Длительное время в Беларуси при грузоперевозках повсеместно применялись бумажные накладные. Информация в сопроводительные документы вносилась вручную, что приводило к ошибкам в управленческом и бухгалтерском учете, а также к длительному ожиданию оригиналов. В 2021 году с введением нового механизма маркировки товаров и системы прослеживаемости оформление электронных накладных (ЭТН и ЭТТН) стало обязательным при обороте товаров, маркированных незащищенными средствами идентификации (п. 3 Положения о маркировке товаров средствами идентификации N 243) и подлежащих прослеживаемости (п. 14 Положения N 496). Данные нововведения затронули не только реализаторов товаров, но и сферу логистики, включающую закупку, перевозку, продажу и хранение грузов, а также управление потоками финансов и сопутствующей информацией. Александр Козел, заместитель директора по логистике компании Bigtarget рассказал о том, с какими нюансами при оформлении ЭТН сталкиваются логисты и грузоперевозчики.

– Добрый день, Александр. Переход на ЭТН должен был избавить участников логистической цепочки от бумажной волокиты. Оправдались ли ожидания грузоперевозчиков и логистов?

– По сути, данные нововведения больше коснулись реализаторов определенной группы товаров. В сфере логистики и грузоперевозок малого бизнеса практически ничего не изменилось. Конечно, первое время все находились в растерянности, сопротивлялись изменениям, не понимали, как правильно оформлять ЭТН. Но со временем разобрались, и теперь проблем нет.

Справочно
В процессе оформления и обмена электронными накладными участвуют грузоотправитель, грузополучатель, EDI-провайдер, перевозчик (если между ним, грузоотправителем и грузополучателем достигнуто соглашение об участии в ЭДО). Чтобы начать обмен ЭТН следует выбрать аттестованного EDI-провайдера и заключить с ним договор, оформить электронную цифровую подпись (ЭЦП), а также базовый атрибутный сертификат и получить GLN-номер (а грузоотправителю дополнительно – GTIN).
ЭДО фиксирует сведения о вводе в оборот, принятии к поставке, этапах грузоперевозки, отгрузке, которые необходимо передавать в государственные органы, а, значит, обеспечивает прослеживаемость и контроль всей цепочки поставок товара.
Как передать/получить ЭТН?
Создать накладную в электронном виде – подписать ее ЭЦП/базовым атрибутным сертификатом – передать грузополучателю через EDI-провайдера – сохранить ЭТН.
Действия грузополучателя при поступлении ЭТН.
Зафиксировать дату и время получения ЭТН от провайдера – сохранить подписанную грузоотправителем ЭТН в электронном виде – проверить подлинность и целостность документа – сформировать и подписать с помощью ЭЦП извещение о получении ЭТН – передать извещение грузоотправителю в виде электронного сообщения через EDI-провайдера – сохранить подписанное грузополучателем извещение о получении ЭТН в электронном виде.

– Для государства плюсы ЭТН очевидны: прозрачность транзакций участников транспортно-логистической цепочки, полнота уплаты налогов. А как насчет бизнеса?

– При отсрочке платежа оплата производится по мере оформления перевозочных документов. При стандартном документообороте мы ожидаем возврата подписанного оригинала бумажной накладной. В ЭДО все необходимые данные доступны мгновенно, а значит, оснований для затягивания платежа нет.

Удобно, что отпала необходимость приобретать бланки товарных накладных в «Белбланквыд», а ЭТН доступна к редактированию в любое время. Еще один плюс – передвижение груза отслеживается даже при сложных составных маршрутах. Опять же – внесение ошибочных данных в документ при использовании ЭДО исключено.

Ранее для хранения внушительного объема грузосопроводительных документов необходимо было найти место (например, арендовать склад). Теперь ЭТН просто находятся на сервере.

– Как выглядит пакет документов для водителя после перехода на ЭТН? Какие документы он предъявляет инспектору? 

 – Кроме ЭТН, на материальном носителе водитель должен иметь с собой распечатанный реестр накладных (далее – реестр). Как правило, у представителей ГАИ и Транспортной инспекции к такому перечню документов вопросов не возникает.

Для перевозчиков и логистов оформление реестра привычно: он не только подтверждает оказываемую услугу, но и помогает водителю держать в поле зрения перечень точек загрузки/разгрузки, их адреса, номенклатуру товаров и прочие данные, полезные в пути.

Мы часто дополнительно к ЭТН делаем ее копии на бумаге (как правило, по количеству участников процесса грузоперевозки). Нам так просто удобнее. У водителя не всегда есть доступ к ЭДО, а отметить приемку груза и его соответствие документам, необходимо. 

Что касается крупных ретейлеров, то при доставке товаров в пункты выдачи Wildberries, например, водитель скачивает на смартфон мобильное приложение маркетплейса, интегрированное с ЭДО. Представителю ГАИ или Транспортной инспекции в этом случае достаточно предъявить только Реестр, остальные данные доступны в приложении.

Отмечу, что крупные торговые сети уже полностью перешли на ЭТН вне зависимости от группы товаров. Все их бизнес-процессы автоматизированы. 

Справочно
Требование об оформлении реестра в бумажном виде при перемещении груза с оформлением ЭТН содержит Постановление Совмина № 599 от 09.07.2013 г. «О некоторых вопросах создания товарно-транспортных и товарных накладных в виде электронных документов»). Поскольку реестр не является первичным учетным документом утвержденной формы, он может быть дополнен необходимыми данными на усмотрение составителя.
Исходя из того, что реестр должен храниться как у грузоотправителя, так и перевозчика, грузоотправителю целесообразно оформлять его минимум в двух экземплярах.
Заполненный реестр и ЭТН на материальном носителе (планшет, ноутбук, usb-флеш накопитель и пр.) предъявляются перевозчиком представителям контролирующих органов по требованию.
Хранить реестр на бумажном носителе следует не менее трех лет (см. п. 177 Приложения №1 к постановлению Минюста РБ от 24.05.2012г. № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона РБ от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в РБ»).

– Используете ли в своей деятельности ЭДО?

– Да. Мы активно практикуем подписание актов выполненных работ в электронном виде. ЭДО существенно облегчил работу логиста – теперь ему достаточно нажать на кнопку, и акт уже отправлен на подписание. Не нужно тратить время и физически отслеживать получение ответа.

Как видим, бумажные документы в логистике и грузоперевозках все еще в ходу. Причина не только в том, что самые благие начинания могут разбиться о силу привычки, но и в том, что оформление ЭТН на сегодняшний день касается только определенной группы товаров и не является обязательным. Вместе с тем, госпрограмма «Цифровое развитие Беларуси 2021-2025» предусматривает увеличение доли ЭДО, а значит, постепенно бумага будет вытесняться цифрой во всех сферах бизнеса. К этому стоит готовиться уже сейчас.