---

При проведении проверок соблюдения нанимателями законодательства о труде Департамент госинспекции труда зачастую выявляет множество ошибок при составлении и оформлении кадровых документов. Допущенные нарушения чаще всего являются следствием низкой правовой культуры руководителей организаций, должностных лиц кадровых и юридических служб, ненадлежащего исполнения ими своих должностных обязанностей, необеспечения повышения квалификации работников. Одна из основных причин нарушений законодательства о труде — недостаточный уровень квалификации работников кадровых служб, прием на эти должности лиц, не имеющих юридического образования.

О том, как избежать ошибок при составлении кадровых документов, провести аудит имеющейся кадровой документации своими силами, участникам V Практической конференции, проведенной Минтруда и соцзащиты, рассказала Наталья Томашевна Непевная, начальник управления по работе с персоналом БГУ.

На заметку
Следует различать понятия «аудит кадровой документации» и «кадровый аудит». В первом случае проверяются практические аспекты ведения документооборота. Во втором изучается реализация кадровой политики организации, включая оценку подбора, расстановки кадров, их обучения, повышения квалификации, рост производительности труда и т.д.

Предлагаем следующий алгоритм проведения аудита.

Шаг 1. Принятие решения о проведении аудита. Создание группы работников, проводящих аудит (комиссии)

Наниматель принимает решение о проведении внутреннего аудита, как правило, перед проведением проверки, при смене руководителя организации или кадровой службы или в других случаях.

Справочно
План проведения проверок формирует Комитет госконтроля и размещает на официальном сайте.

Обычно решение о проведении аудита оформляется приказом, в котором указывают:

1) цели и задачи проведения аудита. Чаще всего это:

— проверка и оценка соблюдения законодательства работниками кадровой службы при оформлении кадровой документации;

— оценка соответствия действий сотрудников кадровой службы установленным правилам и процедурам;

— оценка эффективности системы кадрового документооборота организации;

— выработка предложений, рекомендаций по оптимизации кадрового документооборота организации;

— предоставление необходимой информации руководству и учредителям организации по интересующим их вопросам;

2) вид аудита (см. схему 1);

Схема 1

3) сроки проведения аудита. Они зависят от вида аудита и цели его проведения.

Пример
Если аудит проводится перед проверкой, то в этом случае у организации, как правило, есть не больше месяца на его проведение и устранение выявленных ошибок, чтобы успеть до прихода инспектора;

4) состав и компетенцию комиссии, которая будет проводить аудит. Внутренний аудит кадровой документации не требует наличия отдельной специально создаваемой структуры или получения специального сертификата (лицензии). Аудит кадрового делопроизводства может осуществить любой специалист, знающий требования законодательства, а также обладающий профессиональной компетентностью в области трудового законодательства и кадрового делопроизводства. Следовательно, в комиссию могут быть включены как кадровые работники (за исключением работников, которые формировали и вели проверяемую кадровую документацию), так и компетентные сотрудники бухгалтерии, планово-экономического отдела, юридических служб и др.;

5) срок подготовки отчета о результатах аудита. Отчет должен содержать информацию о выявленных нарушениях в ведении кадрового делопроизводства, оценку рисков таких нарушений, рекомендации по их устранению, а также предложения по оптимизации работы с документами кадрового делопроизводства.

Сроки устранения выявленных нарушений могут быть установлены отдельным решением нанимателя в зависимости от результатов аудита.

На заметку
Организация может разработать собственную систему внутреннего аудита и закрепить ее в ЛПА. В нее будет входить состав комиссии, проводящей аудит, порядок и сроки подготовки отчета об итогах его проведения, порядок и сроки исправления ошибок, выявленных в ходе аудита, а также перечень лиц, ответственных за их исправление. В таком случае в приказе о проведении аудита можно указывать только вид и сроки его проведения.

Шаг 2. Разработка перечня вопросов, рассматриваемых в процессе аудита

В зависимости от вида аудита и цели его проведения назначенная комиссия разрабатывает перечень вопросов, которые будут рассмотрены в процессе аудита. В частности:

— производится оценка объема и видов проверямой кадровой документации (см. схему 2);

— устанавливается период, который будет проверяться;

— фиксируются НПА, в соответствии с которыми будет проводиться аудит;

— определяются характеристики кадровой документации, которые будут проверяться (содержание, реквизиты, ссылки на действующие НПА), и др.

 

Схема 2

На заметку
Проверке необходимо подвергнуть всю кадровую документацию не только по работникам, которые состоят с нанимателем в трудовых отношениях, но и по уволенным за 3 года, предшествующие году назначения проверки <*>.

Шаг 3. Разработка этапов проведения аудита

Согласно виду аудита и вопросам, которые должны быть рассмотрены в процессе его проведения, разрабатываются этапы проведения аудита.

Как правило, выделяют следующие этапы:

1) планирование аудита. Здесь члены комисии составляют план по проведению аудита, анализируют учетные системы, используемые в организации, определяют местонахождение документов, которые следует проверять (одни могут быть сданы в архив, другие могут вестись в электронном виде или храниться в базах данных);

2) распределение полномочий членов комиссии, проводящей аудит. Необходимо распределить обязанности по непосредственной проверке документов, документированию аудита, фиксации выявленных нарушений и др.;

3) непосредственно аудит и его документирование;

4) обобщение результатов аудита, формулирование предварительных выводов. Проводится количественный и качественный подсчет выявленных нарушений, определяются участки с наибольшим количеством нарушений, предполагаются причины данных нарушений и др.;

5) подготовка отчета о результатах аудита. В отчете рекомендуется указать на все выявленные нарушения, сформулировать мнение об общем состоянии кадровой документации в организации, сделать выводы о наиболее типичных допущенных нарушениях, о причинах этих нарушений и лицах, ответственных за них, а также выводы, содержащие рекомендации по устранению нарушений.

Шаг 4. Проведение аудита

Аудит кадровой документации следует проводить в соответствии с такими НПА, как:

— Инструкция по делопроизводству;

— УСОРД;

— Закон об архивном деле и делопроизводстве;

— Перечень типовых документов со сроками хранения;

— Инструкция о личных делах работников;

— Инструкция о трудовых книжках работников.

При проверке ЛПА, имеющихся в организации, следует учитывать следующее:

— в организации должны быть ЛПА, предусмотренные в качестве обязательных (например, ПВТР <*>);

— ЛПА, подлежащие утверждению, должны быть утверждены;

— работники должны быть надлежащим образом ознакомлены с ЛПА, действующими в организации <*>;

— нормы, определенные в ЛПА, должны соответствовать нормам, реально действующим у нанимателя (в частности, режим рабочего времени в ПВТР должен совпадать с действующим режимом рабочего времени);

— документы не должны противоречить друг другу (например, в ПВТР определено, что зарплата выплачивается работникам 5-го числа месяца, а в коллективном договоре — 3-го числа месяца);

— документы не должны содержать незаконные условия (к примеру, минимальная продолжительность отпуска в коллективном договоре определена в количестве 18 календарных дней, несмотря на то что в ч. 1 ст. 155 ТК установлено 24 календарных дня);

— коллективный договор следует регистрировать в местном исполнительном или распорядительном органе по месту нахождения (регистрации) нанимателя <*>;

— ПВТР необходимо размещать на видном месте;

— наименования должностей, профессий в штатном расписании должны соответствовать предусмотренным в квалификационных справочниках;

— должностные и рабочие инструкции должны быть зарегистрированы (содержать регистрационный номер и дату регистрации) и др.

При проверке трудовых договоров чаще всего выявляют следующие нарушения:

— трудовые договоры заключены в одном экземпляре, или экземпляр работника не отдан ему на руки, или нет отметки о получении работником своего экземпляра трудового договора;

— в трудовых договорах отсутствуют обязательные условия и (или) сведения (например, конкретный размер заработной платы, сроки выплаты и место получения зарплаты, режим рабочего времени, продолжительность трудового отпуска) <*>;

— отсутствуют подписи на трудовых договорах или не зарегистрированы трудовые договоры, подлежащие регистрации в местном исполнительном и распорядительном органе, и др. <*>.

При проверке документов по организации рабочего времени следует обратить внимание на следующее:

— графики работ (сменности) должны быть согласованы с профсоюзом (при его наличии), о чем сделана соответствующая отметка <*>;

— графики работ (сменности) составлены и доведены до сведения работников (письменное ознакомление) не позднее чем за месяц до начала действия <*>;

— имеются в наличии докладные на привлечение к работе в выходные дни, к сверхурочным работам;

— табель использования рабочего времени содержит все отклонения от установленного режима работы и графика работ (сменности) (например, отметки о сверхурочной работе, периодах болезни и т.д.) и др.

При проверке соблюдения порядка оформления дисциплинарных взысканий необходимо учитывать следующее:

— факт совершения работником дисциплинарного проступка должен быть зафиксирован докладной запиской или актом;

— от работника, совершившего проступок, должны быть затребованы объяснения в письменной форме, или подписывается акт об отказе от дачи письменных объяснений <*>;

— дисциплинарное взыскание налагается не позднее 1 месяца со дня обнаружения дисциплинарного проступка, не считая времени болезни работника и (или) пребывания его в отпуске <*>;

— приказ о наложении дисциплинарного взыскания должен быть объявлен работнику под подпись в 5-дневный срок <*> и др.

При проверке правильности оформления трудовых книжек рекомендуется иметь в виду следующие типичные нарушения:

— не назначено приказом лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;

— не выдаются расписки при получении трудовых книжек от работников <*>;

— отсутствует, или имеет ненадлежащую форму, или неправильно ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним <*>;

— сведения о работнике не дополняются при получении работником образования более высокого уровня;

— нарушена порядковая нумерация записей;

— неправильно вносятся исправления в раздел «Сведения о работе»;

— при увольнении работника не заверяются подписью нанимателя сведения о награждениях и поощрениях работника и др.

Шаг 5. Подготовка отчета о результатах проведенного аудита

По результатам проведения аудита необходимо составить отчет. В отчете рекомендуется кратко отразить ход аудита, а также зафиксировать результаты проверки:

— наличия всех документов, требуемых по трудовому законодательству и ЛПА;

— соответствия оформления документов требованиям законодательства и защиты интересов организации;

— ЛПА, взятых для аудита;

— кадровых процедур на соответствие требованиям законодательства;

— соответствия документов нормам архивного законодательства.

В заключительной части отчета рекомендуется сформулировать выводы, содержащие:

— общую оценку ситуации в организации по ведению кадровых документов на определенный момент времени;

— ссылки на конкретные нормы НПА, по которым у организации есть нарушения;

— рекомендации по исправлению данных нарушений;

— оценку рисков вероятности трудового конфликта или последствий проверки контролирующими органами по каждому нарушению.

На заметку
На основании данного отчета наниматель может привлечь к дисциплинарной ответственности лиц, виновных в совершении нарушений <*>.