Порядок организации бухучета в бюджетных организациях предусматривает мемориально-ордерную форму ведения бухучета. В отдельных случаях Минфин вправе разрешать госорганам вести бухучет в организациях, находящихся в их ведении, по журнально-ордерной форме учета при наличии разработанных этими госорганами и согласованных с Минфином НПА (абз. 2 п. 5, п. 21 Инструкции N 15).

При исполнении сметы расходов по бюджету, сметы доходов и расходов по внебюджетным средствам, целевым и иным средствам ведется бухгалтерский учет кассовых и фактических расходов. При этом по общему правилу кассовыми расходами считаются операции по выдаче денежных средств с текущего счета бюджетной организации или с казначейского счета наличным и безналичным путем. Фактическими расходами считаются действительные затраты организации, подтвержденные соответствующими документами (ч. 1 — 3 п. 11 Инструкции N 15).

Не относится к кассовым расходам перечисление денежных средств со счета казначейства на текущий бюджетный счет организации в банке. Данные средства будут учитываться в составе кассовых расходов только при списании их с текущего бюджетного счета в банке (ч. 2 п. 35 Инструкции N 22), например при получении их в кассу организации из банка на выплату зарплаты, командировочных и т.п., при перечислении средств, удержанных из зарплаты работников на основании их письменных заявлений и исполнительных листов.

По общему правилу при приобретении иностранной валюты разница между курсом покупки и курсом Национального банка бюджетными организациями относится на увеличение (уменьшение) источников финансирования (ч. 6 п. 8 Указаний N 364). При этом если покупка иностранной валюты осуществляется за счет средств бюджета, то разница относится в дебет (кредит) соответствующих субсчетов счетов 14 «Внутриведомственные расчеты по финансированию» и 23 «Финансирование и займы», а при покупке за счет внебюджетных средств — в дебет (кредит) субсчета 237 «Прочие источники» (410 «Прибыли и убытки»).

По окончании года все фактические расходы по бюджету, производимые в течение текущего отчетного года, в пределах остатка бюджетного финансирования списываются в дебет субсчета 140 «Расчеты по финансированию из бюджета» (230 «Финансирование из бюджета») (ч. 2 — 3 п. 4 Инструкции N 157).
При этом после отражения в учете заключительных записей по списанию фактических расходов по бюджету на 1 января следующего года на субсчете 200 «Расходы по бюджету» может иметь место дебетовый остаток, который отражает сумму начисленной заработной платы персоналу, относящуюся ко второй половине декабря текущего года, расходы на нужды организации в сумме остатков товарно-материальных ценностей, полученных в предшествующем году, задолженность организациям за потребленные коммунальные услуги, услуги связи и др. (ч. 4 п. 4 Инструкции N 157).

Если работы ведутся подрядным способом, субсчет 203 «Расходы по бюджету на капитальные вложения» дебетуется при расчетах с подрядчиком на суммы соответствующих затрат, оформленных актами сдачи-приемки выполненных работ, при этом кредитуется субсчет 150 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (ч. 3 п. 7 Инструкции N 157).

При выбытии основных средств накопленные по ним за весь период эксплуатации суммы амортизации отражаются по дебету субсчета 020 «Амортизация основных средств» и кредиту субсчетов счета 01 «Основные средства». Первоначальная стоимость полностью самортизированных выбывающих основных средств отражается аналогичной записью (ч. 1 п. 22 Инструкции N 60).

Денежные средства, поступившие на текущие бюджетные счета получателя бюджетных средств в банке в текущем финансовом году на восстановление расходов прошлых лет, подлежат зачислению в доход соответствующего бюджета (ч. 2 подп. 40.1 п. 40 Инструкции N 63). В связи с этим одновременно с бухгалтерской записью, отражающей погашение дебиторской задолженности, составляется запись по отражению задолженности перед бюджетом и уменьшению бюджетного финансирования.

По общему правилу при казначейской системе финансирования реально денежные средства на текущий бюджетный счет организации, открытый в банке, не поступают, но при оплате обязательств через казначейство в бухгалтерском учете отражаются так, будто они были зачислены на текущий бюджетный счет и сразу списаны с этого счета.
Причем из этого правила существуют некоторые исключения. В частности, с текущих бюджетных счетов, открытых в банке, бюджетными организациями осуществляется получение наличных денежных средств, в том числе на выплату заработной платы и приравненных к ней платежей. Для зачисления средств на банковский счет в территориальное казначейство представляется соответствующая заявка (абз. 4 ч. 1 п. 15, п. 27 Инструкции N 63).
В обоих случаях получение сумм бюджетного финансирования отражается в бухучете записью: Д-т 100 «Текущий счет по бюджету» — К-т 140 «Расчеты по финансированию из бюджета» (230 «Финансирование из бюджета) (п. 1 таблицы Указаний N 364).

Суммы дебиторской задолженности, признанные безнадежными к получению, по истечении срока исковой давности списываются бюджетной организацией на уменьшение финансирования (п. 75 Инструкции N 180). При этом списание получателем бюджетных средств задолженности, возникшей при исполнении бюджетной сметы, отражается по дебету субсчета 140 «Расчеты по финансированию из бюджета».