Для выполнения своих рабочих задач сотруднику приходится использовать свой автомобиль. Наниматель и работник хотят договориться о возмещении расходов на топливо без выплаты компенсации за износ автомобиля. Бухгалтеру важно знать, правомерно ли это. Если да, то как оформить такую договоренность документально.
1. Безвозмездное использование автомобиля работника
Автомобиль работника может быть использован для нужд нанимателя (ст. 106 ТК).
Примечание
Для нужд нанимателя допускается использовать автомобиль, который:
— находится в собственности работника;
— работник использует по доверенности, договору аренды (иному документу, дающему право пользоваться, владеть и (или) распоряжаться автомобилем).
По общему правилу наниматель выплачивает работнику компенсацию за износ (амортизацию) автомобиля. Компенсация — это денежная выплата, установленная с целью возмещения работнику затрат, связанных с выполнением им трудовых обязанностей. Размер и порядок компенсации за износ (амортизацию) автомобиля наниматель и работник определяют по договоренности между собой (ч. 2 ст. 90, ст. 106 ТК).
Получение компенсации за износ (амортизацию) автомобиля — это право работника (ст. 106 ТК). То есть работник вправе отказаться от выплаты такой компенсации.
Таким образом, работник и наниматель могут прийти к соглашению, что автомобиль будет использоваться безвозмездно (без выплаты компенсации).
2. Возмещение иных расходов без выплаты компенсации
При использовании автомобиля без выплаты компенсации работник и наниматель могут прийти к соглашению о полном или частичном возмещении работнику расходов, связанных с использованием автомобиля. Например, расходов:
— на горюче-смазочные материалы (ГСМ) (топливо, масла, специальные жидкости и т.п.);
— ремонт и сервисное обслуживание автомобиля;
— охраняемую стоянку;
— обязательное и (или) добровольное страхование автомобиля и т.д.
Использование работником личного автомобиля для нужд нанимателя предполагает также эксплуатацию автомобиля в нерабочее время в личных целях. Поэтому важно определить порядок возмещения расходов, связанных с использованием автомобиля.
Законодательство не регламентирует порядок распределения таких расходов. Стороны договариваются об этом самостоятельно. В частности, наниматель может компенсировать работнику расходы на ГСМ на основании документов, подтверждающих расходы на ГСМ, связанные с исполнением работником своих обязанностей (путевых листов, чеков с автозаправок, иных документов). Важно понимать, что возмещению подлежат расходы на ГСМ, которые использованы работником при исполнении им служебных обязанностей. Иными словами, предоставить только копию чека с заправочной станции недостаточно. Нужно будет также подтвердить, что данное топливо израсходовано для нужд нанимателя. Например, для этого стороны могут согласовать ведение журнала служебных поездок, в котором будут указывать дату использования автомобиля, Ф.И.О. и должность работника, маршрут, цель поездки и иные необходимые сведения.
Примечание
Путевые листы в настоящее время не обязательны к применению (абз. 2 подп. 4.5 п. 4 Декрета N 7). Однако для учета расхода топлива, а также обоснования использования автомобиля для нужд нанимателя может быть признано необходимым применять документ такой же информативности, как и путевой лист. Наниматель может самостоятельно утвердить форму этого документа.
Также наниматель может установить ежемесячный фиксированный лимит, в пределах которого работнику возмещаются расходы на ГСМ, связанные с использованием автомобиля для служебных целей. Отметим, что при введении такого ограничения работнику все равно нужно будет подтверждать, что топливо израсходовано для нужд нанимателя.
Ремонт и сервисное обслуживание автомобиля работник, как правило, осуществляет за свой счет.
3 Документальное оформление
Использование автомобиля работника, а также договоренности о выплате или невыплате компенсации, возмещении расходов следует оформить документально. Законодательством этот вопрос четко не регламентирован. Далее рассмотрим пример оформления использования автомобиля без выплаты компенсации с возмещением расходов на ГСМ.
Инициатива об использовании работником личного автомобиля в служебных целях может исходить как от работника, так и от нанимателя. На практике зачастую с такой просьбой обращается именно работник. Для этого он пишет заявление на имя нанимателя.
Пример формулировки заявления
При исполнении своих должностных обязанностей (поездки к заказчикам для выполнения художественно-оформительских работ) я постоянно использую принадлежащий мне на праве собственности автомобиль марки «Мазда 3», 2012 г. выпуска, кузов W0L0OYFD00X0000000, госномер 0000 MA-0. В связи с этим прошу возмещать мне расходы на бензин, связанные с рабочими поездками, без выплаты компенсации за износ (амортизацию) транспортного средства.
Договоренность об использовании личного автомобиля работника для нужд нанимателя может быть оформлена разными способами.
Способ 1. Включение условия об использовании автомобиля в трудовой договор (контракт):
— при приеме на работу. В таком случае договоренность об использовании автомобиля работника в служебных целях прописывают в пункте (пунктах) трудового договора (контракта). В каком именно месте трудового договора (контракта) указать рассматриваемое условие, законодательством не установлено. В частности, использование автомобиля может быть прописано в дополнительных условиях (п. 12 Примерной формы контракта, п. 17 примерной формы трудового договора);
— в процессе трудовой деятельности. В этом случае работник и наниматель заключают дополнительное соглашение к действующему трудовому договору (контракту), содержащее условие об использовании автомобиля.
Полагаем, что в трудовом договоре (контракте) можно прописать условие о возмещении расходов на ГСМ, а размер и порядок такого возмещения, например, определить в отдельном приказе. Если стороны все согласовали в договоре, то отдельный приказ издавать не требуется.
Пример формулировки в трудовом договоре (контракте), дополнительном соглашении
12. Работник в процессе своей трудовой деятельности использует личный автомобиль (марки «Мазда 3», 2012 г. выпуска, кузов W0L0OYFD00X0000000, госномер 0000 MA-0), принадлежащий Работнику на праве собственности, для нужд Нанимателя без получения компенсации за износ (амортизацию) автомобиля.
Вариант 1. Наниматель возмещает Работнику расходы на горюче-смазочные материалы, связанные с использованием автомобиля Работника для нужд Нанимателя. Порядок возмещения расходов определяется по договоренности между Нанимателем и Работником и устанавливается приказом Нанимателя.
Вариант 2. Наниматель возмещает Работнику расходы на горюче-смазочные материалы, произведенные при эксплуатации автомобиля для нужд Нанимателя, на основании подтверждающих документов, предоставленных Работником. Выплата производится ежемесячно 12-го числа одновременно с выплатой заработной платы.
Пример формулировки приказа о возмещении расходов на ГСМ
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Возмещать с ДД.ММ.ГГГГ Федорову И.И., исполнителю художественно-оформительских работ, расходы на горюче-смазочные материалы, произведенные при эксплуатации автомобиля марки «Мазда 3», 2012 г. выпуска, кузов W0L0OYFD00X0000000, госномер 0000 MA-0, принадлежащего работнику на праве собственности и используемого для нужд нанимателя, на основании подтверждающих документов, предоставленных работником.
2. Бухгалтерии ежемесячно производить выплату в целях возмещения расходов на горюче-смазочные материалы одновременно с выплатой заработной платы за отчетный период.
| Основание: | 1. Дополнительное соглашение к контракту от ДД.ММ.ГГГГ N 23. |
| 2. Копия свидетельства о регистрации транспортного средства. |
Способ 2. Заключение отдельного соглашения (договора) об использовании автомобиля работника.
Работник и наниматель могут заключить отдельное соглашение (договор). Такой документ составляют в двух экземплярах (один — для работника, другой — для нанимателя). В соглашении (договоре) целесообразно зафиксировать:
— сведения об автомобиле (марка, модель, год выпуска, номер кузова, регистрационный знак (номер) и т.д.);
— цель использования автомобиля, а именно выполнение работником своих трудовых обязанностей;
— срок использования автомобиля и срок действия соглашения (договора). Обращаем внимание, что срок действия соглашения (договора) не должен превышать срок действия:
трудового договора;
доверенности, договора аренды или иного документа, на основании которого работник пользуется автомобилем (в случае, если работник не является собственником автомобиля).
Пример
С работником заключен контракт, срок действия которого истекает 05.06.2025. Работник обратился к нанимателю с просьбой заключить с ним договор об использовании автомобиля в служебных целях. Работник не является собственником автомобиля, а использует его по доверенности от супруги на право владения, пользования и распоряжения автомобилем. Срок действия доверенности — до 21.10.2024. В данном случае договор об использовании автомобиля правомерно заключить на срок до 21.10.2024 (до истечения срока действия доверенности);
— договоренности о выплате (невыплате) компенсации. В рассматриваемом случае указываем, что компенсация не выплачивается;
— договоренности о возмещении работнику расходов, связанных с использованием автомобиля для нужд нанимателя.
Пример формулировки соглашения
1. Работник при исполнении своих трудовых обязанностей (выполнение художественно-оформительских работ) использует для нужд Нанимателя личный автомобиль (марки «Мазда 3», 2012 г. выпуска, кузов W0L0OYFD00X0000000, госномер 0000 MA-0), принадлежащий Работнику на праве собственности.
2. Работнику не выплачивается компенсация за износ (амортизацию) автомобиля в соответствии со статьей 106 Трудового кодекса Республики Беларусь.
3. Наниматель возмещает Работнику расходы на горюче-смазочные материалы, произведенные при эксплуатации автомобиля для нужд Нанимателя, на основании подтверждающих документов, предоставленных Работником.
4. Выплата, указанная в п. 3 настоящего Соглашения, производится ежемесячно 12-го числа одновременно с выплатой заработной платы.
5. Ремонт и техническое обслуживание автомобиля, добровольное страхование гражданской ответственности, оплата платных автостоянок производятся за счет Работника.
6. Срок использования автомобиля для нужд Нанимателя: с ДД.ММ.ГГГГ по дату прекращения трудовых отношений между Нанимателем и Работником.
7. Срок действия настоящего Соглашения определяется сроком действия трудового договора, заключенного между Работником и Нанимателем.
Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
