Постановлением Минюста от 31.08.2022 N 118 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. N 143» скорректированы Правила работы архивов госорганов и иных организаций. Изменения вступают в силу 27.10.2022.
1. Порядок пользования документами архива
Теперь порядок пользования документами, хранящимися в архивах организаций, будет устанавливаться их руководителями в соответствии с законодательством. Кроме того, руководитель организации может принять решение об ограничении доступа к документам, хранящимся в архиве данной организации. Однако об этом необходимо будет сообщить гражданам либо организациям в семидневный срок после получения соответствующего запроса (п. 4-1 Правил работы архивов N 143 в новой редакции).
2. Положение об архиве
Установлено, что Положение об архиве организации утверждает руководитель организации.
При этом Положение об архиве организации, которая является источником комплектования госархива, согласовывается с соответствующим госархивом, иной организации — с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) вышестоящей организации (ч. 2 п. 8 Правил работы архивов N 143 в новой редакции).
Обратите внимание!
По общему правилу экспертиза ценности документов в организации осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК). Однако в госорганах и иных организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) организации, создаются постоянно действующие ЦЭК ( п. 52 Правил работы архивов N 143 в действующей редакции).
3. Документы архива
Уточнено, какие документы составляются в архиве организации. Так, это (ч. 2 п. 11 Правил работы архивов N 143 в новой редакции):
— план работы на год;
— график приема дел в архив организации (при наличии структурных подразделений);
— паспорт архива организации (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов).
Отметим, что ранее в архиве организации предусматривалось также составление следующих графиков (ч. 2 п. 11 Правил работы архивов N 143 в действующей редакции):
— передачи дел на постоянное хранение в государственный архив;
— представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение экспертно-методической комиссии госархива или экспертно-проверочной комиссии структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета.
В настоящее время данное требование отсутствует. Однако указанные документы, как и прежде, составляются в организации, которая является источником комплектования госархива (п. 14 Правил работы архивов N 143 в действующей редакции, п. 14 Правил работы архивов N 143 в новой редакции).
Кроме того, скорректировано название отчета, который составляется архивом организации по итогам его работы. Теперь он называется «Отчет о работе архива организации за год». Правила работы архивов N 143 дополнены соответствующей формой (п. 15 Правил работы архивов N 143 в действующей редакции, п. 15, приложение 3-1 к Правилам работы архивов N 143 в новой редакции).
4. Экспертиза ценности документов
Уточнено, что Положение об экспертной комиссии негосударственной организации, которая не имеет вышестоящей организации и не является источником комплектования госархивов, рассматривается и согласовывается только ЭК этой организации (ч. 2 п. 54 Правил работы архивов N 143 в новой редакции).
Кроме того, определено, что проекты перечней документов негосударственных организаций с указанием сроков хранения согласовываются с госархивами, источниками комплектования которых являются указанные негосударственные организации (ч. 3 п. 50-2 Правил работы архивов N 143 в новой редакции).
Если же негосударственные организации источниками комплектования госархивов не являются, то проекты перечней документов негосударственных организаций с указанием сроков хранения согласовываются только с ЦЭК негосударственной организации (при ее наличии) или ЭК негосударственной организации (ч. 4 п. 50-2 Правил работы архивов N 143 в новой редакции).
Что касается госорганов и иных госорганизаций, то свои проекты ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения они для рассмотрения и согласования должны направлять в Минюст (ч. 1, 2 п. 50-2 Правил работы архивов N 143 в новой редакции).
5. Прием дел в архив организации
Скорректированы положения Правил работы архивов N 143, регламентирующие порядок приема дел в архив организации. В частности, исключены нормы, определяющие порядок формирования и оформления дел. При этом определено, что дела теперь подлежат формированию и оформлению в порядке, установленном главами 11 и 13 Инструкции по делопроизводству в новой редакции, которая вступит в силу 27.10.2022.
6. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения
Как и ранее, отбор документов и дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (ч. 1 п. 102 Правил работы архивов N 143 в действующей редакции, п. 102 Правил работы архивов N 143 в новой редакции).
Однако нормы, непосредственно регулирующие порядок уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения, из Правил работы архивов N 143 исключены. Теперь необходимо руководствоваться нормами, установленными главой 16 Инструкции по делопроизводству в новой редакции, которая вступит в силу 27.10.2022 (п. 103 Правил работы архивов N 143 в новой редакции).
Обратите внимание!
Уничтожение документов Национального архивного фонда не допускается (п. 104 Правил работы архивов N 143 в новой редакции).
7. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
Скорректирован порядок составления и оформления годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения. В частности, предусмотрено, что в организациях, в которых объем ежегодно образующихся дел временного (свыше 10 лет) хранения незначителен (до 15 дел в год), раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения может составляться за несколько лет, но не более чем за 5 лет (ч. 2 п. 153 Правил работы архивов N 143 в новой редакции).
8. Проверка наличия и состояния дел в архиве
Скорректирован перечень обстоятельств, при наступлении которых проводятся внеочередные проверки наличия и состояния дел. Такие проверки проводятся (ч. 4 п. 318 Правил работы архивов N 143 в действующей редакции, ч. 4 п. 318 Правил работы архивов N 143 в новой редакции):
— после перемещения дел в другое хранилище, территориально удаленное здание.
Обратите внимание!
Внеочередная проверка наличия и состояния дел после их перемещения в другое хранилище, территориально удаленное здание должна быть начата не позднее чем через 10 рабочих дней и закончена не позднее 3 месяцев (ч. 5 п. 318 Правил работы архивов N 143 в новой редакции);
— после чрезвычайных ситуаций, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или несанкционированный доступ в хранилище посторонних лиц;
— при смене руководителя архива (лица, ответственного за архив). В архиве организации, штатным расписанием которой предусмотрено наличие должности заведующего архивохранилищем, — при смене заведующего архивохранилищем;
— при реорганизации и ликвидации организации.
Обратите внимание!
Скорректированы формы документов, содержащиеся в приложениях 1 — 3, 5, 6, 22, 24, 25, 27, 28 — 30, 32 — 34, 36, 38 — 40, 42, 43, 48, 50, 52 — 58, 60, 62, 70 к Правилам работы архивов N 143 в действующей редакции.
Формы документов, содержащиеся в приложениях 4, 15, 16, 20, 21, 23 к Правилам работы архивов N 143, изложены в новой редакции.
Кроме того, Правила работы архивов N 143 дополнены двумя новыми формами документов, содержащимися в приложениях 3-1 и 5-1 к Правилам работы архивов N 143 в новой редакции.
Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
