Андрей Рыбаков
Делопроизводство неразрывно связано с деятельностью любой организации. На наиболее часто задаваемые вопросы по его ведению ответил А.Е. Рыбаков.
Чем необходимо руководствоваться при создании и оформлении документов — Инструкцией по делопроизводству или СТБ 6.38-2016?
Нормы Инструкции по делопроизводству распространяются на все организации независимо от формы собственности (государственные, частные) и организационно-правовой формы (ООО, УП и т.д.) <*>. Соответственно, правила делопроизводства, закрепленные в данной Инструкции, необходимо соблюдать всем организациям.
Ограничение сферы применения норм Инструкции по делопроизводству установлено, например <*>:
— для документов, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию;
— обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц.
При работе с данными документами необходимо руководствоваться актами, непосредственно регламентирующими вопросы документирования и организации работы с ними. Лишь в той части, которая не урегулирована этими актами законодательства, следует применять нормы Инструкции по делопроизводству.
Что касается СТБ 6.38-2016, то данный документ является госстандартом. Его применение организациями является добровольным <*>. Однако если организация закрепила в своих ЛНПА обязательство по его соблюдению, то она обязана это делать.
При оформлении каких документов необходимо соблюдать требования Инструкции по делопроизводству?
Соблюдать требования Инструкции по делопроизводству необходимо при подготовке и оформлении организационно-распорядительной документации <*>. Соответственно, нормы данной Инструкции распространяются на приказы, распоряжения, решения, протоколы, акты, письма, заявления и др.
Что касается, например, договоров, отчетно-статистической, расчетно-денежной, научно-технической, медицинской документации, то при подготовке и оформлении данных документов соблюдать нормы Инструкции по делопроизводству не требуется. Однако на такие документы распространяются требования Инструкции по делопроизводству в части организации работы с документами<*>. Например, необходимо осуществлять их регистрацию, учет, контроль исполнения, а также хранение по правилам, установленным Инструкцией по делопроизводству.
Корректно ли оформление бланка для письма на одном языке с угловым расположением реквизитов?
Нет, некорректно. Бланк для письма должен оформляться на двух языках с продольным расположением
реквизитов <*>. Данное требование распространяется на все организации независимо от формы собственности.
Напомним, что при продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей <*>.
Какие риски несет организация при несоблюдении требований, установленных Инструкцией по делопроизводству?
Основными рисками, которые несет организация при несоблюдении Инструкции по делопроизводству, являются:
— материальные и временные затраты на устранение нарушений, выявленных контролирующими органами. Например, если имеющиеся бланки для письма и общие бланки разработаны с нарушениями, организации придется разрабатывать и тиражировать новые;
— недействительность документа при отсутствии обязательных реквизитов. Какие реквизиты документов относятся к обязательным, отражено в схеме <*>.
Какие функции возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ)? Какое наименование она может носить и обязательно ли ее создание в организации?
На службу ДОУ возлагается выполнение следующих функций <*>:
— организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации;
— контроль за соблюдением установленных правил работы с документами;
— методическое руководство работой с документами;
— обучение работников основам делопроизводства;
— внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами.
Служба ДОУ может называться по-разному: управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т.п.
Она может состоять из нескольких подразделений. Ее структура, задачи, функции закрепляются в положении
о службе ДОУ <*>.
При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного приказом руководителя организации работника (группу работников). Права, обязанности и ответственность данных работников определяются их должностными инструкциями <*>.
В чем особенности электронного документа?
Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением <*>:
— изображения Государственного герба Республики Беларусь;
— оттисков печатей и штампов.
Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей <*>:
1) общей — это непосредственно сам документ со всеми его реквизитами, за исключением даты документа, регистрационного индекса, резолюции, отметки о поступлении и других реквизитов, которые формируются после подписания документа электронно-цифровой подписью (далее — ЭЦП);
2) особенной — это ЭЦП лиц, осуществивших согласование (визирование), подписание, утверждение электронного документа, а также реквизиты, формируемые после подписания (дата документа, регистрационный индекс и др.).
Обратите внимание!
Должность, собственное имя, отчество (если таковое имеется) и фамилия владельца ЭЦП, подписывающего электронный документ, должны соответствовать указанным в общей части <*>.
В каких форматах должны создаваться электронные документы, предназначенные для обращения в системе межведомственного электронного документооборота госорганов?
Такие документы должны создаваться в одном из следующих форматов <*>:
— Portable Document Format / A (PDF/A);
— Office Open XML (DOCX);
— OpenDocument Format (ODT).
Данный перечень является закрытым. То есть в других форматах создавать и передавать электронные документы в госорганы не допускается.