Вопрос: Какие положения (формулировки) должен содержать устав хозобщества, чтобы возможно было использовать системы дистанционного обслуживания (видео-конференц-связь) при проведении общего собрания участников в очной форме?

Ответ: В устав хозобщества могут быть включены положения, предусматривающие случаи и порядок использования электронной или иной связи, информационных сетей (систем) или программно-аппаратных средств и технологий (далее — системы дистанционного обслуживания) при организации созыва и проведении общего собрания его участников (ч. 3 ст. 14 Закона о хозобществах).

Общее собрание участников хозобщества проводится в порядке, установленном Законом о хозобществах и уставом, а в части, не урегулированной ими, — ЛПА хозобщества, утвержденными общим собранием его участников, и (или) решениями этого собрания (ч. 5 ст. 36 Закона о хозобществах).

Очная форма проведения общего собрания участников хозобщества предусматривает совместное присутствие лиц, имеющих право на участие в этом общем собрании, при обсуждении вопросов повестки дня собрания и принятии решений по ним. При этом уставом хозобщества может быть предусмотрена возможность совместного присутствия лиц, имеющих право на участие в этом собрании, дистанционно с использованием систем дистанционного обслуживания (ч. 2 ст. 42 Закона о хозобществах).

Дополнительные требования к подготовке, созыву и проведению общего собрания участников хозобщества, кроме требований, установленных Законом о хозобществах, могут быть определены соответствующим ЛПА хозобщества, утвержденным общим собранием его участников (ч. 6 ст. 36 Закона о хозобществах).

Таким образом, случаи и порядок использования систем дистанционного обслуживания должны быть предусмотрены уставом хозобщества, а ЛПА хозобщества, утвержденным общим собранием его участников, в случае необходимости, могут быть предусмотрены дополнительные требования к подготовке, созыву и проведению общего собрания участников хозобщества в такой форме.

Широкая диспозитивность положений Закона о хозобществах, предусматривающих случаи и порядок использования систем дистанционного обслуживания при созыве и проведении общего собрания участников хозобщества, повышает риск возникновения конфликтных ситуаций между участниками хозобщества. В связи с этим перед тем, как сформулировать положения устава, которые должны регулировать порядок и случаи проведения общего собрания с использованием систем дистанционного обслуживания, акцентируем внимание на следующем:

1. В уставе, по мнению авторов, целесообразно выделить отдельную главу под названием «Порядок и случаи проведения общего собрания участников с применением систем дистанционного обслуживания». Чем более подробно будет описан весь этап проведения общего собрания участников, начиная с его созыва, заканчивая составлением протокола общего собрания участников, тем лучше.

2. Советуем указывать в уставе не одну, а несколько систем дистанционного обслуживания, с помощью которых возможно будет провести общие собрания участников. Это позволит использовать альтернативный вариант в случае, если по каким-либо техническим или иным причинам использование одной из систем станет невозможным.

3. Помимо требований, установленных ст. 38 Закона о хозобществах, в решении и извещении о проведении общего собрания с использованием систем дистанционного обслуживания, по мнению авторов, необходимо также будет указать на то, что:

— общее собрание участников будет проводиться в очной форме с использованием конкретной системы дистанционного обслуживания (или Zoom, или Google Meet, или что-то прочее), которая позволяет организовать совместное присутствие всех участников, а также указать дату, время и порядок подключения к такой системе;

— будет вестись видео- и аудиозапись всего хода проведения общего собрания участников, а после его завершения запись проведения общего собрания участников будет храниться на материальном носителе или в репозитории хозобщества, в дальнейшем может быть предоставлена участникам или лицам, имеющим право запрашивать данную информацию;

— утвержден список лиц, ответственных за организацию и работу программного обеспечения, при помощи которого будет проведено общее собрание участников с использованием систем дистанционного обслуживания, а также указать их контактные номера телефонов, адреса электронной почты и иные данные;

— определен порядок регистрации лиц, имеющих право участвовать в общем собрании участников, с использованием систем дистанционного обслуживания (с описанием такого порядка);

— определен порядок подписания протокола общего собрания участников и списка лиц, зарегистрировавшихся для участия в общем собрании участников (с описанием такого порядка).

Авторы предлагают пример главы устава для использования систем дистанционного обслуживания при проведении общего собрания участников:

ГЛАВА 5. ПОРЯДОК И СЛУЧАИ ПРОВЕДЕНИЯ ОБЩЕГО СОБРАНИЯ УЧАСТНИКОВ С ПРИМЕНЕНИЕМ СИСТЕМ ДИСТАНЦИОННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

5.1. Для целей оперативного принятия решений по вопросам, возникающим в ходе осуществления хозяйственной деятельности Обществом, совместное присутствие лиц, имеющих право на участие в общем собрании участников Общества, может быть обеспечено дистанционно с использованием систем дистанционного обслуживания.

5.2. Конкретная система дистанционного обслуживания, используемая для проведения общего собрания участников Общества, определяется лицом, ответственным за созыв общего собрания участников Общества, и должна быть указана в решении и извещении о проведении общего собрания участников Общества.

5.3. Помимо положений, установленных настоящим уставом и ст. 38 Закона о хозобществах, в решении и извещении о проведении общего собрания участников Общества с использованием систем дистанционного обслуживания должны быть указаны:

5.3.1. порядок проведения общего собрания участников с указанием конкретной системы дистанционного обслуживания (или Zoom, или Google Meet, или др.), которая позволяет организовать совместное присутствие всех участников, а также дата, время и порядок подключения к такой системе;

5.3.2. список лиц, ответственных за организацию и работу программного обеспечения, при помощи которого будет проведено общее собрание участников Общества с использованием систем дистанционного обслуживания, с указанием их контактных номеров телефонов, адресов электронной почты и иных данных;

5.3.3. порядок регистрации лиц, имеющих право участвовать в общем собрании участников Общества с использованием систем дистанционного обслуживания;

5.3.4. порядок подписания протокола общего собрания участников Общества и списка лиц, зарегистрировавшихся для участия в общем собрании участников Общества.

5.4. Извещение о проведении общего собрания участников в порядке, установленном настоящей главой устава, должно быть направлено участникам Общества способом, позволяющим достоверно подтвердить факт получения такого извещения, в том числе с использованием электронных средств связи в порядке, установленном общими положениями настоящего устава и (или) локальными нормативными правовыми актами Общества, утвержденными общим собранием участников Общества.

5.5. Участие лиц, имеющих право на участие в общем собрании участников Общества с использованием систем дистанционного обслуживания, должно быть подтверждено соответствующей видео- и аудиозаписью процесса регистрации такого лица для участия в общем собрании участников Общества, при просмотре и прослушивании которых возможно достоверно установить изображение (внешность) и голос лица, участвующего в общем собрании участников Общества с использованием систем дистанционного обслуживания, а также в рамках которой всеми иными присутствующими лицами, участвующими в общем собрании участников Общества, подтверждается личность лица, участвующего в собрании с использованием систем дистанционного обслуживания. Лица, не прошедшие регистрацию, не вправе принимать участие в голосовании.

5.6. При проведении общего собрания участников Общества с использованием систем дистанционного обслуживания мнение лиц, имеющих право на участие в этом общем собрании, по вопросам повестки дня общего собрания участников Общества, поставленным на голосование, определяется путем их опроса с использованием систем дистанционного обслуживания, проводимого в следующем порядке: во время видеотрансляции участники поднимают руки в момент, когда председательствующий озвучивает вариант ответа по вопросу повестки дня, либо по очереди озвучивают свой ответ. После того как все участники озвучат свои варианты ответов, участники общего собрания дублируют свое решение по вопросу повестки дня письменно в чате системы дистанционного обслуживания.

5.7. Порядок подписания протокола общего собрания участников по итогам проведения собрания, а также списка лиц, зарегистрировавшихся для участия в общем собрании участников, определяется лицом, ответственным за созыв общего собрания участников с использованием систем дистанционного обслуживания, если иное не определено локальными нормативными правовыми актами Общества, утвержденными общим собранием участников Общества.

5.8. Во всем ином, что не предусмотрено настоящей главой устава для проведения общего собрания участников Общества с использованием систем дистанционного обслуживания, следует руководствоваться общими положениями устава и законодательства Республики Беларусь о порядке проведения общего собрания участников Общества.