Личное дело — это совокупность документов со сведениями о работнике и его трудовой деятельности (ч. 1 п. 2 Инструкции о личных делах). Оно представляет собой папку, в которую в определенном порядке складываются документы или их копии. В отношении каких работников нужно составлять личное дело? Какие документы следует в него вложить? Рассмотрим правила оформления личных дел (за исключением личных дел госслужащих).

1. На каких работников нужно завести личное дело

Личное дело обязательно нужно завести в отношении следующих категорий работников (ч. 2 п. 2 Инструкции о личных делах):

руководителей. То есть на директора, начальника структурного подразделения, главного бухгалтера, менеджера и иных лиц, относящихся к категории руководителей. Определить, относится ли должность работника к категории руководителей, можно, используя таблицу 2 ОКРБ «Занятия». Напротив наименования должности руководителя в графе «Код категории должности служащего» указанной таблицы будет проставлена цифра «1»;

специалистов. Например, на бухгалтера, юрисконсульта, инженера, специалиста отдела продаж и т.п. Определить, относится ли должность работника к категории специалистов, можно, используя таблицу 2 ОКРБ «Занятия». Напротив наименования должности специалиста в графе «Код категории должности служащего» указанной таблицы будет проставлена цифра «2».

Пример

Напротив должности «кассир» в таблице 2 ОКРБ «Занятия» указан код категории «3». Соответственно, данная должность не относится к руководителям и специалистам и заводить на кассира личное дело необязательно.

На рабочих личные дела, как правило, не заводятся. Вместе с тем наниматель самостоятельно может принять решение о необходимости оформления личных дел в отношении данной категории работников.

Обратите внимание!
Личные дела заводятся в отношении лиц, состоящих с нанимателем в трудовых отношениях на основании заключенного трудового договора (контракта). Если с гражданином заключен гражданско-правовой договор (подряда, оказания услуг и т.п.), то личное дело в отношении его заводить не надо.

2. Как оформить и что включить в личное дело при приеме на работу

Личное дело представляет собой папку, в которую складываются все необходимые документы. Завести его нужно после заключения трудового договора и издания приказа о приеме на работу (п. 5 Инструкции о личных делах).

Личное дело начинается с обложки. Ее следует оформлять по установленной форме (ч. 1 п. 18 Инструкции о личных делах). Обложку можно распечатать и наклеить на папку личного дела (ч. 5 п. 188 Инструкции по делопроизводству).

Все документы, вложенные в личное дело (листы дела), следует пронумеровать. Сделать это нужно в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом. Нельзя использовать для этого чернила или цветные карандаши (ч. 1 ст. 185 Инструкции по делопроизводству).

Документы, полученные и оформленные при приеме на работу, вкладываются в личное дело в четкой последовательности. Что это за документы и какая последовательность для них установлена, рассмотрим в таблице 1 (п. 6 Инструкции о личных делах).

Таблица 1

N

п/п

 Документы, включаемые в личное дело

при приеме на работу

 Примечание
1 Внутренняя опись документов личного дела Оформляется по утвержденной форме.

Отражает информацию о всех включаемых в личное дело документах, а также об их изъятии и замене подлинников копиями.

Листы описи нумеруются отдельно от листов личного дела

(п. 10 Инструкции о личных делах)
2 Дополнение к личному листку по учету кадров Оформляется по утвержденной форме.

При приеме на работу не заполняется, а лишь вкладывается в личное дело.

Отражает все данные о работе, а также изменения в учетных сведениях о работнике (п. 13 Инструкции о личных делах). Например, о награждениях, повышении квалификации, получении образования, изменении фамилии и др.

В сам личный листок по учету кадров изменения и дополнения не вносятся (ч. 5 п. 11 Инструкции о личных делах)
3 Личный листок по учету кадров <*> Оформляется по утвержденной форме.

Заполняет поступающий на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов.

Требования, которые нужно соблюдать при заполнении листка, перечислены в ч. 3 п. 11 Инструкции о личных делах.

После заполнения составитель ставит дату и подпись.

Полноту и правильность проверяет работник кадровой службы или иное уполномоченное должностное лицо.

На личный листок нужно наклеить фотографию работника (ч. 4 п. 11 Инструкции о личных делах)
4 Автобиография Оформляется в свободной форме на листе бумаги формата А4 (ч. 1 п. 14 Инструкции о личных делах).

Составляет поступающий на работу. В автобиографии кратко излагаются в хронологическом порядке основные этапы жизни и деятельности автора. Сведения, отражаемые в автобиографии, перечислены в ч. 1 п. 14 Инструкции о личных делах.

После оформления автобиографии составитель ставит дату и подпись

(ч. 2 п. 14 Инструкции о личных делах)
5 Документы об образовании, повышении квалификации, переподготовке Включаются только копии документов (аттестата, диплома, свидетельства и др.) (п. 15 Инструкции о личных делах).

Копия документа должна содержать отметку о заверении копии со словом «Верно», наименованием должности лица, заверившего копию, его подписью, расшифровкой подписи и датой заверения (ч. 5 п. 64 Инструкции по делопроизводству)
6 Заявление о приеме на работу Оформляется на листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке.

Составляет поступающий на работу. После оформления заявления составитель ставит дату и подпись (п. 16 Инструкции о личных делах).

 Обратите внимание!

Заявление о приеме на работу не включено в список обязательных документов, предъявляемых при трудоустройстве (ст. 26 ТК). Если заявление составлено, то оно включается в личное дело
7 Приказ о приеме на работу Включается только копия приказа или выписка из него (абз. 8 п. 6 Инструкции о личных делах).

Если приказ содержит сведения о приеме на работу одного работника, на которого заводится личное дело, то оформляется копия приказа.

Копия повторяет весь текст приказа и должна содержать отметку о заверении копии со словом «Верно», подписью и расшифровкой подписи лица, заверившего копию (ч. 8 п. 64 Инструкции по делопроизводству).

Если приказ содержит сведения о приеме на работу нескольких лиц, то целесообразно оформить выписку из приказа с информацией о работнике, на которого заводится данное личное дело. Название такого документа будет «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА», и он также должен содержать отметку о заверении копии (ч. 3, 8 п. 64 Инструкции по делопроизводству)
———————————

<*> Наряду с личным листком по учету кадров по усмотрению нанимателя также может оформляться анкета. В ней отражаются дополнительные сведения о работнике, которые не указывались в листке (п. 12 Инструкции о личных делах).

Есть еще документы, которые включаются в личное дело при приеме на работу некоторых категорий работников. К таким документам относятся (абз. 9, 10 п. 7 Инструкции о личных делах):

— договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

— решение учредителей о назначении на должность руководителя организации (для руководителя организации). В личное дело включается копия (выписка) такого решения.

Данные документы включаются в личное дело после документов, перечисленных в таблице 1.

3. Что включать в личное дело в процессе трудовой деятельности

Существует также ряд документов, подлежащих включению в личное дело в процессе трудовой деятельности. Их последовательность законодательством четко не регламентирована, включать новые документы стоит по мере их получения (оформления).

Напомним, что при включении новых документов информацию о них нужно отразить во внутренней описи документов личного дела (ч. 2 п. 10 Инструкции о личных делах).

Какие документы подлежат включению в личное дело в период трудовой деятельности работника в организации, рассмотрим в таблице 2.

Таблица 2

Документы, включаемые в личное дело в процессе трудовой деятельности Примечание
Документы об аттестации работника Если в отношении работника проводилась аттестация, то в личное дело включаются:

— характеристика <*> на работника, подлежащего аттестации. Ее составляет и подписывает руководитель структурного подразделения. Такой документ содержит объективную оценку практической деятельности работника, его профессионально-деловые и личностные качества, а также может содержать рекомендации;

— аттестационный лист. Он оформляется по результатам аттестации работника по установленной форме (п. 12, 21, 25 Типового положения об аттестации, абз. 2 ч. 1 п. 8, п. 17 Инструкции о личных делах)
Документы о переводе работника Если в отношении работника оформлялся перевод, то в личное дело нужно включить (абз. 4, 5, 6 ч. 1 п. 8 Инструкции о личных делах):

— заявление работника о переводе (если оно оформлялось);

— иные документы, послужившие основанием для перевода (например, докладную записку);

— копию (выписку) приказа о переводе
Документы об увольнении работника При увольнении работника в личное дело включаются (абз. 4, 5, 6 ч. 1 п. 8 Инструкции о личных делах):

— заявление работника об увольнении (если оно оформлялось);

— иные документы, послужившие основанием для увольнения (например, докладная записка);

— копия (выписка) приказа об увольнении (в том числе приказа о наложении дисциплинарного взыскания в виде увольнения).

Личное дело уволенного работника передается в архив организации (п. 23 Инструкции о личных делах)
Некоторые виды приказов В личное дело также включаются копии (выписки) приказов о награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п. (абз. 5 ч. 1 п. 8 Инструкции о личных делах).

Обратите внимание, что не нужно включать в личное дело приказы (абз. 2, 4 п. 9 Инструкции о личных делах):

— о предоставлении отпусков;

— о наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения);

— хранящиеся 3 года. Такие приказы перечислены в подп. 21.4 п. 21 Перечня документов со сроками хранения
———————————
<*> Поскольку в Инструкции о личных делах характеристика упоминается вместе с аттестационными листами, полагаем, речь идет о характеристике, оформляемой для целей аттестации (абз. 2 ч. 1 п. 8 Инструкции о личных делах). На наш взгляд, в личное дело можно включить и характеристику, которая запрашивается на работника с предыдущих мест его работы. Во-первых, данный документ содержит сведения о трудовой деятельности работника, во-вторых, он не указан в п. 9 Инструкции о личных делах. Напоминаем, что запрос характеристики — право нанимателя. Но для государственных организаций это является обязанностью. Характеристика оформляется по утвержденной форме и выдается в течение 7 календарных дней со дня получения соответствующего запроса (ч. 1 п. 11 Декрета N 5).

Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex