Пандемия, которая, хочется думать, осталась лишь жутким воспоминанием, кардинально поменяла правила жизни. В том числе многие «работы» были переведены в режим онлайн. Они тоже подразумевают постоянное общение с коллегами, но вот правила этого общения за два года так окончательно и не сформировались. К примеру, если написать письмо и отправить его в нерабочее время, это ок? А может, это «душнит»? Или вообще токсично-неэтично? Как же все-таки общаться так, чтобы было эффективно и экологично?
Рабочее время на то и рабочее
Поначалу удаленка была шоком: вроде есть рабочее расписание, но сам факт того, что ты остаешься дома, расслабляет и демотивирует. Не удивительно, что главной проблемой многих людей стало «устаканивание» собственного расписания. Чтобы адаптация проходила быстрее и комфортнее, следует завести правило: любое рабочее взаимодействие – только в рабочее время. Конечно, бывают ситуации срочные, но они являются, скорее, исключением.
Кстати, эксперты считают, что для работы лучше использовать специальные мессенджеры, а не привычные Viber и Telegram – эти сервисы больше ориентированы на личное общение. Это позволит эффективно разделять работу и дом, «нащупать» хрупкий баланс.
А чтобы «трели» мессенджеров и электронной почты не вынуждали глаза сотрудников дергаться в нерабочее время, уведомления лучше в это самое время отключать.
Не голосом
Голосовые сообщения – это вроде как быстро и удобно. Но, если речь идет о решении какого-то вопроса, в приоритете должен быть текст. Да хотя бы потому, что позволяет «отследить» логику решения этого вопроса, вернуться к нему, если нужно уточнить детали.
Но кому охота читать «простыни» текста? Чтобы не случилось «простыней», нужно формулировать мысли предельно кратко и исходя из принципа: одно предложение – одна мысль. Но, по мнению экспертов по продуктивности, все эти мысли-тезисы лучше отправлять одним сообщением. Тогда у Вашего собеседника не будет бессвязного «спама» из кучи предложений: одна проблема – один блок текста, внутри которого могут быть несколько тезисов. Кстати, если Вы хотите «подкрепить» свои мысли каким-то документом, то приложить его следует тоже к этому сообщению, чтобы файл не «блуждал» одиноко. Тогда и ориентироваться в переписке будет гораздо проще.
Конечно, есть вопросы чрезмерно запутанные, которые лучше проговаривать. В таком случае стоит заранее договориться с собеседником о звонке. И эффективно, и с уважением к личному пространству.
Совещания и созвоны – все по расписанию
Кстати, «заранее договориться» актуально и в случае, когда нужно провести мозговой штурм с командой или попросту прояснить некоторые моменты. При этом специалист должен знать, что у созвона или совещания есть четкий регламент – от и до.
Исследования показали, что у работников, которые постоянно находятся на связи (по привычке – как в «физическом» офисе) или проводят кучу времени на онлайн-совещаниях, снижаются показатели эффективности. Ничего удивительного: им банально некогда заниматься рабочими делами.
Эксперты вовсе рекомендуют проводить онлайн-звонки только по острой необходимости, а для корректировки процессов выполнения задач использовать специализированные сервисы.
Таск-менеджеры особенно важны для руководителя. Когда вся его команда «рассредоточена» по разным районам города (а может, и по разным странам), сложно все контролировать. Ну как тут не поддаться соблазну и не дергать постоянно «подопечных» звонками и письмами? А таск-менеджеры, которые показывают в режиме онлайн, на какой стадии решения находится задача, избавят от кучи раздражающих «бдзыней».
«5 минут»
Онлайн-общение может быть сколько угодно прогрессивным, но и «пробелы» в нем тоже есть. Да, в мессенджерах предусмотрено множество функций, но даже они не гарантируют, что Ваш собеседник по ту сторону экрана будет точно знать, что сообщение Вы прочли. Поэтому игнорировать сообщения не стоит.
А если оно ну совсем некстати? Просто отпишитесь коротким «отвечу через 5 мин». Так Вам не придется в спешке изучать вопрос, а собеседник не будет нервничать, что важная информация до Вас так и не добралась.
Порядок в письмах
Несмотря на разнообразие мессенджеров, на «пенсию» не уходит и старая добрая электронная почта: многие сотрудники, между прочим, предпочитают «по старинке» общаться по ней. И эффективно, и понятно, и удобно, и без тысячи уведомлений из чатиков. Но и здесь важно придерживаться пары правил.
Во-первых, если Вы выясняете какой-то вопрос или уточняете детали, работайте в одной ветке писем. Это удобно: достаточно найти нужную ветку – и вся история переписки перед глазами.
Во-вторых, следите за тем, чтобы письма были такие же лаконичные и содержательные, как и сообщения в чатах. Пишите кратко, по делу, делайте ставку на четкие мысли-тезисы. И старайтесь не забывать прикреплять к письмам документы, если это необходимо. Это позволит избежать небрежной, невнятной, а значит, и неэффективной переписки.
Перечисленные правила несложные и порой вообще не требуют никаких усилий, так что сопротивляться их «внедрению» не стоит. Они помогут структурировать рабочие процессы, избежать напряженности в коллективе, а значит, сохранить привычный – допандемийный – уровень эффективности.
