Если вы читаете эту статью, вас явно тревожит объем хаоса в вашей профессиональной жизни. Через такие ситуации проходит каждый управленец, да и не только, однако не каждый с легкостью выбирается из неприятного чувства тревоги и волнения. Как от этого избавиться и все же навести порядок в делах, рассказал Алексей Володось, эксперт в теме организации времени и планирования, коуч ICF, автор проекта «Осознанный тайм-менеджмент «OTIME».
Алексей Володось, эксперт в теме организации времени и планирования
Фотография предоставлена героем материала
Что такое хаос?
Давайте разберем понятие беспорядка или хаоса. Первое впечатление от этого слова явно неприятное, больше отрицательное. Однако есть альтернативная точка зрения: хаос – это новые вводные. То есть все потоки информации, которые поступают к вам из разных источников (почта, мессенджеры, звонки, уведомления, др.) и требуют реакции либо просто забирают внимание.
Мы зачастую строим планы или пишем бесконечные списки дел с чувством, что мы кибер-машины с постоянным уровнем высокой продуктивности. Мы совершенно не учитываем внешние факторы.
Важно эти внешние потоки информации не игнорировать, а научиться с ними жить в личной гармонии. А еще лучше – использовать их себе во благо, заранее прогнозируя идеальный момент и импровизируя в процессе.
ИЗБАВИТЬСЯ ОТ ХАОСА ОЗНАЧАЕТ НАЧАТЬ УПРАВЛЯТЬ ПОТОКАМИ НОВЫХ ВВОДНЫХ, КОТОРЫЕ ЕЖЕДНЕВНО ПОСТУПАЮТ.
Но как это сделать?
Шаг № 1: выгрузить всё и вся
В первую очередь стоит помочь мозгу и избавить его от любимой многими функции «помнить все». Желание удержать в голове бесконечный список дел приводит к большой перегрузке. Ведь наше сознание работает по принципу оперативной памяти мобильного телефона. Если в браузере открыть одновременно 50+ сайтов, то что произойдет? Та же история происходит с нашим мозгом.
Вспомните, как приходят в голову новые идеи и мысли – они совершенно непоследовательны, многое рождаются непредсказуемо. Именно поэтому важно этот процесс поддерживать, а не мешать ему. Когда вы пытаетесь удержать последовательный список дел, напоминаний, вы нарушаете его привычную непоследовательность.
Это приводит к тому, что все равно что-то упускается, при этом сохраняется стабильное чувство тревоги. Нужная идея не приходит в голову – просто потому, что мозг занят другими вещами: «пытаюсь ничего не забыть».
Выпишите на бумагу все, что вас тревожит и что не доделано. Освободите голову как минимум сейчас, а еще лучше — возьмите это за регулярную привычку. Блокнот или заметки вам в помощь!
Бывает так: вы сели, написали пару пунктов, но больше ничего не приходит в голову. Однако внутри остается устойчивое чувство: «Еще много всего, но сейчас не вспомнить!». Поэтому на старте рекомендую сделать уборку на рабочем месте и дома, навести порядок, разобрать вещи, бумаги. И я уверен, появится еще множество дел и идей. Сразу же добавляйте их в список.
Затем составьте список вещей, которые вас раздражают, и возьмите за практику их дополнять. Это то, что забирает много энергии впустую, и их важно исключать.
Шаг № 2: списки – всему голова, точнее — отсутствие головной боли
Далее разделите все, что выписали, на два списка: идеи и задачи.
Идеи – это база ваших личных знаний, то, чем можно периодически пользоваться. Для формирования такой базы важна ясная структура и скорость нахождения любой ранее записанной идеи.
ЕСЛИ ВЫ МЕНЕЕ ЧЕМ ЗА 60 СЕКУНД НАХОДИТЕ ТО, ЧТО ВАЖНО – ЭТИМИ ЗАМЕТКАМИ ПОЛЬЗОВАТЬСЯ БУДЕТЕ.
Если же есть несколько мест без структуры и на поиск будет уходить больше минуты, то ваш мозг откажется от этой идеи. При этом сделает это как всегда изысканно. Он просто предложит: «А давай эту мелочь я в этот раз запомню, зачем время тратить и писать!». А в самый важный момент идея опять не вспомнится.
Место фиксации идей должно быть одно, чтобы не возникало даже мыслей: «И где это теперь искать?».
Шаг № 3: повседневные задачи, как с ними быть?
С идеями разобрались, остались лишь задачи, которые зачастую со старта звучат очень размыто, например: «выучить английский язык».
Третьим шагом мы выделяем задачи в отдельный список, и сразу же их переформулируем.
Важно, чтобы формулировки задач длиною в 3-9 слов начинались с глагола совершенного вида: должен быть очевиден результат, которого хотите достигнуть.
Как проверить, что написали правильно? Покажите их знакомому или близкому человеку и попросите его пояснить, что будет для него являться результатом выполненной задачи. К примеру, под формулировкой «выучить английский язык», кто-то поймет сдать экзамен, получить сертификат определенного уровня, свободно говорить во время туристических поездок, понимать фильмы на английском языке и т.д. Список этот можно продлевать бесконечно.
Именно точное понимание результата, другими словами, «точки Б», позволяет правильно спланировать работу, заложив достаточно времени на ее выполнение.
Шаг № 4: ограничиваем объем
Поздравляю, у вас уже появился список задач, и они сформулированы с конкретным результатом. Теперь важно не перегрузить себя.
Планирование длинного списка приводит к расфокусировке: вы хватаетесь за все подряд, пытаясь сделать все и ничего. Это приводит к обесцениваю своих достижений.
Даже с отличным темпом и результатами идет некорректное сравнение в игре, которую вы сами себе придумали.
Когда будет готов список задач, выделяйте на день одну ключевую задачу, которая продвигает вас к желаемому результату в каком-либо проекте. Затем – три важные задачи дня и пять второстепенных, которые было бы хорошо сегодня сделать, однако ничего критичного не произойдет, если их не выполнить.
ТАКОГО СПИСКА ИЗ 9 ЗАДАЧ НА ДЕНЬ БУДЕТ ДОСТАТОЧНО.
У кого задач в разы больше, это поможет держать фокус на важном.
Те, у кого девять задач на день не набирается, задайте себе вопрос: «А нравится ли мне то, как складываются мои дни? Доволен ли я результатами своего дня?». Если да, живите как жили. А вот если не очень – стоит подумать о девяти задачах на день.
При этом, если что-то из списка на день не будет выполнено – на завтра вновь определите новый список из девяти задач с учетом тех, что были не выполнены сегодня. Но не нужно бездумно все переносить на следующий день.
Шаг № 5: сделай этот процесс комфортным и постоянным
Когда вы один раз проделаете все вышеописанные шаги, дела постепенно начнут приходить в порядок. Может возникнуть мысль: «А как вновь не вернуться в это состояние хаоса и беспорядка?».
Чтобы этого избежать, определите место в блокноте или заметках в мобильном приложении, куда вы будете накапливать новые идеи и задачи. Все новое, что приходит в голову, отмечайте в этом разделе.
Если новое попадает в список текущих дел, это отвлекает вас от запланированного и смещает фокус на неважные вещи.
Не думайте, куда лучше записать, к чему это относится – просто записывайте в этот раздел. Это место – «сортировочный центр» для ваших новых идей и задач. К этому разделу/заметкам возвращайтесь либо ежедневно, либо минимум раз в неделю.
Если выполнять эти шаги, порядок в делах будет вам обеспечен!
