Согласно исследованиям, проведенным REVERA law group среди своих клиентов в 2019 г., только у 45% респондентов частично автоматизированы такие процессы, как договорная работа, разработка и согласование локальных НПА, правовое сопровождение трудовых отношений, а также визирование/согласование договоров. Это значит, что юристы тратят массу времени на задачи, которые могут быть выполнены без участия или с минимальным участием юриста.

Рассмотрим, какие Legal Tech продукты могут превращать «боли» юридических департаментов в решения.

Справочно
Legal Tech (сокращ. от англ. legal technology) — это различные платформы, программы, продукты и инструменты, которые разработаны для упрощения и оптимизации процессов, составляющих профессиональную деятельность юристов.
ELTA — European Legal Tech Association — ассоциация, которая продвигает науку и исследования, а также европейское и международное общение в области юридических технологий и смежных дисциплин.

1. Что можно отнести к неавтоматизированным процессам, которые требуют больше всего «непродуктивного» времени

К неавтоматизированным процессам, которые требуют больше всего «непродуктивного» времени, юристы чаще всего относят:

— договорную работу (создание типовых договоров по готовым шаблонам);

— претензионно-исковую работу (написание претензий и исков «по шаблону»);

— визирование/согласование договоров (согласование изменений в типовые договоры, проверку договоров после внесения реквизитов и т.д.);

— согласование и выдача доверенностей;

— консультирование внутренних клиентов (преимущественно по однотипным вопросам);

— проверка контрагентов;

— сопровождение трудовых отношений (составление трудовых договоров, контрактов, приказов и распоряжений, подготовка документов для оформления отпуска по уходу за ребенком, трудового отпуска или отпуска «за свой счет»).

2. Какие технические решения могут избавить юридические департаменты от рутины

2.1. Что может помочь в работе с типовыми однообразными документами

Большинство запрашиваемых у юридических департаментов документов — стандартные. Это типовые договоры, например поставки или оказания услуг, доверенности или претензии для отдела закупок или продаж. Тем не менее у юриста уходит масса времени на ввод данных вручную; опрос заказчика договора с целью выяснить, какие условия подойдут для данного документа; вычитку договора после того, как сотрудник самостоятельно подготовил документ по шаблону, чтобы избежать опасной «самодеятельности» сотрудника.

Подготовка этих и других типовых документов, по мнению автора, не требует участия юриста и может быть автоматизирована с помощью конструкторов документов и делегирована другим специалистам.

Для компаний, автоматизированных на базе 1С, оптимальным может быть внедрение интеграционных модулей, разработанных на базе 1С. Таким примером может быть 1-C:КПД — Конструктор документов.

Но у юридических департаментов компаний, где не проводится комплексная автоматизация, тоже есть выход — использование отдельных конструкторов документов. Например, таким решением является Doc.one  от Pravo.tech — это облачный сервис с открытым API, позволяющий интегрироваться с CRM и другими системами. Вы самостоятельно наполняете продукт своими шаблонами и для этого не нужно привлечение программиста. В шаблоне вы создаете перечень вопросов, при ответе на которые формируется готовый документ под конкретную бизнес-ситуацию. Этот инструмент не содержит готовых шаблонов.

Другим облачным решением является Турбоконтракт, который помимо конструктора шаблонов снабжен системой электронного документооборота для оперативного согласования, подписания электронного документа.

Для организаций, работающих с российскими контрагентами и когда применимым правом является право России, могут быть полезными конструкторы документов, уже содержащие разработанные российскими юристами шаблоны документов, например Freshdoc, Doczilla. Однако стоит учесть, что стоимость лицензии продуктов с готовыми шаблонами намного выше, чем стоимость платформы для самостоятельного создания своих шаблонов.

Белорусским решением, содержащим готовые шаблоны, является Конструктор претензий при нарушении срока оплаты от ilex.by.

Некоторые конструкторы с готовыми шаблонами представлены на boriusdoc.com.

С помощью конструкторов документов решается проблема сокращения общего количества шаблонов в компании, их унификация, поддержка версионности, исключение ошибок человеческого фактора. Вместо десятков вариантов одного документа (одноязычный/двуязычный, с предоплатой/постоплатой и т.д.) создается один многовариантный шаблон, изменения в который можно внести за раз, что гарантирует актуальность версий всех документов, создаваемых на основе конструктора в случае изменения законодательства или регламентов компании.

2.2. Что может помочь в работе с однотипными вопросами от внутреннего клиента

Ежедневно юристы получают десятки писем и телефонных звонков от коллег с повторяющимися однотипными вопросами, ответы на которые можно поручить чат-боту. С помощью конструкторов чат-ботов создать чат-бот можно самостоятельно, без написания кода и привлечения программиста. Чат-бот задаст сотруднику нужные вопросы по сценарию диалога и даст на них ответы. Чат-бот — это еще и отличный инструмент для того, чтобы быстро сориентироваться, что делать в той или иной ситуации, не прибегая к поиску ответа в длинном бизнес-процессе или регламенте компании.

Онлайн-сервис Pipe.bot предлагает «собрать» собственного чат-бота, который может быть размещен в Telegram, Facebook Messenger, Viber и других платформах. Это можно сделать бесплатно, но в интерфейсе конструктора бота придется разобраться (навыки программирования не требуются).

Платный конструктор ботов Form.one от Pravo.tech имеет более простой интерфейс для создания ботов. Кроме того, он позволяет соединять нескольких ботов и переходить из одной ветки диалога в другую, назначить встречу с сотрудником компании (с помощью интеграции с Google-календарем). Если для решения вопроса вам нужны дополнительные документы, их также может запросить бот и положить в нужную папку (например, копии устава, свидетельства контрагента, доверенность на уполномоченное на подписание лицо и т.д.).

2.3. Что может помочь в согласовании договоров и иных документов

Компании, в которых этот процесс никак не автоматизирован, используют для согласования и визирования электронную почту, Google Документы (что, на взгляд автора, небезопасно) или старый добрый «бегунок» — отдельный лист для виз или печать, на которую ставятся подписи. При этом сложно отслеживать и контролировать сроки согласования всеми лицами, сложно доподлинно подтвердить, что именно этот сотрудник согласовал внесение в договор указанных изменений, что изменения находятся в его зоне ответственности (что особенно актуально для компаний, где согласующие органы размещены в разных местах).

У ряда предприятий процесс согласования документов автоматизирован на базе 1С. Многие успешно используют 1С: Документооборот, который в сочетании с уже упомянутым 1С:КПД — Конструктор документов автоматизирует цикл создания и согласования документов в юридическом департаменте.

Для тех предприятий, которые не используют платформу 1С, можно предложить такие Legal Tech решения, как уже упомянутый Турбоконктракт, Docsvision, Directum, Axdraft , Doczilla , Manage.one. Все они являются облачными продуктами. C помощью открытого API они могут интегрироваться с другими системами.

2.4. Что может помочь, если в юридических департаментах нет инструментов для управления процессами

В условиях высокой степени автоматизации финансовой, бухгалтерской отрасли юридические департаменты до сих пор остаются слабо автоматизированными. Во многих компаниях постановка задач и назначение ответственных до сих пор осуществляются через электронную почту, хранение и систематизация документов по делам — через общие сетевые папки, а контроль и статус дел — через личные обращения. При такой организации работы в юридическом департаменте сложно контролировать весь объем дел (из-за чего нередко пропускаются сроки), следить за текущим ходом дел (статус которых все время меняется), оценивать нагрузку на каждого сотрудника. В результате снижается эффективность юридического департамента, что нередко воспринимается как проблема дефицита кадров, а не отсутствия автоматизации.

Эти вопросы успешно решаются с помощью специфических продуктов для автоматизации процессов юридических департаментов, среди которых — Jeffit, Case.one. Эти продукты позволяют создавать карточки проектов, дел, в которые заносится вся важная информация. После чего вы можете следить за изменениями по каждому кейсу в режиме реального времени, ставить задачи со сроками и ответственными внутри дел, группировать дела по принципам, используемым в компании, настраивать сценарии автоматизации для каждого типа дел. Пример — готовая последовательность задач для регистрации ООО, которые даже новичку не надо согласовывать с руководителем.

2.5. Что может помочь для проверки контрагента

Большинство компаний осуществляют проверку контрагента перед заключением договора в рамках принципа должной осмотрительности и уменьшения рисков. Без специализированных систем проверки контрагентов эта процедура занимает много времени.

Среди белорусских решений можно упомянуть СтатусПро, kartoteka.by, contragento.by.

Для компаний, работающих с российскими контрагентами, подойдут Casebook, СПАРК, СКРИН, Контур-Фокус. Casebook позволяет также строить связи аффилированности в графическом виде.

Перечень описанных Legal Tech решений не является исчерпывающим. Для каждой организации с ее индивидуальной архитектурой бизнес-процессов запрос на автоматизацию будет свой. Главным остается то, что любая автоматизация, по мнению автора, неизбежно улучшает управляемость бизнес-процессами и способствует уменьшению количества ошибок в работе и высвобождает время для действительно важного.