Вопрос: Будет ли являться акт выполненных работ первичным учетным документом для целей бухгалтерского учета, если он был подписан, отсканирован и передан по электронной почте заказчику, который его подписал и выслал скан по электронной почте исполнителю (без обмена оригиналами)?

Ответ: В рассматриваемой ситуации акт выполненных работ не может быть принят в качестве первичного учетного документа для целей бухгалтерского и налогового учета.

Обоснование: Первичный учетный документ (далее — ПУД) составляется на бумажном носителе и (или) в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. ПУД, составленный в форме электронного документа, должен соответствовать требованиям законодательства об электронных документах и электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП) (ч. 1 п. 6 ст. 10 Закона N 57-З).

Справочно
ЭЦП — последовательность символов, являющаяся реквизитом электронного документа и предназначенная для подтверждения его целостности и подлинности, а также для иных целей, предусмотренных Законом N 113-З и иными законодательными актами (абз. 15 ст. 1 Закона N 113-З).

Аналогичная норма предусмотрена п. 4 ст. 11 Закона N 57-З в отношении регистров бухгалтерского учета.

В ряде случаев на практике возникают вопросы при подписании ПУД и регистров бухгалтерского учета с использованием информационных технологий.

ПУД должен быть подписан лицом (лицами), ответственным (ответственными) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, собственноручно либо с использованием средств связи и иных технических средств, компьютерных программ, информационных систем или информационных сетей, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что этот документ подписан лицом (лицами), ответственным (ответственными) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления (факсимильное воспроизведение собственноручной подписи с помощью средств механического или другого копирования, ЭЦП или другой аналог собственноручной подписи, обеспечивающий идентификацию соответствующего лица (соответствующих лиц)) (ч. 3 п. 2 ст. 10 Закона N 57-З).

До внесения изменений в Закон N 57-З (в ред., действовавшей до 01.01.2023) допускалось при оформлении ПУД резидентами ПВТ использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, ЭЦП либо иного аналога собственноручной подписи, что было предусмотрено п. 20 Положения о Парке высоких технологий. Иные организации такого права не имели.

С 01.01.2023 факсимильное воспроизведение собственноручной подписи возможно иными организациями при соблюдении ряда условий.

Предусмотрено, что Совмин определяет ПУД, в которых не допускается использование аналогов собственноручной подписи (за исключением ЭЦП) лица (лиц), ответственного (ответственных) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления (ч. 4 п. 2 ст. 10 Закона N 57-З).

Аналогичная норма приведена в п. 3 ст. 11 Закона N 57-З в отношении регистров бухгалтерского учета.

Так, постановлением N 962 определен перечень ПУД, в которых нельзя применять аналоги собственноручной подписи (кроме ЭЦП). В этот список вошли ПУД, включенные в перечень N 360, а также ПУД, подтверждающие совершение хозяйственных операций с участием двух и более участников, за исключением ПУД, составляемых участником хозяйственной операции единолично в случаях, установленных законодательными актами и (или) определенных Минфином (п. 1 постановления N 962).

Справочно
Перечень случаев возможного составления ПУД единолично определен п. 1 постановления N 13.

Соответственно, ПУД, приведенные в п. 1 постановления N 962, должны подписываться только собственноручной подписью ответственного лица или ЭЦП. Применение аналогов собственноручной подписи по таким ПУД запрещено.

Поскольку в рассматриваемой ситуации акт выполненных работ подтверждает совершение хозяйственной операции с участием двух участников, в нем исключается возможность использования аналогов собственноручной подписи, обеспечивающих соответствующую идентификацию (в том числе факсимильное воспроизведение собственноручной подписи с помощью средств механического либо другого копирования) (кроме ЭЦП) (абз. 3 п. 1 постановления N 962).

Порядок использования аналогов собственноручной подписи (за исключением ЭЦП) в первичных учетных документах, составляемых на бумажном носителе и (или) в электронном виде (за исключением ПУД, составляемых в форме электронного документа), а также обращения этих документов, подтверждения их целостности и подлинности устанавливается ЛПА организации (ч. 3 п. 6 ст. 10 Закона N 57-З).

Аналогичная норма предусмотрена ч. 3 п. 4 ст. 11 Закона N 57-З в отношении регистров бухгалтерского учета.

Справочно
Локальный акт — официальный документ, принятый (изданный) нормотворческим органом (должностным лицом), устанавливающий обязательные правила поведения в целях регулирования вопросов организации внутренней деятельности данного нормотворческого органа (его территориальных органов), подчиненных ему (входящих в его состав, систему) организаций (п. 1 ст. 5 Закона N 57-З).

В качестве локального акта можно рассматривать положение, инструкцию, регламент и т.п. либо его можно включить как отдельный организационно-технический аспект учетной политики.

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex