Порядок взаимодействия по обмену документами между работниками, структурными подразделениями организации, руководителем организации в условиях удаленной работы следует рассматривать в двух вариантах:

1) при наличии систем электронного документооборота (СЭД) в организации;

2) при организации бумажного документооборота.

Рассмотрим вариант работы с документами удаленно при наличии СЭД в организации:

— в первую очередь следует предоставить доступ к СЭД работникам, которые работают удаленно;

— во вторую очередь, если у работников нет ЭЦП, необходимо, чтобы в распорядительном документе (соответствующем приказе, распоряжении) было указано, что они признают юридическую силу документов, подписанных (согласованных) с применением СЭД, и подписание (согласование) документов с использованием СЭД приравнивается к подписанию ими документов собственноручно;

— при подготовке дополнительного соглашения о переходе на удаленную работу необходимо пункт о работе с документами включить в данное соглашение;

— если ранее в СЭД не вносились такие документы, как акты, задания, счета и т.д., то в условиях удаленной работы целесообразно все документы сканировать, регистрировать в СЭД в блоке “Внутренние документы” либо “Входящие документы” или же создать отдельный блок, например “Документы для согласования” (по усмотрению организации), направлять на визирование заинтересованным работникам (работающим удаленно) и на подпись руководителю. Бухгалтерии для оплаты принимать такие документы в электронном виде. На оригиналах документов возможна запись “Согласовано в электронном виде”. При необходимости на обратной стороне документа (или отдельным листом) печатать из СЭД лист согласования к документу;

— больничные листы, заявления, дополнительные соглашения и т.д. работники, работающие удаленно, могут представлять в сканированном варианте по электронной почте и иным средствам связи (Viber, Telegram, WhatsApp), которые определены нанимателем;

— подписание документов руководителем организации осуществляется в СЭД с использованием ЭЦП;

— оригиналы счетов, актов, графиков руководитель подписывает собственноручно с учетом виз работников, работающих удаленно, внесенных в СЭД.

При организации бумажного документооборота для обмена документами между работниками, работающими удаленно, следует использовать электронную почту. При этом также в распорядительном документе (соответствующем приказе, распоряжении), дополнительном соглашении должны быть прописаны этапы работы с документами, юридическая сила документов, полученных по электронной почте и иным средствам связи, ответственность работников. Дополнительно направлять (дублировать) документы заказными почтовыми отправлениями в данном случае не требуется.

Этапы работы с документами с использованием электронной почты могут быть следующие:

1. Документы, поступившие в организацию, принимаются и регистрируются в установленном порядке, далее передаются руководителю для проставления им резолюции.

2. Документы с резолюцией сканируются и направляются на исполнение сотрудникам по электронной почте.

3. Ответный документ направляется на электронную почту организации с указанием, на какой документ подготовлен ответ.

4. При необходимости согласования документ направляется заинтересованным работникам по электронной почте.

5. После согласования ответственный исполнитель прикладывает скриншот страниц (т.е. графическое изображение снимка экрана; может быть сделан с помощью клавиши Print Screen) с согласованием документа и направляет на определенную электронную почту.

6. Ответственный сотрудник секретариата печатает сам документ, скриншоты с визами сотрудников и передает на подписание руководителю.

7. После подписания документ регистрируется, направляется корреспонденту, также уведомляется исполнитель по документу о том, что документ исполнен и закрыт.

Больничные листы, заявления, дополнительные соглашения и т.д. работники, работающие удаленно, могут представлять в сканированном варианте по электронной почте, иным средствам связи (Viber, Telegram, WhatsApp), которые определены нанимателем.

Подписание документов руководителем организации осуществляется собственноручно, при этом к документам в вышеуказанном порядке прилагаются визы (т.е. их скриншоты) работающих удаленно работников, распечатанные с электронной почты.

Особенности работы с документами в условиях удаленной работы с использованием СЭД и с использованием бумажного документооборота представлены в таблице.

Таблица

Особенности работы с документами в условиях удаленной работы

Виды работы с документами	С использованием СЭД		Бумажный документооборот
Издание распорядительного документа по организации документооборота в условиях удаленной работы	Определяется порядок работы с документами в условиях удаленной работы, определяются средства связи (электронная почта, Viber, Telegram, WhatsApp)
Оформление дополнительного соглашения с работником с указанием вариантов работы с документами	Указывается СЭД, разделы для работы с документами, ответственность работника, иные средства связи (Viber, Telegram, WhatsApp), которые определены нанимателем		Указывается электронная почта работника, на которую направляются документы; иные средства связи (Viber, Telegram, WhatsApp), которые определены нанимателем
Получение входящих документов, в том числе договоров, актов, счетов, графиков и т.д.	Проходят регистрацию, направляются на согласование, визирование, подписание в СЭД		Проходят регистрацию в журналах регистрации: в графе “получил” делается отметка “направлен по электронной почте”. Документы направляются на согласование, визирование, подписание по электронной почте
Получение больничных листов, заявлений и т.д.	Направляются в организацию по электронной почте, иным средствам связи (Viber, Telegram, WhatsApp), которые определены нанимателем
Подписание документов руководителем	Подписываются в СЭД с использованием ЭЦП; при необходимости, договоры, акты, счета, графики подписываются собственноручно руководителем с листом согласования документа, распечатанным из СЭД	Подписываются собственноручно руководителем, при этом к документам прилагаются визы работников, распечатанные с электронной почты

Читайте этот материал в ilex >>
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex