Нормы расхода топлива для механических транспортных средств устанавливаются руководителями организаций самостоятельно или на основании результатов испытаний, проведенных аккредитованной испытательной лабораторией (подп. 1.1 Постановления N 470). Установление нормы расхода топлива следует документально оформить. Как правило, оформляется приказ. Его следует издать как при самостоятельном установлении норм, так и при их установлении на основании результатов испытаний, проведенных лабораторией. Такой документ будет являться основанием для применения разработанной лабораторией нормы в организации. При отсутствии документа нормы считаются неустановленными.

В нормируемые затраты включают стоимость топлива, израсходованного автомобилем в пределах норм, которые руководитель организации установил самостоятельно или на основании результатов испытаний, проведенных аккредитованной испытательной лабораторией (подп. 1.2 ст. 171 НК). Налоговое законодательство не содержит запрета на изменение норм или указания на то, что это можно сделать только со следующего года. Но увеличение нормы не должно маскировать обстоятельства, которые являются основанием для корректировки налоговой базы (п. 4 ст. 33 НК). Например, слив топлива и т.п.

Стоимость израсходованного топлива включают в затраты в пределах установленных руководителем норм. При этом документы, которыми оформлено соглашение между организацией и работником по использованию им своего автомобиля для нужд нанимателя, должны определять соответствующий порядок несения расходов на топливо. Использование транспортного средства для нужд организации должно быть документально подтверждено и связано с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав (подп. 1.2 ст. 171 НК, Письмо МНС N 2-2-9/1632).

В описанной ситуации топливо не реализуется отдельно от автомобиля, а передается в его составе. Соответственно, стоимость топлива классифицируется как расходы, связанные с продажей автомобиля, учитываемого в составе основных средств. Такие расходы относятся к расходам по инвестиционной деятельности, учитываются на субсчете 91-4 «Прочие расходы». Для прибыли стоимость передаваемого топлива включается в затраты по реализации основного средства — автомобиля (абз. 3 ч. 1 п. 2, абз. 2 п. 14 Инструкции N 102; ч. 2 п. 30 Инструкции N 26; ч. 1 п. 2 ст. 168 НК).

В нормируемые затраты включают стоимость топлива, израсходованного автомобилем в пределах норм, которые руководитель организации установил самостоятельно или на основании результатов испытаний, проведенных аккредитованной испытательной лабораторией (подп. 1.2 ст. 171 НК). Законодательство не регламентирует, каким образом руководитель определяет норму расхода топлива, устанавливаемую им самостоятельно. В частности, он вправе определить, что к установленной им базовой норме применяются все или часть понижений и повышений в порядке, предусмотренном Инструкцией N 141, и закрепить их конкретный размер. Но обязанности это делать у руководителя нет.

Ограничений в данном вопросе законодательство не предусматривает. Если зимние условия эксплуатации по-разному влияют на расход топлива при использовании автомобиля в городе и за городом, руководитель может установить разные размеры зимнего повышения нормы расхода топлива и закрепить их в распорядительном документе (например, в приказе) (подп. 1.1 Постановления N 470, подп. 1.2 ст. 171 НК, п. 92 и 93 Инструкции N 4).

Перерасход по вине работника для целей исчисления НДС признается утратой топлива сверх норм. В связи с этим принятый ранее к вычету НДС, приходящийся на израсходованное сверх норм топливо, необходимо восстановить (подп. 24.15 ст. 133 НК, вопрос 2 Письма N 2-1-10/00584). Если определить размер таких вычетов либо установить факт совершения операций, по которым вычеты не подлежат уменьшению, не представляется возможным, корректировка производится на сумму вычетов, равную 20% стоимости израсходованного сверх норм топлива. Восстановление вычетов производится в том отчетном периоде, в котором составлен документ о выявлении перерасхода топлива по вине работника.

Основанием для списания топлива является первичный учетный документ (ПУД), который должен содержать обязательные для него реквизиты (п. 1 и 2 ст. 10 Закона N 57-З). К ним относятся в том числе стоимостные показатели. Поскольку карточка учета расхода топлива не содержит стоимостной оценки израсходованного топлива, она не может быть признана ПУД. Для списания топлива организации дополнительно нужно составить иной документ, содержащий все обязательные для ПУД реквизиты.

Данные о наличии остатка топлива в баке автомобиля на конец отчетного месяца должны ежемесячно подтверждаться актом снятия остатков (ч. 1 и 4 п. 82 Инструкции N 133).