С 01.01.2024 вступит в силу новая редакция ТК. Внесенными изменениями определены некоторые аспекты ведения кадрового электронного документооборота (далее — КЭДО). Рассмотрим основные положения о его ведении.

1. Общие положения о КЭДО

КЭДО — это создание, подписание, использование и хранение нанимателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде. При этом электронные документы не дублируются на бумажном носителе.

КЭДО может применяться при оформлении некоторых кадровых документов. При этом КЭДО нельзя применять при оформлении заключения, продления и изменения (ст. 29-1 ТК-2024):

— трудовых договоров;

— договоров о полной материальной ответственности.

Помимо вышеуказанных документов, в настоящее время предусмотрено ведение трудовых книжек только на бумажном носителе согласно Инструкции N 40. Из этого следует, что оформление трудовых книжек также не может быть в электронном виде.

Полагаем, что и акты о несчастном случае на производстве (по форме Н-1 и др.) будут по-прежнему оформляться на бумажном носителе.

2. Порядок введения КЭДО

Наниматель самостоятельно принимает решение о необходимости введения КЭДО. Иначе говоря, переходить на КЭДО не обязательно. Если нанимателю удобно оформлять кадровые документы в бумажном виде, то можно продолжать вести их привычным способом.

Из прямого прочтения ст. 29-1 ТК-2024 усматривается, что наниматель может в электронной форме ознакомить работника при приеме на работу с Правилами внутреннего трудового распорядка, другими ЛПА, непосредственно связанными с будущей трудовой деятельностью, коллективным договором (при наличии).

Если наниматель принял решение о введении КЭДО, он должен разработать и утвердить ЛПА, который определяет:

— информационную систему (системы) для ведения КЭДО;

— порядок доступа к информационной системе;

— перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых ведется КЭДО;

— срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с нанимателем посредством КЭДО;

— сведения о дате введения КЭДО.

Наниматель может вести КЭДО с работником (лицом, поступающим на работу) посредством различных информационных систем и их комбинаций.

3. Порядок взаимодействия сторон посредством КЭДО

Порядок взаимодействия сторон при ведении КЭДО наниматель определяет самостоятельно. Здесь необходимо учитывать специфику деятельности нанимателя, его организационные и технические возможности.

Нанимателю необходимо в ЛПА установить порядок ведения КЭДО. Этот ЛПА может предусматривать:

— сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;

— порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с нанимателем посредством КЭДО;

— случаи, при которых допускается оформление определенных кадровых документов на бумажном носителе;

— процедуры взаимодействия нанимателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Такой ЛПА должен приниматься нанимателем с учетом мнения профсоюза (при его наличии).

Наниматель вправе распространить действующие у него правила КЭДО на взаимодействие с дистанционными работниками (ст. 307-1 ТК-2024).

Стороны трудовых отношений подписывают электронные документы своей электронной подписью. При этом расходы на получение работником электронной подписи (если она отсутствует) и ее использование несет наниматель. При наличии у работника или лица, поступающего на работу, электронной подписи, полученной им ранее, он вправе использовать эту подпись.

Работник, а также лицо, поступающее на работу, может направлять в адрес нанимателя заявления, уведомления и сообщения посредством применяемой нанимателем системы КЭДО. Направленные такими способами электронные документы считаются полученными нанимателем согласно системной дате, проставленной системой КЭДО с учетом специфики организации.

4. Хранение электронных документов

Наниматель обязан хранить электронные документы в течение сроков, которые установлены законодательством об архивном деле. При определении сроков хранения документов нанимателю необходимо руководствоваться не только Перечнем N 140, но и собственной номенклатурой дел.

Примеры формулировок в ЛПА, регулируемом КЭДО, будут уникальны с учетом специфики организации и используемой системы КЭДО, ее функциональных возможностей, пользовательской логики и реализации интерфейса, а также иных систем, используемых в кадровом документообороте.

Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex