С 27.10.2022 постановление Минюста от 30.08.2022 N 115 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. N 140» вносит изменения в перечень N 140, который устанавливает сроки хранения типовых документов.
1. Субъекты, на которых распространяется перечень N 140
В настоящее время сроки хранения дифференцируются по двум группам субъектов (графы 3, 4 перечня N 140 в действующей редакции):
— госорганы, иные организации, комплектующие госархивы, негосударственные организации, ИП;
— госорганизации, комплектующие госархивы.
С 27.10.2022 г. сроки хранения отдельно устанавливаются для трех групп (графы 3 — 5 перечня N 140 в новой редакции):
— госорганы, иные госорганизации, подчиненные им (входящие в состав, систему) органы и организации, негосударственные организации, комплектующие госархивы;
— организации, подчиненные госорганам, иным госорганизациям (входящие в их состав, систему), негосударственные организации с долей госсобственности в уставном фонде более 50 процентов, не комплектующие госархивы;
— иные негосударственные организации, не комплектующие госархивы, ИП.
Несмотря на внесенную корректировку, перечень N 140 в новой редакции распространяется на прежний круг субъектов и устанавливает сроки хранения документов для всех госорганов, иных организаций и ИП (п. 1 примечания к перечню N 140 в новой редакции).
2. Изменения в сроках хранения
В отношении ряда документов устанавливается срок хранения 55 лет. Примеры основных таких документов рассмотрим в таблице 1.
Таблица 1
| Документы со сроком хранения 55 лет (с 27.10.2022) |
Пункт перечня N 140 в новой редакции | Пункт перечня N 140 в действующей редакции |
| Приказы по личному составу (о приеме на работу, увольнении, предоставлении социальных отпусков, установлении доплат и т.д.), для которых в настоящее время установлен 75-летний срок хранения | п. 21.3 | п. 21.3 |
| Журналы регистрации приказов по личному составу, для которых устанавливается 55-летний срок хранения | п. 122.3 | п. 102.3 |
| Записка о социальном отпуске | п. 22.1 | п. 21-1.1 |
| Акты приема-передачи документов и дел при смене руководителей организаций, руководителей архивов организаций (лиц, ответственных за архивы) <*> | п. 41, 133 | п. 37, 113 |
| Доверенности на право управления организацией, подразделением организации <*> | п. 69 | п. 65 |
| Сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел) по личному составу | п. 144 | п. 124 |
| Лицевые счета (расчетные листки) по начислению зарплаты | п. 204 | п. 183 |
| Списки, табели, ведомости и наряды работников, занятых на работе с вредными и (или) опасными условиями труда | п. 530 | п. 508 |
| Документы по вопросам возмещения вреда, причиненного жизни и здоровью работника (постановления суда, приказы, распоряжения, заявления и др.) | п. 531 | п. 513 |
| Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (перечни рабочих мест по профессиям и должностям, протоколы, заключения, карты аттестации рабочего места по условиям труда, карты фотографии рабочего времени и др.) | п. 570 | п. 551 |
| Документы об экспертизе условий труда, качества проведения аттестации рабочих мест по условиям труда (докладные записки, информации, справки, заключения, предписания, переписка и др.) | п. 571 | п. 552 |
| Документы о кандидатах на госдолжности, включенные в кадровые реестры (характеристики, анкеты, заключения, переписка и др.) <**> | п. 659 | п. 624 |
| Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей служащих, избранию на должность служащего | п. 671 | п. 636 |
| Личные дела руководителей организаций <*> и работников | п. 673 | п. 638 |
| Личные карточки работников | п. 674 | п. 639 |
| Журналы (книги) учета личных дел, личных карточек | п. 675 | п. 640 |
| Контракты с госслужащими и журналы регистрации таких контрактов | п. 676, 677 | п. 641, 642 |
| Журналы, книги учета приема, перевода, перемещения и увольнения работников | п. 703 | п. 667 |
———————————
<*> Для субъектов, комплектующих госархивы, срок хранения останется постоянным, как и прежде.
<**> Срок установлен для субъектов, комплектующих госархивы.
Для негосударственных организаций, которые не являются источниками комплектования госархива, изменятся сроки хранения ряда документов: вместо постоянного хранения — 30 лет. Основные такие документы рассмотрим в таблице 2.
Таблица 2
| Документы со сроком хранения 30 лет (с 27.10.2022) |
Пункт перечня N 140 в новой редакции | Пункт перечня N 140 в действующей редакции |
| Приказы по основной деятельности и журналы их регистрации | п. 21.1, 122.1 | п. 21.1, 102.1 |
| Документы о создании, госрегистрации, переименовании, реорганизации, ликвидации (прекращении деятельности) организаций, их структурных подразделений | п. 24 | п. 23 |
| Устав | п. 25.1 | п. 24.1 |
| Структуры и штатная численность | п. 27.1 | п. 26.1 |
| Положения о структурных подразделениях | п. 28 | п. 27 |
| Регламенты, инструкции, правила, положения, методические указания и рекомендации | п. 29.1 | п. 28.1 |
| Штатное расписание | п. 33 | п. 32 |
| Переписка по основной деятельности | п. 37 | п. 33 |
| Документы по основной деятельности, представляемые в госорганы, вышестоящие организации (доклады, докладные записки, отчеты, справки, сведения) | п. 39 | п. 35 |
| Номенклатура дел организации | п. 113.1 | п. 93.1 |
| Дела фондов (паспорта архивов организаций, историко-архивные справки к фондам, акты проверки наличия и состояния дел фонда, листы проверки наличия и состояния дел фонда, акты приема-передачи документов и дел на постоянное хранение, акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, акты о неисправимых повреждениях дел (документов) и др.) | п. 127 | п. 107 |
| Протоколы заседаний ЦЭК, ЭК организаций и документы к ним | п. 129 | п. 109 |
| Книги учета поступления и выбытия документов | п. 142 | п. 122 |
| Карточки учета форм использования документов | п. 157 | п. 137 |
| Сводная годовая, годовая бухгалтерская и (или) финансовая отчетность | п. 186.1 | п. 165.1 |
| Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы и документы к ним | п. 187 | п. 166 |
| Документы о совершенствовании трудовых процессов (докладные записки, планы, справки, расчеты, схемы, карты и др.) | п. 480 | п. 459 |
| Документы о совершенствовании структуры аппарата управления (докладные записки, планы, информации, справки, расчеты и др.) | п. 481 | п. 460 |
| Документы о переводе работников на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю (отчеты, справки, информации и др.) | п. 486 | п. 465 |
| Коллективный договор | п. 497.1 | п. 475.1 |
| Тарифные сетки, тарифные ставки (тарифные оклады), оклады, должностные оклады | п. 503.1 | п. 482.1 |
| Документы о состоянии работы с кадрами (докладные записки, отчеты, сводки, справки и др.) | п. 656 | п. 621 |
| Кадровые реестры | п. 658 | п. 623 |
| Списки лиц, состоящих в резерве руководящих кадров | п. 664 | п. 629 |
Уменьшать установленные сроки хранения по-прежнему будет нельзя (п. 4 примечания к перечню N 140 в новой редакции).
Ряд корректировок сроков хранения связан с внесением изменений в Закон об архивном деле и делопроизводстве, которые также вступят в силу с 27.10.2022 (ст. 20-1 Закона об архивном деле и делопроизводстве в новой редакции).
3. Приказы по личному составу
Приказы по личному составу исходя из сроков их хранения по-прежнему будут делиться на две группы (п. 21.3, 21.4 перечня N 140 в новой редакции, п. 21.3, 21.4 перечня N 140 в действующей редакции):
— с 55-летним сроком хранения (в настоящее время для них установлен 75-летний срок хранения);
— 3-летним сроком хранения (их срок хранения не изменился).
Перечень N 140 в новой редакции дополнен новыми видами таких приказов с учетом сложившейся практики применения. Подробнее то, какие новые виды приказов отражены в перечне N 140 в новой редакции и какой срок хранения для них установлен, рассмотрим в таблице 3 (п. 21.3, 21.4 перечня N 140 в новой редакции, п. 21.3, 21.4 перечня N 140 в действующей редакции).
Таблица 3
| 55 лет | 3 года |
| об установлении компенсаций | о переносе трудового отпуска |
| об изменении существенных условий труда | о направлении на профессиональную
подготовку |
| о привлечении к работе в государственные праздники, праздничные и выходные дни | о социальной поддержке неработающих пенсионеров |
| об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника | |
| о присвоении классных чинов, дипломатических рангов, персональных
званий |
|
| о предоставлении отпусков для нахождения в режиме самоизоляции |
Напомним, что регистрационный индекс приказов по личному составу дополняется литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения), «л» (для документов 3-летнего срока хранения) (ч. 2 подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству). Полагаем, в последующем Инструкция по делопроизводству будет приведена в соответствие с перечнем N 140 в новой редакции.
4. Главы перечня N 140
Произошли изменения в главах перечня N 140. В частности:
1) добавлены новые главы:
— «Противодействие коррупции». В ней установлены сроки хранения протоколов заседаний комиссий по противодействию коррупции, документов по вопросам борьбы с коррупцией (информации, сведения, переписка и др.), письменных обязательств государственных должностных лиц, журналов учета коррупционных нарушений и иных документов (глава 6 перечня N 140 в новой редакции);
— «Промышленная безопасность». Она определяет сроки хранения документов об организации и обеспечении промышленной безопасности (положения, планы, отчеты и др.), о ее состоянии (акты, отчеты и т.п.), инструкций по промышленной безопасности и иных документов в данной сфере (глава 48 перечня N 140 в новой редакции);
2) глава, посвященная обращениям граждан и юрлиц, изменила название на «Обращения граждан и юридических лиц. Осуществление административных процедур». Она дополняется документами, оформляемыми при осуществлении административных процедур (п. 100 — 111 перечня N 140 в новой редакции);
3) скорректированы наименования и содержание некоторых глав, касающихся сферы образования. Например:
— глава о дополнительном образовании детей и молодежи дополнена дополнительным образованием одаренных детей и молодежи. Напомним, что его реализовывают детские технопарки (п. 2 ст. 240 Кодекса об образовании, глава 37 перечня N 140 в новой редакции);
— глава «Послевузовское образование» переименована в «Научно-ориентированное образование» (глава 39 перечня N 140 в новой редакции).
Данными корректировками перечень N 140 приведен в соответствие с Кодексом об образовании, который вступил в силу с 01.09.2022.
В связи с произведенными корректировками в сроках и нумерации пунктов перечня N 140 нанимателям нужно будет пересмотреть содержание номенклатур дел, локальных правовых актов и при необходимости внести в них соответствующие изменения.
Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
