Вопрос: Организация оформляет кассовые операции в программе в 1С. Можно ли не распечатывать выходные формы кассовой книги, а также приходные и расходные кассовые ордеры?

Ответ: Оформленные в программе 1С выходные формы кассовой книги  за дни, когда совершались кассовые операции, а также ПКО и РКО должны быть выведены на печать. Исключение — составление этих документов в форме электронного документа.

Обоснование: Кассовую книгу можно вести в том числе с помощью программных (программно-технических) средств. При этом нужно обеспечить (ч. 1 п. 59 Инструкции N 472):

— полную сохранность кассовых документов;

— одинаковое содержание выходных форм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира»;

— выведение остатка наличных денег на начало и конец рабочего дня в выходных формах;

— выведение выходных форм на печать.

После получения выходных форм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» кассир проверяет правильность составления указанных выходных форм, подписывает их и передает отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами, другими приходными и расходными документами в бухгалтерскую службу под расписку в выходной форме «Вкладной лист кассовой книги» (ч. 2 п. 59 Инструкции N 472).

Разрешается не распечатывать выходные формы кассовой книги за те рабочие дни, когда отсутствовали операции по приему и выдаче наличных денег в (из) кассу (кассы) организации (ч. 1 п. 59 Инструкции N 472).

Также кассовую книгу не распечатывают при принятии мер по обеспечению целостности, подлинности и доступности записей, внесенных в данную книгу, в соответствии с законодательством об информации, информатизации и защите информации (ч. 6 п. 59 Инструкции N 472).

Вышеуказанные меры по обеспечению целостности, подлинности и доступности записей, внесенных в кассовую книгу, можно обеспечить при ее ведении в виде электронного документа.

Под электронным документом понимается документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ (абз. 15 и 16 ст. 1, абз. 3 ч. 1 ст. 23 Закона об электронном документе и электронной цифровой подписи).

Приходные и расходные кассовые ордеры являются первичными учетными документами по оформлению кассовых операций. Заполнять их можно вручную и (или) с помощью технических средств (п. 1 и 3 Инструкции N 38).

И в первом, и во втором случае нужно соблюдать утвержденную Минфином форму. Отметим, что в утвержденных формах этих документов предусмотрено обязательное проставление подписей. Так, формой ПКО предусмотрено проставление подписей главного бухгалтера и кассира. А в РКО должны быть проставлены подписи 4 лиц: руководителя, главного бухгалтера, получателя денег и кассира.

ПУД разрешается составлять на бумажном носителе и (или) в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. ПУД, составленный в форме электронного документа, должен соответствовать требованиям законодательства об электронных документах и электронной цифровой подписи (ч. 1 и 2 п. 6 ст. 10 Закона N 57-З).

Таким образом, выходные формы кассовой книги «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» можно не распечатывать за те рабочие дни, когда отсутствовали приходные и (или) расходные кассовые операции. Также кассовую книгу не распечатывают в случае ее ведения в виде электронного документа. Во всех иных случаях выходные формы кассовой книги должны быть распечатаны. В этих формах кассир и бухгалтер должны проставить свои подписи.

ПКО и РКО, которые оформляют в программе 1С, должны быть выведены на печать и подписаны лицами, подпись которых предусмотрена в утвержденных формах этих документов. Исключение – ПКО и РКО, составленные в форме электронного документа.

Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex