Даже если бухучет в организации полностью автоматизирован, составлять отчеты,
к сожалению, часто приходится вручную. Не исключение и отчет 4-фонд. Предлагаем несколько практических советов, как сделать это с минимальными затратами
времени и сил.

1. Раздел I «Сведения о численности застрахованных работников». Ежеквартально в этом разделе необходимо указывать среднесписочную численность застрахованных работников (стр. 01). Этот показатель рассчитывается по правилам, которые установлены для определения статистических показателей по труду, то есть так же, как рассчитывается среднесписочная численность работников <*>.

Отметим, что в обоих этих показателях учитываются работники (в т.ч. иностранцы), с которыми заключены трудовые договоры на условиях основной работы <*>. Эти работники являются застрахованными в рамках государственного соцстрахования <*>. Таким образом, среднесписочная численность работников и среднесписочная численность застрахованных работников — в подавляющем большинстве случаев эквивалентные показатели. Поэтому организациям, ежемесячно сдающим отчет 12-т «Отчет по труду», который содержит показатель «среднесписочная численность работников», нет необходимости делать расчеты среднесписочной численности застрахованных работников специально для отчета 4-фонд. Нужные данные можно взять из строки 01 отчета 12-т.

Если организация не представляет отчет 12-т (его не подают, например, микроорганизации), то можно воспользоваться специальным инструментом — табелем с расчетом среднесписочной численности работников.

2. Заполнить раздел II «Сведения о выплатах» не займет много времени, если ежемесячно, как только начислены страховые взносы за отчетный месяц, зафиксировать сумму оплаты труда, которая стала объектом для начисления. Это может быть отдельная выходная форма (распечатка) бухгалтерской программы.

3. Раздел III о средствах ФСЗН заполняется по данным счета 69. Своевременность
и полнота отражения операций по счету 69 обеспечит достоверность данных
в отчете 4-фонд.

В разделе III обязательно сверяем задолженность на конец отчетного периода (строки 20 и 21). Она должна соответствовать сальдо счета 69. При этом учитываем, что штрафы в отчете 4-фонд не отражаются.

4. В организации с большой численностью работников самый трудоемкий, как правило, раздел IV об использовании средств ФСЗН. Сложность этого раздела в том, что в нем расшифровываются пособия, выплаченные за счет средств ФСЗН. Здесь существенно ускоряет дело аналитический учет таких выплат в разрезе показателей раздела IV.

Например, по оплаченным больничным необходимы отдельные данные о пособиях по временной нетрудоспособности, по уходу и по беременности и родам. При этом надо располагать сведениями об оплаченных днях и начисленных суммах <*>.

В связи с этим на практике поступают следующим образом. Больничные хранятся отдельно от других документов <*>. Закрывая отчетный месяц, бухгалтер формирует пачку оплаченных в отчетном месяце больничных и выводит данные
для отчета 4-фонд. К примеру:
— пособия по временной нетрудоспособности — XXX руб., XXX дней,
— в т.ч. по уходу — XXX руб., XXX дней;
— пособия по беременности и родам — XXX руб., XXX дней.

При заполнении отчета 4-фонд потребуется лишь сложить готовые данные за три месяца.

Аналогично поступаем и с показателями о пособиях на детей.

Опытные бухгалтеры по зарплате помнят, что раньше пособия на детей выплачивали по отдельной ведомости, в которой пособия были представлены в разрезе их видов и размеров <*>. Ведомость отменили, но как аналитическая форма она зачастую применяется до сих пор. Учитывая действующие виды и размеры пособий на детей, такая форма может выглядеть следующим образом.

Период / Получатель Пособия на детей до 3 лет Всего
на первого ребенка на второго и последующего ребенка на ребенка-инвалида
кол-во сумма, руб. размер (100%,
50%)
кол-во сумма, руб. размер (100%,
50%)
кол-во сумма, руб. размер (100%,
50%)
Всего

 

Период / Получатель Пособия на детей старше 3 лет из отдельных категорий семей Всего
в размере 50% БПМ в размере 70% БПМ
кол-во сумма, руб. кол-во сумма, руб.
Всего

5. Отчет готов, подписан, осталось его представить в ФСЗН. Если корпоративный портал не работает или по каким-либо причинам воспользоваться им невозможно (например, в связи с ликвидацией организации необходимо до окончания квартала передать отчет), чтобы не тратить время на поездку в территориальный орган ФСЗН, отчет можно передать по электронной почте. Электронные адреса отделов ФСЗН размещены на его сайте.