С 27.10.2022 постановление Минюста от 30.08.2022 N 115 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. N 140» вносит изменения в перечень N 140, который устанавливает сроки хранения типовых документов.

1. Субъекты, на которых распространяется перечень N 140

В настоящее время сроки хранения дифференцируются по двум группам субъектов (графы 3, 4 перечня N 140 в действующей редакции):

— госорганы, иные организации, комплектующие госархивы, негосударственные организации, ИП;

— госорганизации, комплектующие госархивы.

С 27.10.2022 сроки хранения отдельно устанавливаются для трех групп (графы 3 — 5 перечня N 140 в новой редакции):

— госорганы, иные госорганизации, подчиненные им (входящие в состав, систему) органы и организации, негосударственные организации, комплектующие госархивы;

— организации, подчиненные госорганам, иным госорганизациям (входящие в их состав, систему), негосударственные организации с долей госсобственности в уставном фонде более 50 процентов, не комплектующие госархивы;

— иные негосударственные организации, не комплектующие госархивы, ИП.

Несмотря на внесенную корректировку, перечень N 140 в новой редакции распространяется на прежний круг субъектов и устанавливает сроки хранения документов для всех госорганов, иных организаций и ИП (п. 1 примечания к перечню N 140 в новой редакции).

2. Изменения в сроках хранения

В отношении ряда документов устанавливается срок хранения 55 лет. Примеры основных таких документов рассмотрим в таблице 1.

Таблица 1

Документы со сроком хранения 55 лет
(с 27.10.2022)
Пункт перечня N 140 в новой редакции Пункт перечня
N 140 в действующей редакции
Приказы по личному составу (о приеме на работу, увольнении, предоставлении социальных отпусков, установлении доплат и т.д.), для которых в настоящее время установлен 75-летний срок хранения п. 21.3 п. 21.3
Журналы регистрации приказов по личному составу, для которых устанавливается 55-летний срок хранения п. 122.3 п. 102.3
Записка о социальном отпуске п. 22.1 п. 21-1.1
Акты приема-передачи документов и дел при смене руководителей организаций, руководителей архивов организаций (лиц, ответственных за архивы) <*> п. 41, 133 п. 37, 113
Доверенности на право управления организацией, подразделением организации <*> п. 69 п. 65
Сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел) по личному составу п. 144 п. 124
Лицевые счета (расчетные листки) по начислению зарплаты п. 204 п. 183
Списки, табели, ведомости и наряды работников, занятых на работе с вредными и (или) опасными условиями труда п. 530 п. 508
Документы по вопросам возмещения вреда, причиненного жизни и здоровью работника (постановления суда, приказы, распоряжения, заявления и др.) п. 531 п. 513
Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (перечни рабочих мест по профессиям и должностям, протоколы, заключения, карты аттестации рабочего места по условиям труда, карты фотографии рабочего времени и др.) п. 570 п. 551
Документы об экспертизе условий труда, качества проведения аттестации рабочих мест по условиям труда (докладные записки, информации, справки, заключения, предписания, переписка и др.) п. 571 п. 552
Документы о кандидатах на госдолжности, включенные в кадровые реестры (характеристики, анкеты, заключения, переписка и др.) <**> п. 659 п. 624
Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей служащих, избранию на должность служащего п. 671 п. 636
Личные дела руководителей организаций <*> и работников п. 673 п. 638
Личные карточки работников п. 674 п. 639
Журналы (книги) учета личных дел, личных карточек п. 675 п. 640
Контракты с госслужащими и журналы регистрации таких контрактов п. 676, 677 п. 641, 642
Журналы, книги учета приема, перевода, перемещения и увольнения работников п. 703 п. 667

———————————

<*> Для субъектов, комплектующих госархивы, срок хранения останется постоянным, как и прежде.

<**> Срок установлен для субъектов, комплектующих госархивы.

Для негосударственных организаций, которые не являются источниками комплектования госархива, изменятся сроки хранения ряда документов: вместо постоянного хранения — 30 лет. Основные такие документы рассмотрим в таблице 2.

Таблица 2

Документы со сроком хранения 30 лет
(с 27.10.2022)
Пункт перечня N 140 в новой редакции Пункт перечня N 140 в действующей редакции
Приказы по основной деятельности и журналы их регистрации п. 21.1, 122.1 п. 21.1, 102.1
Документы о создании, госрегистрации, переименовании, реорганизации, ликвидации (прекращении деятельности) организаций, их структурных подразделений п. 24 п. 23
Устав п. 25.1 п. 24.1
Структуры и штатная численность п. 27.1 п. 26.1
Положения о структурных подразделениях п. 28 п. 27
Регламенты, инструкции, правила, положения, методические указания и рекомендации п. 29.1 п. 28.1
Штатное расписание п. 33 п. 32
Переписка по основной деятельности п. 37 п. 33
Документы по основной деятельности, представляемые в госорганы, вышестоящие организации (доклады, докладные записки, отчеты, справки, сведения) п. 39 п. 35
Номенклатура дел организации п. 113.1 п. 93.1
Дела фондов (паспорта архивов организаций, историко-архивные справки к фондам, акты проверки наличия и состояния дел фонда, листы проверки наличия и состояния дел фонда, акты приема-передачи документов и дел на постоянное хранение, акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, акты о неисправимых повреждениях дел (документов) и др.) п. 127 п. 107
Протоколы заседаний ЦЭК, ЭК организаций и документы к ним п. 129 п. 109
Книги учета поступления и выбытия документов п. 142 п. 122
Карточки учета форм использования документов п. 157 п. 137
Сводная годовая, годовая бухгалтерская и (или) финансовая отчетность п. 186.1 п. 165.1
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы и документы к ним п. 187 п. 166
Документы о совершенствовании трудовых процессов (докладные записки, планы, справки, расчеты, схемы, карты и др.) п. 480 п. 459
Документы о совершенствовании структуры аппарата управления (докладные записки, планы, информации, справки, расчеты и др.) п. 481 п. 460
Документы о переводе работников на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю (отчеты, справки, информации и др.) п. 486 п. 465
Коллективный договор п. 497.1 п. 475.1
Тарифные сетки, тарифные ставки (тарифные оклады), оклады, должностные оклады п. 503.1 п. 482.1
Документы о состоянии работы с кадрами (докладные записки, отчеты, сводки, справки и др.) п. 656 п. 621
Кадровые реестры п. 658 п. 623
Списки лиц, состоящих в резерве руководящих кадров п. 664 п. 629

Уменьшать установленные сроки хранения по-прежнему будет нельзя (п. 4 примечания к перечню N 140 в новой редакции).

Ряд корректировок сроков хранения связан с внесением изменений в Закон об архивном деле и делопроизводстве, которые также вступят в силу с 27.10.2022 (ст. 20-1 Закона об архивном деле и делопроизводстве в новой редакции).

3. Приказы по личному составу

Приказы по личному составу исходя из сроков их хранения по-прежнему будут делиться на две группы (п. 21.3, 21.4 перечня N 140 в новой редакции, п. 21.3, 21.4 перечня N 140 в действующей редакции):

— с 55-летним сроком хранения (в настоящее время для них установлен 75-летний срок хранения);

— 3-летним сроком хранения (их срок хранения не изменился).

Перечень N 140 в новой редакции дополнен новыми видами таких приказов с учетом сложившейся практики применения. Подробнее то, какие новые виды приказов отражены в перечне N 140 в новой редакции и какой срок хранения для них установлен, рассмотрим в таблице 3 (п. 21.3, 21.4 перечня N 140 в новой редакции, п. 21.3, 21.4 перечня N 140 в действующей редакции).

Таблица 3

55 лет 3 года
об установлении компенсаций о переносе трудового отпуска
об изменении существенных условий труда о направлении на профессиональную

подготовку

о привлечении к работе в государственные праздники, праздничные и выходные дни о социальной поддержке неработающих пенсионеров
об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника
о присвоении классных чинов, дипломатических рангов, персональных

званий

о предоставлении отпусков для нахождения в режиме самоизоляции

Напомним, что регистрационный индекс приказов по личному составу дополняется литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения), «л» (для документов 3-летнего срока хранения) (ч. 2 подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству). Полагаем, в последующем Инструкция по делопроизводству будет приведена в соответствие с перечнем N 140 в новой редакции.

4. Главы перечня N 140

Произошли изменения в главах перечня N 140. В частности:

1) добавлены новые главы:

— «Противодействие коррупции». В ней установлены сроки хранения протоколов заседаний комиссий по противодействию коррупции, документов по вопросам борьбы с коррупцией (информации, сведения, переписка и др.), письменных обязательств государственных должностных лиц, журналов учета коррупционных нарушений и иных документов (глава 6 перечня N 140 в новой редакции);

— «Промышленная безопасность». Она определяет сроки хранения документов об организации и обеспечении промышленной безопасности (положения, планы, отчеты и др.), о ее состоянии (акты, отчеты и т.п.), инструкций по промышленной безопасности и иных документов в данной сфере (глава 48 перечня N 140 в новой редакции);

2) глава, посвященная обращениям граждан и юрлиц, изменила название на «Обращения граждан и юридических лиц. Осуществление административных процедур». Она дополняется документами, оформляемыми при осуществлении административных процедур (п. 100 — 111 перечня N 140 в новой редакции);

3) скорректированы наименования и содержание некоторых глав, касающихся сферы образования. Например:

— глава о дополнительном образовании детей и молодежи дополнена дополнительным образованием одаренных детей и молодежи. Напомним, что его реализовывают детские технопарки (п. 2 ст. 240 Кодекса об образовании, глава 37 перечня N 140 в новой редакции);

— глава «Послевузовское образование» переименована в «Научно-ориентированное образование» (глава 39 перечня N 140 в новой редакции).

Данными корректировками перечень N 140 приведен в соответствие с Кодексом об образовании, который вступил в силу с 01.09.2022.

В связи с произведенными корректировками в сроках и нумерации пунктов перечня N 140 нанимателям нужно будет пересмотреть содержание номенклатур дел, локальных правовых актов и при необходимости внести в них соответствующие изменения.

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex