Оценив преимущества документов в электронном виде (ДЭВ) по сравнению с бумажными, организации все чаще принимают решение отказаться от привычного бумажного и перейти полностью или частично на электронный документооборот (ЭДО). Рассмотрим, с чего следует начать этот процесс, на что обратить внимание для правильной организации ЭДО, а также другие вопросы.
1. Что понимается под ЭДО организации
ЭДО организации — это движение всех ее ДЭВ в том числе электронных документов (ЭД) с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или направления в электронное дело (подп. 138.1 п. 138 Инструкции по делопроизводству, ч. 1 п. 13 Инструкции N 19). Иными словами, это такой способ организации документооборота, при котором документы представлены в электронном виде и хранятся централизованно (п. 218 раздела «Словарь» терминологического словаря).
Примечание
ЭД — один из видов ДЭВ. Основная его особенность и отличие от остальных ДЭВ — наличие действительной сертифицированной ЭЦП (абз. 7, 12, 15, 16 ст. 1 Закона N 113-З, п. 8 и 9 Инструкции N 19).
2. Посредством чего осуществляется ЭДО
ЭДО осуществляется в рамках АС ДОУ — автоматизированной системы, которая предназначена для автоматизации документационного обеспечения управления в конкретной организации на основе системы ЭДО (ч. 1 п. 1, ч. 2 п. 13 Инструкции N 19, п. 3 раздела «Словарь» терминологического словаря).
АС ДОУ обеспечивает создание, движение и оперативное хранение ДЭВ, позволяет формировать их в электронные дела, передавать эти дела на хранение в информационные системы архива организации и др. (п. 14 Инструкции N 19).
Зачастую на практике АС ДОУ называют системой электронного документооборота (СЭД). Это связано с тем, что АС ДОУ создается на базе СЭД. Вместе с тем ее функционал шире, чем функционал СЭД, хотя в современных СЭД реализованы некоторые функции АС ДОУ. Например, оперативное хранение ДЭВ.
Примечание
Пересылка (обмен) ДЭВ (ЭД) в другие организации осуществляется (ч. 1 п. 15 Инструкции N 19):
1) по электронной почте в качестве вложения. К примеру, файл с текстом договора в СЭД подписывают ЭЦП. Затем его и файл с ЭЦП прикрепляют к электронному письму и направляют по электронной почте контрагенту. При этом важно, чтобы контрагент имел функционал, позволяющий проверить ЭЦП и подписать договор со своей стороны;
2) с помощью:
— СЭД — ведомственных или корпоративных. Основное их различие в том, что ведомственная СЭД предусматривает обязательное использование ЭЦП. В корпоративной СЭД можно применять иные аналоги собственноручной подписи, оговоренные ее регламентом или иными НПА (ч. 9 раздела «Введение» терминологического словаря);
— системы межведомственного электронного документооборота (СМДО), которая создана для обмена ЭД между госорганами и другими организациями.
3. С чего следует начинать процесс перехода на ЭДО
Первым шагом организации, принявшей решение о переходе на ЭДО, должен быть выбор СЭД, в которой будет осуществляться ЭДО внутри организации.
Чтобы выбрать СЭД, необходимо провести анализ документооборота организации:
— какие документы создаются;
— в каком количестве;
— маршруты их движения и т.д.
На основании этого анализа следует сформулировать требования к СЭД.
Обратите внимание!
Целесообразно выбирать СЭД, которую можно подключить к СМДО (указать в требованиях, что СЭД должна иметь интеграцию с СМДО). Тогда у организации будет возможность обмениваться ЭД с другими организациями и госорганами.
При получении и отправке ЭД СМДО автоматически проверяет ЭЦП (подп. 3.1.1 п. 3.1 Регламента функционирования СМДО).
Справочно
Список СЭД, интегрированных с СМДО, размещен на сайте НЦЭУ. Там же можно ознакомиться с порядком оказания электронных услуг СМДО.
На практике проведение анализа и выработку требований к СЭД поручают рабочей группе, создаваемой в организации. Ее состав определяет наниматель. На наш взгляд, в рабочую группу следует включать:
— работников, непосредственно работающих с документами (секретаря, юрисконсульта, инспектора по кадрам, главбуха и т.д.);
— специалиста, ответственного за информационные технологии (если он есть в организации).
Состав рабочей группы и порученное ей задание отражают в соответствующем приказе.
После выбора СЭД ее нужно приобрести и внедрить. Для внедрения СЭД необходимо:
— создать рабочую группу по разработке плана внедрения СЭД.
— разработать план внедрения СЭД (заключение договора, установка и настройка СЭД, интеграция с СМДО, ввод СЭД в эксплуатацию и т.д.);
— издать приказ о внедрении СЭД.
Затем следует организовать работу с использованием СЭД: ознакомить работников о порядке работы в ней, утвердить необходимую документацию, назначить ответственных лиц и т.д.
Примечание
Программное обеспечение СЭД может работать с документами, хранящимися:
— на сервере (так называемый локальный вариант хранения);
— в облачном хранилище.
Каждый из этих вариантов имеет свои достоинства и недостатки. Например, в числе недостатков облачных хранилищ называют необходимость постоянного стабильного интернет-соединения, ежемесячные платежи за предоставление свободного места в облаке.
4. Что нужно сделать для подключения к СМДО
В первую очередь необходимо подать заявку в НЦЭУ для организации канала связи (VPN-канала), который обеспечивает защищенную связь и гарантирует, что будет получен именно тот документ, который был отправлен.
Обратите внимание!
Обращаться с заявкой на создание VPN-канала целесообразно параллельно с началом внедрения СЭД.
НЦЭУ обрабатывает заявку и перенаправляет ее предприятию связи, которое создаст и будет обслуживать VPN-канал. Предприятие связи оказывает эти услуги на возмездной основе по отдельному договору. После подписания договора о предоставлении канала связи все вопросы по его обслуживанию решаются непосредственно с провайдером связи.
Примечание
Заявку можно оформить прямо на сайте НЦЭУ по адресу.
Затем следует обратиться за приобретением личных ключей ЭЦП в РУЦ ГосСУОК. Они понадобятся работникам для обмена документами в СМДО. Ключи ЭЦП целесообразно получить всем работникам, которые уполномочены подписывать документы от имени организации (руководителю, его замам, главбуху и т.д.) (п. 4.2 Порядка оказания электронных услуг СМДО). Отметим, что в каждой организации перечень будет свой, поскольку включение в него тех или иных работников зависит от их должностных обязанностей.
После подключения VPN-канала и приобретения средств ЭЦП организация может подать заявку на подключение к СМДО.
Примечание
Заявку в электронном виде можно подать на сайте НЦЭУ по адресу.
5. В каком документе отразить вопросы работы с ДЭВ (ЭД) в организации
Порядок работы с ДЭВ (ЭД) в организации следует определить в соответствующем ЛПА. Требования, касающиеся работы с ДЭВ (ЭД), могут содержаться:
— в одном из разделов инструкции по делопроизводству организации;
— отдельном документе: положении о порядке работы с ДЭВ, инструкции о порядке работы с ЭД, регламенте ЭДО и т.д.
Обратите внимание!
До утверждения ЛПА, в котором будет прописан порядок работы с ЭД, организации, являющиеся источниками комплектования госархивов, должны согласовать его с соответствующим архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству облисполкома. Тот, в свою очередь, обеспечит согласование данного ЛПА с БелНИЦЭД (ч. 1 п. 4 Инструкции N 19, абз. 11 ст. 2, ч. 4 ст. 9 Закона об архивном деле).
В ЛПА обязательно следует прописать положения по тем вопросам, которые законодатель оставил на усмотрение организации, в том числе:
1) порядок применения личного ключа ЭЦП, владельцем которого является организация: в качестве аналога оттиска печати организации или вместе с ЭЦП, владельцем личного ключа которой является физическое лицо, для подтверждения полномочий этого лица (т.е. вместо атрибутного сертификата) (ч. 7 ст. 22, абз. 2 и 3 ч. 6 ст. 23, ст. 26-1 Закона N 113-З). Для носителя личного ключа ЭЦП в ЛПА целесообразно определить:
— место хранения. Напомним, владелец должен хранить личный ключ ЭЦП в тайне и месте, защищающем от случайного уничтожения, повреждения, изменения (абз. 2 и 3 ч. 3 ст. 25 Закона N 113-З);
— порядок применения и использования (в том числе указать, какие документы могут быть подписаны с использованием ЭЦП организации);
— работника, ответственного за его применение, а также работника, который вправе применять личный ключ ЭЦП организации в случае отсутствия основного ответственного лица. Кроме того, в ЛПА рекомендуется предусмотреть положение о смене личного ключа при смене (увольнении) ответственного работника;
2) порядок управления (получение и отзыв) атрибутными сертификатами, если они применяются в организации, а также круг ответственных за это должностных лиц.
Примечание
Лицом, ответственным за применение личного ключа ЭЦП организации, может быть назначен, к примеру, главбух. Управление атрибутными сертификатами может входить в обязанности секретаря или помощника руководителя организации. Для этого издается приказ о назначении лица, ответственного за применение личного ключа ЭЦП, принадлежащего организации (за управление атрибутными сертификатами), а соответствующие обязанности и ответственность включаются в должностную инструкцию этого работника.
Кроме того, в этом ЛПА следует предусмотреть все способы передачи ДЭВ (ЭД), а также целесообразно установить порядок использования электронной почты.
Также в организации должны быть разработаны ЛПА, регламентирующие в том числе:
— вопросы защиты информации (гл. 4 Инструкции N 19). В этом ЛПА следует определить лицо, которое обеспечивает меры по защите информации и несет за них ответственность. Им может быть, к примеру, администратор системный;
— порядок изготовления, удостоверения и использования электронных копий документов на бумажном носителе (ЭК) (п. 54 Инструкции N 19);
— организацию хранения ДЭВ (ЭД). Такой ЛПА должен быть разработан в соответствии с Правилами N 20.
Примечание
При разработке ЛПА также следует учитывать требования к составу и содержанию ЛПА, установленные в Инструкции по делопроизводству, Правилах N 143, иных актах законодательства.
6. С каких документов стоит начать перевод документооборота в электронный
Перевод документооборота в электронный рекомендуется начать с документов временного (до 10 лет) хранения, которые перечислены в https://ilex-private.ilex.by/view-document/BELAW/187139/#M102860 приложении 20 к Инструкции по делопроизводству (ч. 3 п. 236 Инструкции по делопроизводству).
Обратите внимание!
Организация вправе разработать свой (аналогичный) перечень ДЭВ и дополнить его другими видами документов со сроком хранения до 10 лет без дополнительных условий выделения к уничтожению, а также теми, которых нет в перечне N 140.
Обусловлено это тем, что такие документы не нужно сдавать в архив организации (ч. 1 п. 204, п. 213 Инструкции по делопроизводству, перечень N 140). ДЭВ (ЭД) со сроком хранения до 10 лет хранят в СЭД, посредством которой они созданы или получены. Но при условии, что она обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения (ч. 3 п. 236 Инструкции по делопроизводству).
Таким образом, использовав такой подход, организация будет иметь время для создания и организации работы архива с ДЭВ (ЭД).
Примечание
Для хранения ДЭВ в архиве организации должен быть создан ряд условий для обеспечения их сохранности и целостности (гл. 6 Правил N 20).
Кроме того, переход на ЭДО целесообразно проводить постепенно: начать с документов с небольшими сроками хранения, организовать работу с ними, а затем уже переходить к документам с более длительными сроками хранения.
7. Что собой представляет смешанный документооборот
Смешанный (совмещенный) документооборот (СДО) — способ организации документооборота, при котором документы одного класса или вида (например, приказы) могут обращаться и храниться как в электронном виде, так и на бумажных носителях (п. 156 раздела «Словарь» терминологического словаря).
Обратите внимание!
Юридически значимыми являются только оригиналы документов. При СДО это подписанные бумажные документы и ЭД (т.к. они приравниваются к документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, и имеют одинаковую с ними юридическую силу) (ч. 1 ст. 22 Закона N 113-З). Если одновременно создается один и тот же документ на бумажном носителе (с оформлением и подписанием его согласно законодательству) и в электронном виде, то ни один из них не является копией другого. Оба являются оригиналами.
На практике СДО, как правило, применяется в следующем формате:
— документы, которые подлежат передаче в архив (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу) создаются в бумажном виде;
— документы, которые не передаются в архив, создаются в виде ЭД.
Примечание
Основная причина такого подхода состоит в том, что хранить ЭД постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу можно только в случае, если в организации создан отвечающий ряду условий архив для их хранения (гл. 6 Правил N 20).
Сведения о том, что в организации ведется СДО, необходимо отразить в соответствующем ЛПА, к примеру, в инструкции по делопроизводству. Помимо этого, в нем следует закрепить в том числе:
— особенности создания, регистрации и т.д. ДЭВ (ЭД) и бумажных документов;
— особенности формирования бумажных, электронных и гибридных дел;
— наименование функционирующей в организации СЭД.
8. Какие дела являются гибридными
Следствием распространения СДО стало появление гибридных дел. Оно представляет собой дело, в котором объединены (ч. 2 п. 237 Инструкции по делопроизводству, п. 36 раздела «Словарь» терминологического словаря):
— ДЭВ (ЭД), поступившие в организацию по каналам электросвязи (СМДО, электронная почта) или созданные в ней в СЭД;
— документы на бумажном носителе, поступившие в организацию или созданные в ней.
Гибридные дела можно формировать документами (ч. 3 и 5 п. 237 Инструкции по делопроизводству, ч. 1 п. 73 Инструкции N 19, гл. 6 Правил N 20):
— с временным сроком хранения (до 10 лет);
— постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения при условии, что в архиве организации созданы условия для хранения ДЭВ (ЭД) с сохранением их целостности.
Обратите внимание!
ДЭВ после их подписания подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе (ч. 1 п. 236 Инструкции по делопроизводству, п. 11 Инструкции N 19).
Гибридные дела существуют только на стадии оперативного хранения. После окончания делопроизводственного года гибридные дела (ч. 1, 3 — 5 п. 237 Инструкции по делопроизводству, ч. 2 и 3 п. 73 Инструкции N 19):
1) временного (до 10 лет) хранения не подлежат полному оформлению и хранятся в течение установленных сроков;
2) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения при подготовке к передаче в архив организации, в котором созданы условия для хранения ДЭВ с сохранением их целостности, оформляются в два самостоятельных дела:
— документы на бумажном носителе формируются в дело с документами на бумажном носителе;
— ДЭВ — в электронное дело. Формирование и оформление электронных дел осуществляется с учетом общих требований формирования и оформления дел с документами на бумажных носителях.
Двум этим делам присваивается один индекс и заголовок по номенклатуре дел. В свою очередь, в рамках АС ДОУ необходимо обеспечить связь между указанными делами.
Обратите внимание!
Особенности формирования и оформления электронных и гибридных дел следует отразить в ЛПА организации, например, инструкции по делопроизводству (ч. 6 п. 237 Инструкции по делопроизводству).
9.Что понимается под копией ЭД
Копия ЭД представляет собой форму внешнего представления ЭД на бумажном носителе, удостоверенную в установленном порядке, и содержащую указание на то, что она является копией соответствующего ЭД (абз. 3 ст. 1, ч. 1 и 2 ст. 20 Закона N 113-З). Иными словами, копия ЭД — распечатанный на бумаге ЭД, содержащий удостоверительную надпись.
Примечание
Порядок удостоверения формы внешнего представления ЭД на бумажном носителе содержится в Положении N 1086.
Удостоверительная надпись придает копии ЭД юридическую силу. Поэтому копия ЭД, соответствующая установленным требованиям, имеет одинаковую юридическую силу с оригиналом ЭД (ч. 4 ст. 22 Закона N 113-З, п. 8 Положения N 1086).
Пример
Организация получила посредством СМДО акт выполненных работ в виде ЭД. Впоследствии этот акт был распечатан на бумаге и удостоверен в установленном порядке. Иными словами, была создана копия ЭД (на бумажном носителе), т.е. акта выполненных работ, обличенного в ЭД. Такая копия имеет такую же юридическую силу, что и оригинал ЭД, содержащий акт выполненных работ.
Обратите внимание!
Если в соответствии с законодательством требуется, чтобы документ был оформлен в письменной форме, то и сам ЭД, и его копия считаются соответствующими этому требованию (ч. 5 ст. 22 Закона N 113-З). Иными словами, в такой ситуации создавать копию ЭД при наличии самого ЭД нет необходимости.
10. Как отличить ЭК от ЭД
ЭК представляет собой электронное отображение (скан) созданного на бумаге документа. Оно должно соответствовать оригиналу и быть подписано ЭЦП лица, которое это электронное отображение изготовило (абз. 14 ст. 1 Закона N 113-З).
Примечание
Общие требования к процессу создания ЭК и их учету закреплены в п. 55 — 64 Инструкции N 19.
ЭК может применяться взамен оригинала документа на бумажном носителе, т.к. после подписания ЭЦП приобретает юридическую силу и приравнивается к ЭД (ч. 4 ст. 23 Закона N 113-З, ч. 1 п. 54 Инструкции N 19).
Отличительной особенностью ЭК от ЭД является следующее:
— ЭД имеет ЭЦП поставившего ее лица;
— ЭК содержит электронное отображение бумажного документа (в том числе собственноручную подпись лица, подписавшего бумажный документ) и ЭЦП лица, сделавшего копию (т.е. отсканировавшего бумажный документ).
Обратите внимание!
После создания ЭК (скана с ЭЦП) бумажный документ временного (до 10 лет) срока хранения, не подлежащий передаче в архив, можно уничтожить. Но только если в организации созданы все условия для надежного хранения ЭК (п. 67 Инструкции N 19). Однако если скан, хоть и сохранен, но не подписан ЭЦП, уничтожить документ на бумажном носителе нельзя.
Если документ подлежит передаче в архив, то даже при наличии ЭК в архив передается именно бумажный оригинал. Судьбу же имеющейся ЭК определяет организация. Она вправе ее уничтожить или также передать в архив, если в нем созданы необходимые условия для хранения (п. 65 Инструкции N 19).
Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
