Производственные организации нередко участвуют в выставках, поскольку это хорошая возможность прорекламировать собственную продукцию. Определившись с мероприятием и приняв решение участвовать в нем, производитель заключает договор с организатором выставки. Рассмотрим, на какие нюансы при этом стоит обратить внимание.
Какова сущность договора
Участие в выставке как минимум предполагает, что:
1) производитель получит выставочную площадь для экспонирования продукции;
2) ему окажут комплекс услуг по организации выставки. В частности:
— проведут рекламную кампанию самой выставки с целью привлечь посетителей;
— обеспечат условия для работы на выставке (освещение, вентиляция, охрана всей выставочной территории и т.д.).
На основании перечисленного можно говорить о смешанной природе договора, заключаемого с организатором выставки. В таком договоре стороны могут совместить элементы различных договоров. Например:
— возмездного оказания услуг — когда организатор выставки обеспечивает участие в ней экспонента и при необходимости оказывает ему дополнительные услуги, в том числе рекламные;
— аренды — поскольку участнику предоставляют во владение и пользование на время работы выставки оговоренную выставочную площадь, стенды, оборудование и т.п.;
— подряда — если организатор выставки занимается изготовлением выставочного стенда, осуществляет его монтаж и демонтаж;
— перевозки — если в обязанность организатора входит доставка экспонируемой продукции производителя до выставочной территории.
Исходя из сказанного, можно сделать несколько выводов:
— не всегда корректно именовать такой договор договором оказания услуг по организации участия в выставке. Это допустимо, если организатор исполняет только обязанности по обеспечению участия. То есть никаких дополнительных обязанностей (например, по аренде оборудования, транспортировке продукции на выставку, изготовлению стенда), на себя не берет;
— к такому договору применяются положения гражданского законодательства о договорах, элементы которых есть в смешанном <*>. Чтобы договор на участие в выставке считался заключенным и у его сторон возникли права и обязанности, нужно согласовать существенные условия всех входящих в него договоров.
Что прописать в договоре
Условия, включаемые в договор на участие в выставке, зависят от объема обязанностей, которые планируется возложить на организатора выставки.
В подобных договорах обычно указывают:
— наименование выставки, сроки ее начала и окончания, место проведения;
— предмет договора (оказываемые услуги, выполняемые работы, предоставляемую выставочную площадь и т.д.) <*>;
— сроки начала и окончания оказания услуг, выполнения работ <*>;
— порядок оплаты;
— ответственность сторон.
Как правило, экспонент предпочитает самостоятельно:
— доставлять продукцию к месту проведения выставки, в том числе определять перевозчика;
— изготавливать рекламную продукцию, предназначенную для раздачи посетителям выставки (буклеты, каталоги, бизнес-сувениры);
— определять дизайн выставочного стенда и изготавливать его;
— договариваться с подрядчиком о монтаже и демонтаже стенда.
Пример формулировки условий договора
Организатор принимает на себя обязательства оказать Экспоненту услуги по организации выставки и предоставить выставочную площадь, необходимую для экспонирования продукции Экспонента на выставке «МебельДом2018», которая состоится с 20 по 22 апреля 2018 г. Место проведения: г. Минск, пр. Победителей, 20/2.
Иногда экспоненты предпочитают, чтобы их участие в выставке организовали «под ключ». В таком случае весь комплекс перечисленных выше обязанностей ложится на организатора.
Пример формулировки условий договора
Организатор обязан:
<…>
— произвести работы по изготовлению стенда в соответствии с планом-схемой (приложение 1 к настоящему договору) в срок до 16.04.2018;
— осуществить монтаж стенда в срок до 17.04.2018 и его демонтаж — до 24.04.2018;
— передать в аренду на период проведения выставки и разместить на стенде оборудование в соответствии с заявкой (приложение 2 к настоящему договору) в срок до 19.04.2018;
— до 01.04.2018 разместить в официальном каталоге выставки предоставленную Экспонентом краткую информацию о нем. Издать и распространить каталог до 08.04.2018. Тираж — 1000 экземпляров;
— 21.04.2018 осуществлять показ рекламного ролика Экспонента в выставочном зале с периодичностью раз в два часа, но не менее четырех раз.
Кто отвечает за продукцию на выставке
Сторонам важно оговорить, кто несет ответственность за сохранность продукции во время ее нахождения на выставке. Например:
— обязанность обеспечить сохранность (хранение и охрану) продукции на время выставки ложится на экспонента;
— организатор обеспечивает профессиональную охрану выставочных площадей в ночное время (к примеру, с 22.00 до 10.00) и не отвечает за пропажу (повреждение) продукции в остальные часы работы выставки;
— организатор полностью обеспечивает сохранность экспонируемой продукции, при этом имеет право страховать ее;
— убытки, вызванные повреждением, утерей продукции, распределяются между организатором и экспонентом поровну.