Госпрограмма «Цифровое развитие Беларуси 2021-2025» предусматривает увеличение электронного документооборота (ЭДО) бизнеса с клиентами, контрагентами и госорганами. Многое в этой части уже сделано. Поэтому будет не лишним обратить внимание на опыт России, где строят амбициозные планы по внедрению ЭДО. Это актуально и по той причине, что сейчас регуляторы Беларуси и России работают над расширением применения цифровых документов между странами.

Через ЭДО в РФ подписывается 50% счет-фактур и проводится 93% операций с налогами. Минкомсвязи планирует, что к 2026 году 90% российских компаний откажутся от документов на бумажном носителе.

Для этого есть основания. В России фиксируется довольно высока динамика роста электронного документооборота. В первом квартале этого года поток передаваемых документов через операторов ЭДО увеличился на 35%. В сферах мебели и одежды эксперты отметили рост на 40%. С уходом из РФ западных брендов оставшиеся на рынке компании начали замещать поставщиков и искать каналы сбыта, а выстраивать такие цепочки выгоднее и удобнее в электронном виде, а не на бумаге.

— В настоящее время чуть больше трети юрлиц в России — около 800 тыс. компаний — умеют работать в электронном виде в сегментах B2G и B2B, — заявил заместитель руководителя Федеральной налоговой службы РФ Александр Егоричев на недавнем Международном Форуме ЭДО-2023. — Если говорить об индивидуальных предпринимателях, там цифра чуть ниже — 700 тыс. Здесь ЭДО внедряется сложнее, потому что не такой высокий документооборот и, соответственно, аналогичные инвестиции на внедрение для небольших компаний более болезненны. Но и там уровень проникновения ЭДО — порядка четверти ИП, которые числятся в государственном реестре. Барьеры в сфере применения ЭДО на сегодняшний день остаются, один из основных — страх применения технологии. Поэтому главная коллегиальная задача — разъяснять и поддерживать развитие ЭДО.

Создание, хранение и обработка документов на бумаге занимает у российских компаний в среднем до 65 часов в месяц, то есть около семи рабочих дней. Внедрение ЭДО исключает расходы на бумагу, печать и доставку, а также сокращает время на работу с документами на 80%. Освободившиеся ресурсы бизнес направляет в развитие, а не в поддержание рутинных процессов в традиционной форме. Поэтому структура документооборота в крупнейших компаниях РФ уже почти полностью построена на ЭДО. Это означает, что и партнерам и поставщикам таких корпораций, если они хотят продолжать сотрудничать, следует пользоваться электронными документами.

Законодательные изменения также инициировали всплеск интереса к ЭДО со стороны бизнеса. Так, работодатели стали активно переводить кадровые документы в электронный вид после появления для этого правовой базы. Благодаря переходу на ЭДО, например в кадровых департаментах, освобождается 25% времени сотрудников. Совершенствуется правовая основа и для ЭДО в сфере грузоперевозок. В марте 2023 года бизнесу представили форматы электронных путевых листов, заказа-заявки и договора фрахтования.

Переход на ЭДО в кадрах и логистике пока добровольный. Обязательно использовать электронные документы должны лишь участники оборота маркированных товаров. В 2022 году для восьми товарных групп ЭДО стал необходимым условием легальной работы, и это тоже повлияло на рост подключений и объемы передаваемых электронных документов.

Однако внедрение ЭДО идет поступательно. За основу взят так называемый «отраслевой императив», то есть обязательным ЭДО будет становиться по отраслям экономики. Так, например, с июня 2024 года ЭДО станет обязательным для всех участников оборота алкогольной продукции. Отслеживаться будет не только реализация спиртного, но и его перемещение даже внутри одного юридического лица.

На форуме в Москве было отмечено, что ФНС России готова предложить генеральным директорам мобильное приложение для получения сертификатов электронных цифровых подписей (ЭЦП). Сейчас проходит его настройка, оно должно появиться в 2024 году. Само по себе быстрое подписание документа из любой точки мира не так ценно, как то, что руководитель сможет произвести быстрее оплату или получить деньги, тем самым увеличив скорость бизнес-процессов и сделав компанию более конкурентоспособной.

Стоит сказать, что в настоящее время в РФ проводится реформа ЭЦП. Раньше работники получали электронную подпись сотрудника с данными компании и подписывали документы ей. Теперь принцип изменился — работники оформляют электронные подписи как физлица и дополнительно получают машиночитаемую доверенность (МЧД). Это цифровой аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. Главная задача МЧД — подтвердить, что сотрудник или внештатный работник имеет право подписи от имени организации. В течение года действует переходный период, но только для сотрудников, у которых уже есть электронная подпись с данными компании — получить такую с начала сентября больше нельзя.

Если говорить о международном ЭДО, пока Россия находится в начале пути. В частности, реализуется пилотный проект с Китаем. По мнению экспертов рынка, для развития ЭДО с другими странами необходимо переводить в электронный вид все типы документов. То, как быстро и насколько масштабно будет разворачиваться процесс, в равной степени зависит от взаимных усилий всех участников – операторов ЭДО, рынка, ведомств.

Впрочем, велика вероятность, что сначала ЭДО полноценно заработает у РФ с партнерами по Евразийскому экономическому союзу. Беларусь и Россия уже провели пилотные проекты по обмену электронными товаросопроводительными документами при трансграничной торговле. В рамках Союзного государства ведется подготовка проекта договора между РФ и РБ о признании электронной подписи в цифровых документах. После этого в полном объеме раскроется преимущество цифровизации для расширения торговли.