Определение периода рабочего года в некоторых случаях на практике вызывает сложности. Рассмотрим на примерах, как исчислить рабочий год, когда его следует сместить и что при этом учесть.

1. Как правильно смещать рабочий год

Смещение рабочего года осуществляется, когда сумма периодов, включаемых в рабочий год, менее 12 полных календарных месяцев. В этом случае сдвиг рабочего года происходит на недостающее количество времени (ст. 165 ТК).

Примечание
Понятие «рабочий год» применяется в целях определения периода, за который работнику предоставляются основной и дополнительные трудовые отпуска (далее — трудовой отпуск), либо в целях определения количества дней неиспользованного трудового отпуска для выплаты компенсации при увольнении. При этом рабочий год — это промежуток времени, равный календарному году, но для каждого работника он исчисляется со дня приема на работу (ст. 163, 179 ТК).

Для того чтобы рабочий год сдвинуть правильно, следует:

1) вести учет периодов, не включаемых в рабочий год.

В законодательстве не содержатся требования к организации такого учета. Поэтому рекомендуем нанимателю самостоятельно определить порядок и способы его ведения в коллективном договоре, иных ЛПА. Например, учет можно вести в личных карточках работников или с использованием программного обеспечения и т.п.

Примечание
Учет периодов, включаемых и не включаемых в рабочий год для дополнительных отпусков за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и особый характер работы (далее — отпуск за вредность), следует вести отдельно, т.к. в законодательстве закреплены особенности исчисления рабочего года для этого отпуска (ч. 2 ст. 164 ТК);

2) исчислить рабочий год работника.

Следует учесть все периоды, которые включаются в рабочий год и которые надо исключить:

— к периодам, которые следует включать в рабочий год, относятся, в частности, фактически отработанное время и время, когда за работником сохраняется заработная плата, время оплаченного вынужденного прогула и др. (ч. 1 ст. 164 ТК);

— остальное время, которое не соответствует условиям, перечисленным в ч. 1 ст. 164 ТК, в рабочий год не включается. Например, период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет (далее — отпуск по уходу), дни соцотпуска без сохранения зарплаты, превышающие 14 календарных дней (если иное не предусмотрено колдоговором, ЛПА или законодательством), дни прогула и др.

Пример
Работник принят на работу 15.05.2023. В течение текущего рабочего года работник совершил прогул с 03.01.2024 по 05.01.2024. Таким образом, рабочий год работника подлежит смещению на 3 календарных дня (дни прогула). Окончание его рабочего года следует сместить с 14.05.2024 на 17.05.2024;

3) определить время, на которое необходимо сдвинуть рабочий год.

Для этого от 12 полных календарных месяцев рабочего года следует отнять периоды, которые включаются в рабочий год работника согласно законодательству и коллективному договору. Полученная разность — это количество календарных дней, на которое следует сдвинуть рабочий год работника (ст. 165 ТК). Таким образом, работник отработает полный рабочий год, дающий право на получение трудового отпуска. Следующий рабочий год будет исчисляться с даты после смещения.

Пример 1
Рабочий год работницы с 31.03.2021 по 30.03.2022. За этот рабочий год ей предоставлен трудовой отпуск в количестве 26 календарных дней (с 06.09.2021 по 01.10.2021), по окончании которого она ушла в отпуск по беременности и родам продолжительностью 126 календарных дней по 04.02.2022. С 05.02.2022 по 25.12.2023 работница находилась в отпуске по уходу. Определим рабочий год работницы.
1. В рабочий год включаем периоды фактически отработанного времени, трудового отпуска и отпуска по беременности и родам (п. 1, 2 ч. 1 ст. 164 ТК). Соответственно, количество дней, отработанных работницей в году до отпуска по уходу (с 31.03.2021 по 04.02.2022), составляет 311 календарных дней (159 + 26 + 126).
Период отпуска по уходу не включается в рабочий год (п. 2 ч. 1 ст. 164, ч. 11 ст. 185 ТК).
2. Подсчитаем количество календарных дней, которое необходимо доработать до полного рабочего года: 54 календарных дня (365 — 311). Для расчета принимаем рабочий год, равный 12 календарным месяцам, или 365 календарным дням, которые работница отработала бы с 31.03.2021 по 30.03.2022.
3. Работница вышла на работу, прервав отпуск по уходу 26.12.2023. Период, исчисляемый с этой даты, подлежит включению в рабочий год. К дате выхода работницы из отпуска по уходу (26.12.2023) прибавляем недостающие 54 календарных дня. Полный рабочий год будет отработан по 17.02.2024. Таким образом, рабочий год работницы с учетом смещения — с 31.03.2021 по 17.02.2024.
Новый рабочий год будет исчисляться с 18.02.2024 по 17.02.2025.

Пример 2
В течение рабочего года с 06.02.2023 по 05.02.2024 работнику предоставлены 15 календарных дней трудового отпуска и 40 календарных дней соцотпуска без сохранения зарплаты. В период с 07.02.2024 по 27.02.2024 работнику предоставлен еще один соцотпуск без сохранения зарплаты. С 15.04.2024 работник желает взять остаток трудового отпуска. Определим рабочий год работника, который следует указать в приказе о предоставлении трудового отпуска.
1. Определим, на сколько дней необходимо сдвинуть рабочий год. По общему правилу дни соцотпуска без сохранения зарплаты, превышающие 14 календарных дней, не включаются в рабочий год (п. 3 ч. 1 ст. 164 ТК). Соответственно, окончание рабочего года следует сдвинуть на 26 календарных дней (40 — 14) — по 02.03.2024.
2. Соцотпуск без сохранения зарплаты в количестве 21 календарного дня (с 07.02.2024 по 27.02.2024) предоставлен до истечения рабочего года с учетом его сдвига. Таким образом, окончание рабочего года следует еще раз сдвинуть на 21 календарный день по 23.03.2024. То есть в приказе о предоставлении трудового отпуска необходимо указать рабочий год с 06.02.2023 по 23.03.2024;

4) оформить сдвиг рабочего года работника.

В законодательстве не уточнено, в какой момент следует сдвинуть рабочий год и как оформить смещение. Как правило, наниматель самостоятельно определяет порядок. Полагаем, что документальное оформление смещения рабочего года можно осуществить:

— по окончании рабочего года работника (целесообразно издать приказ о смещении рабочего года).

Пример формулировки приказа о смещении рабочего года
В связи с использованием в текущем рабочем году (с 15.03.2023 по 14.03.2024) 26 календарных дней социального отпуска по уважительным причинам и в соответствии со ст. 165 Трудового кодекса Республики Беларусь
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Сместить рабочий год СИДОРОВУ Максиму Алексеевичу, мастеру по ремонту оборудования, на 12 календарных дней.
2. Считать окончанием текущего рабочего года 26.03.2024.
3. Исчислять следующий рабочий год с 27.03.2024 по 26.03.2025;

— при предоставлении работнику трудового отпуска (в приказе указать рабочий год со смещением). При этом не имеет значения, когда предоставляется трудовой отпуск — в начале, в середине или в конце рабочего года.

Пример формулировки приказа о предоставлении трудового отпуска
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Предоставить СИДОРОВУ Максиму Алексеевичу, мастеру по ремонту оборудования, трудовой отпуск продолжительностью 25 календарных дней с 08.01.2024 по 01.02.2024 включительно, в том числе 24 календарных дня основного отпуска и 1 календарный день дополнительного отпуска за работу по контракту.
2. Определить, что трудовой отпуск, указанный в п. 1 настоящего приказа, предоставляется СИДОРОВУ М.А. за рабочий год с 15.03.2023 по 26.03.2024 с учетом его смещения в соответствии со ст. 165 Трудового кодекса Республики Беларусь.

О том, как исчисляется рабочий год, если работнику положен отпуск за вредность, если предоставлено несколько социальных отпусков и др., читайте в ilex.