Печать — это предмет, на котором изображены знаки и символы, выполненные специальным способом для того, чтобы можно было ставить оттиски этих изображений на бумаге или других объектах (глине, сургуче и т.п.) с целью придания данным объектам определенного значения и (или) юридической силы.

Штамп — это вид печати, который заменяет рукописную запись и применяется, как правило, при бумажном делопроизводстве. Юридической силы он не имеет, его основное предназначение — облегчить работу и ускорить процесс документооборота.

Приобретение печатей и штампов

Все существующие печати разделяются на три вида: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.). В свою очередь печати организаций подразделяются на простые и гербовые <*>.

Изготовление гербовых печатей осуществляется в штемпельно-граверных мастерских по эскизам организаций. При этом следует учитывать, что такая печать должна изготавливаться в одном экземпляре. Дополнительные гербовые печати можно изготовить только с разрешения вышестоящего органа. При этом они должны обозначаться цифрой «2» и последующими <*>.

Структурным подразделениям и филиалам организаций также разрешается изготовление гербовых печатей, если это предусмотрено их уставом, положением или приказом об их образовании. В этом случае в текст печатей вписывается слово «филиал» или наименование структурного подразделения <*>.

Ограничений на изготовление штампов законодательством не установлено. Их заказывают (приобретают) исходя из реальной потребности организации.

В общем случае печати и штампы состоят из двух элементов: оснастки (корпуса) и клише. Причем зачастую в товаросопроводительных документах составляющие части печати (штампа) прописываются отдельными позициями. Рекомендуем объединять их в единый объект учета, так как по отдельности они не используются.

Бухгалтерский учет печатей и штампов законодательством не установлен. В этом случае бюджетная организация вправе определить его самостоятельно и отразить в учетной политике <*>.

Принимая во внимание то, что срок службы печатей и штампов, как правило, составляет более одного года, и их стоимость относительно невелика, предлагаем учитывать данные объекты учета в качестве отдельных предметов в составе оборотных средств (ОП в СОС).

В этом случае в бухучете операции по поступлению в организацию печатей и штампов, приобретенных за счет средств бюджета по безналичному расчету, отражаются следующими записями <*>:

Содержание операций

Дебет Кредит
Получено бюджетное финансирование на изготовление печатей и штампов 100 140, 142 (230, 232)
Перечислены со счета казначейства денежные средства изготовителю печатей и штампов 178 100
Оприходованы поступившие печати и штампы с учетом НДС <*> 070 178
Одновременно отражены расходы по бюджету и увеличен фонд ОП в СОС 200, 202 260

В бухучете операции по приобретению печатей и штампов за счет внебюджетных средств в общем случае отражаются следующими записями <*>:

Содержание операций Дебет Кредит
Перечислена изготовителю печатей и штампов оплата с внебюджетного расчетного счета 178 111
Оприходованы поступившие печати и штампы (без НДС) 070 178
Отражен предъявленный НДС <*> 175 178
Принят к вычету НДС <*> 173 175
Одновременно отражены расходы по внебюджетной деятельности и увеличен фонд ОП в СОС 211 (080 и др.) 260

Внимание!
Расходы на изготовление печатей и штампов относятся на элемент расходов 1 10 03 05 «Прочие расходные материалы и предметы снабжения» экономической бюджетной классификации <*>.

2. Выдача печатей (штампов) в эксплуатацию

В настоящее время порядок учета, использования и ответственность за хранение печатей и штампов каждая организация устанавливает самостоятельно. Также организация самостоятельно определяет перечень документов, на которых проставляется оттиск печати. Эти нормы можно закрепить в Положении о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов в организации или ином локальном НПА.

Примечание
См. разъяснение специалиста Минюста И.В.Леус в статье «Проставлять или нет печать в документации».

При выдаче в эксплуатацию печатей и штампов стоимостью до 1 базовой величины (далее — БВ), их следует списать с бухучета. При этом производится запись <*>:

Содержание операций

Дебет Кредит
Выданы в эксплуатацию по ведомости выдачи материалов на нужды учреждения печати и штампы стоимостью до 1 БВ за единицу 260 070

В дальнейшем учет печатей и штампов ведется бухгалтерией и лицами, которым они выданы, только в количественном выражении в ведомостях оперативного (количественного) учета ф. 412 или в книге складского учета материальных ценностей ф. М-17 <*>.

Также, как правило, учет печатей и штампов ведется лицами, ответственными за их учет и хранение, в учетно-регистрационном журнале. Это может быть, например, журнал учета печатей и штампов. Для некоторых организаций его форма утверждена <*>. В остальных случаях организации вправе определить ее самостоятельно.

Печати и штампы, которые стоят свыше 1 базовой величины, при отпуске их в эксплуатацию не списывают, а относят на субсчет 071 «Предметы в эксплуатации» <*>:

Содержание операций Дебет Кредит
Переданы в эксплуатацию по накладной (требованию) печати и штампы, которые стоят больше 1 БВ за единицу 071 070

Аналитический учет по субсчету 071 ведется бухгалтерией в количественном и стоимостном выражении в книге ф. 296 (карточках ф.296а), на вкладных листах ф. 402 к инвентаризационной описи (сличительной ведомости) ф. 401 <*>.

Лица, ответственные за эксплуатацию и сохранность ОП в СОС, обязаны учитывать эти предметы в количественном выражении в книге складского учета материальных ценностей ф. М-17 или ведомости оперативного (количественного) учета ф. 412 <*>.