Вопрос: Как правильно уничтожать документы, не подлежащие архивному хранению? Кто занимается уничтожением документов структурного подразделения, например бухгалтерии? Входит ли это в функции главного бухгалтера?

Ответ: Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения определен гл. 16 Инструкции N 4.

Выделение документов к уничтожению производится работниками структурных подразделений организации, в деятельности которых они были образованы.

Обоснование: Отбор дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (ч. 1 п. 207 Инструкции N 4).

Одним из обязательных условий проведения уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения является создание постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК), которая проводит экспертизу ценности документов организации.

В государственных органах и иных организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) органы, организации, создаются постоянно действующие Центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЦЭК (ЭК) действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации.

ЦЭК (ЭК) создается в составе не менее трех человек. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается заместитель руководителя организации, членами — руководитель службы ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ), заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) организации, главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации.

Персональный состав ЦЭК (ЭК) утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации.

Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

— проведение экспертизы ценности документов и определение сроков их хранения в соответствии с законодательством;

— согласование проектов номенклатур дел организации и ее структурных подразделений;

— ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

— согласование описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

— согласование актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению;

— подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями документов с указанием сроков хранения, и внесение их на рассмотрение органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивов и др. (п. 176 Инструкции N 4).

ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, решения которого оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации. Решение ЦЭК (ЭК) может закрепляться также в приказе (распоряжении) руководителя организации.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

— в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при подготовке дел к передаче на хранение в архив организации;

— архиве организации при отборе и подготовке дел для передачи на постоянное хранение в государственный архив (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива), при выделении к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве осуществляется ежегодно службой ДОУ (лицом, выполняющим функции службы ДОУ) совместно с ЦЭК (ЭК), работниками структурных подразделений под непосредственным методическим руководством архива организации (п. 58 Правил работы архивов).

Непосредственный отбор документов на хранение в архив организации и выделение к уничтожению производится работниками структурных подразделений организации, в деятельности которых они были образованы (п. 60 Правил работы архивов).

Проверку правильности произведенного отбора осуществляет ЦЭК (ЭК) организации.

Таким образом, если главный бухгалтер является членом ЭК организации, он участвует в проверке правильности произведенного отбора документов.

После подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу можно приступить к составлению акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Порядок составления данного акта определен п. 209 — 211 Инструкции N 4.

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения (например, бухгалтерии). На документы с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт.

Если в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, включены дела нескольких структурных подразделений, то наименование каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 17 к Инструкции N 4.

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов (например, ведущим бухгалтером), и рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно со сводными описями дел.

После утверждения руководителем организации акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте (ч. 1 п. 212 Инструкции N 4).

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex