Несмотря на многообразие современных видов переписки, традиционный способ отправки почтовой корреспонденции по-прежнему актуален.

Для того чтобы бумажное письмо дошло до адресата, его надо упаковать в почтовый конверт с адресом получателя и наклеить на него марку соответствующей номинальной стоимости (в случае если марка не нанесена на конверт типографским способом).

От того, маркированы почтовые конверты или нет, зависит порядок их списания с учета бюджетной организации.

1. Выдача и списание маркированных почтовых конвертов

Маркированные конверты представляют собой почтовые конверты с типографским нанесением почтовой марки. Право на организацию их изготовления и распространения имеет только РУП «Белпочта» (абз. 14 ст. 1, абз. 2 ст. 17 Закона о почтовой связи N 258-З).

В связи с тем, что в этом случае почтовая марка от конверта неотделима, можно предположить, что бухучет маркированных конвертов следует вести на том же субсчете, на котором учитываются почтовые марки, т.е. на субсчете 132 «Денежные документы». Причем хранить их следует в кассе организации (ч. 1 и 2 п. 28 Методических указаний об учете денежных средств N 364).

В этом случае стоимость маркированных конвертов, использованных кассиром бюджетной организации, списывается с кредита субсчета 132 «Денежные документы» в дебет субсчетов учета расходов (затрат), производимых за счет бюджетных или внебюджетных средств.

Корреспонденция счетов по выдаче и списанию почтовых конвертов

Содержание операций	Дебет	Кредит
Списана на расходы по бюджету стоимость маркированных конвертов, использованных кассиром	200, 202	132
Списана на затраты по внебюджетной деятельности стоимость маркированных конвертов, использованных кассиром	211 (080 и др.)	132

Обратите внимание!
Выдача почтовых маркированных конвертов из кассы оформляется расходным кассовым ордером с отметкой «фондовый» (ч. 2 п. 28 Методических указаний об учете денежных средств N 364). Причем в кассовой книге данная операция не отражается.

Выдачу из кассы почтовых маркированных конвертов под отчет лицам, ответственным за отправку почтовой корреспонденции, рекомендуем отражать следующей записью:

Содержание операций	Дебет	Кредит
Выданы маркированные конверты под отчет лицу, ответственному за отправку почтовой корреспонденции	160	132

На стоимость израсходованных подотчетными лицами почтовых конвертов субсчет 160 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции с дебетом субсчетов учета расходов (затрат), производимых за счет бюджетных или внебюджетных средств. При этом производятся следующие записи:

Содержание операций	Дебет	Кредит
Списана на расходы по бюджету задолженность лица, ответственного за отправку почтовой корреспонденции	200, 202	160
Списана на затраты по внебюджетной деятельности задолженность лица, ответственного за отправку почтовой корреспонденции	211 (080 и др.)	160

Обратите внимание!
Основанием для списания стоимости почтовых конвертов с подотчета служат первичные учетные документы, которые организация может разработать и утвердить самостоятельно (например, акты об использовании денежных документов, ведомости выдачи ценностей и т.п.).

Также для учета движения почтовых маркированных конвертов бюджетная организация к субсчету 132 «Денежные документы» может открыть субсчета второго порядка:

132-1 «Денежные документы в кассе»;

132-2 «Денежные документы у подотчетных лиц».

В этом случае при выдаче и списании почтовых конвертов в бухучете будут производиться следующие проводки:

Содержание операций	Дебет	Кредит
Выданы из кассы почтовые маркированные конверты под отчет лицу, ответственному за отправку почтовой корреспонденции	132-2	132-1
Списана на расходы по бюджету стоимость использованных конвертов	200, 202	132-2
Списана на расходы по внебюджетной деятельности стоимость использованных почтовых конвертов	211 (080 и др.)	132-2

Бюджетные организации могут закрепить в учетной политике наиболее приемлемый для себя способ учета выданных под отчет почтовых маркированных конвертов ( абз. 16 ст. 1, п. 5 ст. 9 Закона о бухучете N 57-З).

2. Выдача и списание немаркированных почтовых конвертов

В общем случае немаркированные почтовые конверты представляют собой плоскую прямоугольную оболочку из бумаги (или иного подобного материала), закрываемую с одной из сторон липким или самоклеящимся клапаном. На такие конверты почтовые марки наклеиваются дополнительно.

В связи с этим полагаем нецелесообразным относить немаркированные конверты к денежным документам и хранить их в кассе. Рекомендуем учитывать такие конверты в качестве канцелярских принадлежностей на субсчете 063 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности» (ч. 12 раздела «Счет 06 «Материалы и продукты питания» Методических указаний об учете запасов N 59).

По общему правилу бюджетные организации вправе списывать канцелярские принадлежности в расходы (затраты) по мере их выдачи работникам на нужды организации (ч. 12 и 13 раздела счета 06 «Материалы и продукты питания» Методических указаний об учете запасов N 59; абз. 2 ч. 1 п. 4, п. 5 и 18 приложения к Инструкции по бухучету расходов N 157). Однако, поскольку немаркированные конверты, учитываемые на субсчете 063, используются вместе с почтовыми марками, учет которых производится на субсчете 132, рекомендуем относить стоимость конвертов на затратные субсчета не по факту их выдачи в пользование, а по мере использования. При этом в бухучете производятся записи:

Содержание операций	Дебет	Кредит
Списывается стоимость использованных немаркированных почтовых конвертов (расходы предусмотрены бюджетной сметой)	200, 202	063
Списывается стоимость использованных немаркированных почтовых конвертов (расходы предусмотрены внебюджетной сметой)	211 (080 и др.)	063

Если почтовые конверты используются для хранения документов, то в этом случае выдача в пользование конвертов по ведомости выдачи материалов на нужды учреждения (иному ПУД) отражается записями ( п. 5 и 18 приложения к Инструкции по бухучету расходов N 157):

Содержание операций	Дебет	Кредит
Выданы в пользование немаркированные конверты (расходы предусмотрены бюджетной сметой)	200, 202	063
Выданы в пользование немаркированные конверты (расходы предусмотрены внебюджетной сметой)	211 (080 и др.)	063

Обратите внимание!
Использование конвертов для отправки почтовой корреспонденции отражается по подстатье расходов 1 10 06 00 «Оплата услуг связи», а для хранения в них документов — по элементу 1 10 03 05 «Прочие расходные материалы и предметы снабжения» (абз. 11 подп. 44.6, абз. 2 подп. 44.3.4 Инструкции по применению бюджетной классификации N 208).

Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex