Служебный легковой автомобиль — это легковой автомобиль, предназначенный для обеспечения деятельности юридического лица, в том числе для служебных поездок руководителя (его заместителей) и других работников юрлица (п. 13 приложения 6 к Указу N 191).

В настоящее время для бюджетных организаций лимит пробега служебных (специальных) легковых автомобилей в общем случае составляет не более 1700 км в месяц на один автомобиль (ч. 1 п. 5 Указа N 191).
Напомним, что до 30.09.2023 лимит пробега на один автомобиль составлял 2000 км в месяц (п. 3 постановления N 776).

Лимит пробега автомобиля, не использованный в течение месяца, может быть израсходован только в текущем календарном году, соответственно на следующий год не переносится (ч. 3 п. 5 Указа N 191).

При наличии в организации двух и более служебных и (или) специальных легковых автомобилей (по каждому наименованию) допускается превышение фактического пробега над установленным лимитом на один автомобиль в пределах суммарно исчисленного лимита пробега по соответствующим автомобилям (ч. 3 п. 5 Указа N 191).
В рассматриваемой ситуации суммарный лимит по автомобилям составляет 3400 км (1700 км x 2 автомобиля). По факту он не превышен: 1100 км + 2300 км = 3400 км.

Затраты на оплату стоимости израсходованного при эксплуатации автомобилей топлива относятся к нормируемым затратам и учитываются при налогообложении прибыли в пределах норм, установленных руководителем организации самостоятельно или на основании результатов испытаний, проведенных аккредитованной испытательной лабораторией (центром) (абз. 3 ч. 2 п. 1 ст. 169, подп. 1.2 п. 1 ст. 171 НК).

В общем случае приобретение легковых автомобилей для замены имеющихся осуществляется после начисления на подлежащее замене транспортное средство амортизации в размере 100% и принятия решения об отсутствии возможности его дальнейшего использования, экономической нецелесообразности ремонта, а также в случаях его списания по иным основаниям, предусмотренным законодательством (ч. 1 п. 2 Указа N 191).

Стоимость легкового автомобиля, приобретаемого для руководителей бюджетных организаций, находящихся в подчинении госорганов, заместителей руководителей госучреждений не должна превышать 1800 базовых величин (абз. 4 подп. 1.3 п. 1 Указа N 191).

По общему правилу бюджетные организации должны приобретать служебные автомобили отечественной сборки у СЗАО «БелДжи» и его сбытовых организаций с применением процедуры закупки из одного источника (ч. 1 подп. 1.2 п. 1 Указа N 191).
Покупка легковых иностранных автомобилей допускается в виде исключения отдельными организациями, в частности (ч. 2 подп. 1.2 п. 1 Указа N 191):
— службой безопасности Президента;
— госорганами системы обеспечения нацбезопасности;
— органами ДФР КГК;
— государственной фельдъегерской службой;
— государственными лесохозяйственными учреждениями;
— АГУ «Белтрансспецавто».

Бюджетные организации вправе осуществлять покупку служебных автомобилей по договорам лизинга при отсутствии в течение последних 3 календарных месяцев до даты заключения договора лизинга просроченной задолженности по (подп. 1.1 п. 1 Указа N 191):
— выплате зарплаты;
— платежам за потребленные энергоресурсы (например, на отопление, подогрев воды, освещение и т.п.);
— обязательным платежам в бюджет, государственные целевые бюджетные и внебюджетные фонды;
— кредитам, полученным под гарантию Правительства, а также под гарантии, выданные местными органами власти.

Расходы по оплате аренды мест стоянок автотранспортных средств в соответствии с заключенными договорами отражаются по элементу расходов 1 10 07 04 «Прочие коммунальные услуги» (абз. 14 подп. 44.7, подпункт 44.7.4 Инструкции N 208).
По подстатье 1 10 05 00 «Оплата транспортных услуг» отражаются расходы по оплате услуг стоянок транспортных средств только во время командировок и служебных разъездов (абз. 6 подп. 44.5 п. 44 Инструкции N 208).

По общему правилу расходы на уплату налогов, в том числе транспортного, отражаются бюджетными организациями по элементу расходов 1 10 10 08 «Прочие текущие расходы» (подп. 44.10.8 п. 44 Инструкции N 208).

Согласно тарифно-квалификационной характеристике работа водителя автомобиля тарифицируется в зависимости от того, к какой категории (подкатегории) относится автомобиль, которым он управляет (§ 1а выпуска 52 ЕТКС от 25.11.2003 N 147).
Например, для водителя служебного легкового автомобиля, относящегося к категории «В», предусмотрен 4-й разряд работы. Водителю автобуса, относящегося к категории «D», присваивается 6-й разряд.