Годовая инвентаризация призвана подтвердить правильность остатков по счетам бухучета для того, чтобы годовая бухотчетность была достоверной. А значит, фактически активы и обязательства нужно проверить до составления отчетности. Поскольку годовую отчетность составляют по состоянию на 31 декабря, фактический пересчет активов и проверку величины обязательств нужно выполнить не позднее этой даты (абз. 4 ст. 1, п. 1, 2 ст. 14 Закона от 12.07.2013 N 57-З; п. 3, 7, ч. 3 п. 8 Инструкции от 30.11.2007 N 180).

Рассматривать результаты инвентаризации можно и после 31.12.2023, но не позже срока составления годовой бухотчетности. Это же касается и принятия руководителем решения. При этом в учете результаты годовой инвентаризации отражаются именно на 31.12.2023 (ч. 1 п. 77 Инструкции от 30.11.2007 N 180, абз. 1 п. 2 ст. 14 Закона от 12.07.2013 N 57-З).

Если по каким-либо причинам организации не подходят утвержденные формы инвентаризационных описей (в них недостаточно информации и т.п.), она вправе разработать и утвердить собственные (ч. 3 п. 23 Инструкции от 30.11.2007 N 180, абз. 6 п. 4 ст. 9 Закона от 12.07.2013 N 57-З).

До того как приступить к проверке фактического наличия активов, все документы по их движению сдают в бухгалтерию. Документы визирует председатель инвентаризационной комиссии. То есть он указывает «до инвентаризации на «_________» (дата)». И именно на дату, обозначенную председателем, определяются остатки по данным учета (ч. 1, 2 п. 21 Инструкции от 30.11.2007 N 180).

В случае когда активы организации переданы другим организациям в переработку, на хранение или в аренду, их инвентаризация заключается в сверке сумм, числящихся в бухучете организации, с данными документов, которыми оформлена передача активов. Иначе говоря, организация выполняет только документальную проверку и по ее результатам составляет отдельные инвентаризационные описи.
При этом фактическое наличие активов может подтверждаться сведениями, поступившими от организации-получателя — данными экземпляров ее инвентаризационных описей, сличительных ведомостей или других документов (п. 36, ч. 3 п. 52, п. 54 Инструкции от 30.11.2007 N 180).

Нужно зачеркнуть неправильную запись и сделать над ней правильную. Такие исправления надо внести во все экземпляры инвентаризационной описи. Причем стоит помнить, что все исправления оговариваются и подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. (ч. 1 п. 28 Инструкции от 30.11.2007 N 180).

Перед составлением годовой бухотчетности находящиеся у работников средства индивидуальной защиты инвентаризируют наряду с другими материалами.
Так, используемые работниками СИЗ инвентаризируют по количеству и наименованию в местах их эксплуатации и хранения. А информацию о наличии таковых можно заносить в групповую инвентаризационную опись. Соответствующая форма законодательством не предусмотрена, поэтому организация разрабатывает ее сама (абз. 3 ч. 1 п. 2, п. 5, ч. 1, 2 п. 55 Инструкции от 30.11.2007 N 180).

Организация вправе определить стоимость выявленных излишков одним из способов (ч. 2 п. 39 Инструкции от 30.11.2007 N 180, ч. 1 п. 46 Инструкции от 12.11.2010 N 133):
— либо на основании заключения об их оценке, проведенной лицами, осуществляющими оценочную деятельность;
— либо самостоятельно — исходя из прейскурантов, бюллетеней, каталогов и иных документов, определяющих стоимость аналогичных активов. При этом степень (процент) износа устанавливают по фактическому техническому состоянию инвентаря.
Каким из способов воспользоваться, решает организация.

Организация вправе определить стоимость выявленных излишков одним из способов (ч. 2 п. 39 Инструкции от 30.11.2007 N 180, ч. 1. п. 11 Стандарта от 28.12.2022 N 64):
— либо на основании заключения об их оценке, проведенной лицами, осуществляющими оценочную деятельность;
— либо самостоятельно — исходя из прейскурантов, бюллетеней, каталогов и иных документов, определяющих стоимость аналогичных активов (с учетом степени износа инвентаря).
Каким из способов воспользоваться, решает организация.

Стоимость сырья, недостача которого обнаружена на складе в процессе хранения, списывается на счет 94. Исключение установлено только для потерь в результате стихийных бедствий: в этом случае стоимость утраченного напрямую переносится на субсчет 90-10.
Как следствие, выявленную на складе недостачу сырья в пределах норм естественной убыли следует провести по счету 94, а затем списать на счета 20, 23 и др. (ч. 1, 2, 7 п. 73 Инструкции от 29.06.2011 N 50).

Выбытие ТМЦ в связи с недостачей независимо от их вида НДС не облагается (ст. 31, подп. 1.1 п. 1 ст. 115 НК).
А касательно восстановления «входного» налога отметим следующее.
По общему правилу НДС нужно восстановить при утрате ТМЦ в процессе хранения, транспортировки и (или) реализации. То есть если НДС был принят к вычету по недостающим ТМЦ, то вычет следует восстановить.
Но существуют и исключения, когда при недостаче «входной» налог, ранее принятый к вычету, восстанавливать не нужно (подп. 24.15 п. 24 ст. 133 НК, письмо от 28.03.2017 N 2-1-10/00584). Это недостача:
— основных средств;
— животных в связи с гибелью (падежом) из-за заразной (опасной) болезни, при которой устанавливается карантин;
— ТМЦ:
в связи с чрезвычайными обстоятельствами (пожар, авария, ДТП, стихийное бедствие);
в пределах норм естественной убыли, установленных законодательно, а при их отсутствии — в пределах норм, установленных руководителем по согласованию с собственником, общим собранием участников либо уполномоченных, или лицом, ими уполномоченным;
в части их стоимости, уже списанной на затраты по производству и реализации. К примеру, когда обнаружена недостача спецодежды, 80% стоимости которой списано на затраты при передаче в эксплуатацию, «входной» НДС в части этой списанной стоимости восстанавливать не нужно; если списано 100% стоимости спецодежды, не восстанавливается вся сумма «входного» налога.

При налогообложении прибыли учитывают только излишки или недостачу, оставшиеся после проведения зачета пересортицы (п. 76 Инструкции от 30.11.2007 N 180; подп. 3.13 п. 3 ст. 174, подп. 3.51 п. 3 ст. 175 НК).