клик, контролировать их движение и подписание и даже отправлять их контрагентам, не зарегистрированным в ЭДО.

Модуль интегрируется с существующей конфигурацией 1С, не изменяя ее. Интерфейс имеет привычный для пользователя вид, напоминающий журнал документов из 1С с функцией почтового клиента, а логика обмена документами схожа.

Для сервисов обмена ЭД свободной формы и стандартизированной формы (электронные накладные) используются разные модули.

На что обратить внимание при выборе провайдера ЭДО и установке модуля 

Открытый код модуля интеграции позволяет производить установку своими силами, а также адаптировать его под существующие бизнес-процессы.

Поскольку 1С может обслуживаться как у официальных франчайзи, так и сопровождающих компаний, стоит уточнить у них о возможности самостоятельного внесения в конфигурацию изменений, ведь в рамках договора обслуживания любые изменения в 1С могут быть запрещены.

Если вы столкнулись с ситуацией, когда специалисты технической поддержки сервиса ЭДО лишены прав на установку модуля интеграции, запросите у представителя сервиса ЭДО установочный пакет (модуль ЭДО и инструкции по его установке и использованию), который франчайзи или сопровождающая компания установит в 1С.

Принимайте во внимание технические характеристики конфигурации 1С и актуальность версий – учетные системы старых версий без обновлений могут не «уметь» ряд функций, которые нужны для ЭДО. Например, не увидят ключ и сертификаты ЭЦП, без которых невозможно подписать ЭД.

Напомним технические параметры 1С для установки модуля интеграции: для 1С на обычных формах – версия платформы и режим совместимости не ниже 8.3.9, для 1С на управляемых формах – не ниже 8.3.12.

Для «самописных» конфигураций 1С или других учетных систем также есть решение. Сервис ЭДО предоставляет в открытом доступе описание API (техническая документация по возможностям сервиса ЭДО, методам, архитектуре и т.д.), используя которое клиент может самостоятельно (силами сопровождающей компании или собственных специалистов) разработать модуль по интеграции его учетной системы с сервисом ЭДО.

При расположении 1С на сервере и в случае, если вход в программу осуществляется посредством удаленного рабочего стола, позаботьтесь о том, чтобы 1С «видела» ключ ЭЦП. При использовании удаленного рабочего стола рекомендован ключ AvBign – этот вид ключа ЭЦП может быть установлен локально на ПК пользователя, но будет виден и на сервере.

Справочно
Носители ключевой информации USB-устройства AvPass и AvBign служат для защищенного хранения личных (закрытых) ключей. Закрытый ключ размещается в специализированном электронном контейнере, защищенном паролем, который задается пользователем в момент формирования запроса.  На AvPass и на AvBign может одновременно находиться несколько контейнеров.
Преимущества AvBign:
–криптографические преобразования происходят внутри устройства (микропроцессор) и хэш-значения не попадают в оперативную память ПЭВМ;
– подходят для применения в терминальных серверах (Microsoft Terminal Servis), так как соответствуют стандартам SmartCard, применяемым в Microsoft Windows. Устройства AvBign обладают возможностью их подключения через протокол RDP (Remote Desktop Protocol) без применения дополнительного ПО или аппаратно-программных USB-to-IP хабов.

При обновлении 1С с установленным модулем ЭДО следует учитывать те изменения, которые вносились в конфигурацию 1С при установке модуля.  Чаще всего обновления самостоятельно делают бухгалтеры по типовому файлу, не предполагая, что нажав кнопку «обновить» можно «обнулить» все доработки программы (а не только модуль) до типового функционала.

Чтобы модуль не «затирался», рекомендуется после его установки запросить у провайдера ЭДО список справочников, регистров, параметров, которые могут быть затронуты при обновлении и передать его франчайзи или сопровождающей компании. В этом случае обслуживающая 1С компания подготовит нетиповой файл обновлений и бухгалтер (пользователь) сможет самостоятельно обновить 1С без неожиданных последствий. Системному администратору такой список поможет сэкономить время: не придется искать вручную отличия в конфигурациях.

Обратите внимание, что сложности с обновлениями могут возникнуть у 1С на обычных формах (на управляемых формах модуль чаще всего устанавливается как расширение, а значит, обновления его не затронут – конфигурация 1С не изменяется).

Для установки модуля необходим доступ в конфигуратор – режим 1С для технических специалистов и права администратора. В момент установки модуля интеграции обеспечьте монопольный режим учетной системы (примерно на тридцать минут): все пользователи 1С должны завершить свои сеансы, кроме пользователя с правами администратора.

Если ваши печатные формы документов в 1С отличаются от типовых, уточните у провайдера ЭДО возможность их доработки под необходимые стандарты и бизнес-процессы вашей компании – чаще всего такая услуга предоставляется. Так, если ранее в типовую печатную форму вносились некие изменения (дополнительные поля, логотип компании, количество согласующих лиц и пр.), то после доработки документ будет соответствовать в модуле форме в 1С и, соответственно, на сервис ЭДО форма будет отправлена  в том виде, который необходим именно вам.

Изучите кейсы технической поддержки провайдера ЭДО. Как быстро команда отвечает на запрос? Есть ли у него горячая линия, обучающие тренинги, сопровождающие комфортный переход на ЭДО? Как правило, переход на новые программы вызывает у бухгалтеров много вопросов, а значит, целесообразно делегировать разъясняющую работу провайдеру ЭДО.

Веб-версия ЭДО

Для клиентов, не использующих 1С, либо предпочитающих иные бухгалтерские системы (например, Галактика, Бэст) рекомендуется использовать веб-версию ЭДО. Для входа и подписания документов понадобится ЭЦП. Советуем также уточнить о подходящем для работы браузере и возможности подписания и отправки документов из смартфона.

Вывод: модуль ЭДО для 1С – отличное решение. Ядро программы не изменяется, при сохраняющейся логике обмена документами и привычном интерфейсе появляются полезные надстройки, позволяющие обмениваться ЭД с контрагентами.

При установке модуля ЭДО в 1С следует обеспечить монопольный режим, выяснить тип кода (закрытый или открытый) у поставщика программы, следить за корректностью обновлений, чтобы не «затереть» существующие надстройки и обеспечить правильное расположение ключа AvBign.