Есть ли более всеобъемлющий предмет для жалоб, чем вечно срываемые дедлайны? Ты стараешься, выкладываешься по полной, а они постоянно «горят» – без какого-либо намека на совесть или стыд. Конечно, во всем этом очень удобно винить обстоятельства. Но причина постоянных срывов сроков зачастую кроется… в нас самих! Мы просто изначально неправильно устанавливаем дедлайн.
Коварство ошибки планирования
Понятие «ошибка планирования» ввели психологи Даниэль Канеман и Амос Тверски в 70-х годах прошлого века. Это неспособность трезво оценить время, нужное для решения конкретной задачи, из-за излишней самонадеянности. Простой пример. У Вас есть перечень онлайн-курсов, которые Вы хотите пройти, чтобы повысить свою квалификацию. Но все некогда. И вот Вы решились пройти первый курс. «Отводили» под него неделю, а «растянули» на месяц. Но кое-как закончили. И вот Вы начинаете второй курс. Даете ли Вы себе на него месяц? Нет! Вы же уже научены горьким опытом – и точно все сделаете за неделю. Но в 90% случаев сколько займет курс? Правильно – месяц, а то и больше. Ошибка планирования – ничего личного.
По мнению психологов, у ошибки планирования есть две ключевые причины. Во-первых, мы игнорируем свой опыт и витаем в мечтах. Во-вторых, мы свято верим, что не столкнемся ни с какими трудностями – и, вместо того чтобы «запланировать» форс-мажоры, мы просто надеемся, что «пронесет».
И все это приводит к неприятным последствиям. Если теоретически у Вас есть время, Вы можете сколько угодно растягивать прохождение своих курсов. А если задачка посложнее? К примеру, если из-за ошибки планирования Вы подводите ценного клиента? Но, кстати, плохо будет не только клиенту: за стресс и сверхурочную работу высоки шансы рассчитаться собственным здоровьем и отношениями в семье.
Кстати, по статистике, вовремя завершается лишь чуть более 50% проектов. Приятно быть не одиноким, не правда ли?
Как правильно устанавливать дедлайн
Общее правило тут такое – только профессиональный подход и никакого «авось». Что же делать?
1. Обязательно учитывайте свой предыдущий опыт
Оставьте для другого случая все эти бренные самоуверения в том, что Вы в хорошем настроении, полны сил и энергии, задачу знаете как свои пять пальцев, да еще и наконец-то выспались. Только голые цифры. Сколько времени Вы в среднем тратите на подобные дела? Столько приблизительно и нужно запланировать – без всякой магии вне Хогвартса.
А как же понять, сколько времени Вы тратите на конкретную задачу? Можно по старинке смотреть на часы и запоминать или же пользоваться приложением учета времени. Оно составляет удобные графики, на которых все точно видно. И не отвертишься.
2. Обращайтесь к чужому опыту
В 1994 году три психолога – Роджер Бюлер, Дейл Гриффин и Майкл Росс – провели исследование, целью которого было изучить ошибку планирования. Они пришли к выводу, что большинство людей склонно срывать дедлайны. Удивили, да. Но попутно они совершили и другое открытие. Оказывается, мы худо-бедно оцениваем только свои силы, а вот чужие – довольно точно. Это значит, что другой человек сможет сказать более определенно, сколько времени у Вас уйдет на конкретное дело. Причина проста: эти – другие – люди отбрасывают все то, что мы не отбрасываем, – веру, надежду, «авось», оптимистичные оценки собственной работы. Только логика.
Поэтому, если Вам нужно подтверждение «расчетов», обратитесь за помощью к коллегам. Две же головы всегда лучше.
3. Всегда (ВСЕГДА!) закладывайте время на форс-мажор
Предположим, что на решение новой задачи Вы отводите 2 дня. А по факту понадобилось 2 часа. Или 8 дней. В первом случае Вы только порадуетесь, а во втором точно станете рвать на себе волосы. Поэтому золотое правило планирования – всегда (даже если задачка Вам хорошо знакома) учитывать, что что-то может пойти не так. Пусть Вы полны решимости и готовы работать днями и ночами. Но Вы не можете контролировать, к примеру, профилактические работы на подстанции, из-за чего в офисе нет света.
Сколько же времени «надбавлять»? Существует методика с загадочным названием «конус неопределенности» – ее активно используют при планировании проектов. Согласно этой методике, Вам нужно сначала разделить на 4 то время, которое Вы сами себе заложили на выполнение задачи, а потом это время умножить на 4. Таким образом, Вы получите нижний и верхний предел. Нижний предел можете держать в уме, но ориентироваться при планировании стоит именно на верхний предел.
Почему так? Все просто. Когда мы только начинаем решать задачу (особенно новую), мы не можем точно сказать, сколько времени на нее уйдет. Дать какие-то конкретные цифры можно… только после завершения проекта! Это в духе «спасибо, уже не надо».
4. Учитывайте три сценария
Чтобы проверить себя, нужно дополнительно проводить оценку по трем параметрам – мой лучший сценарий, мой худший сценарий и самый вероятный сценарий. Предположим, лучший сценарий – Вы завершите проект за 2 дня (самый оптимистичный)! Согласно худшему – пессимистичному – сценарию, на работу уйдет 6 дней. Ну а чутье Вам подсказывает, что лайтово работать можно где-то 4 дня (это вероятный сценарий). Теперь нужно сложить все числа и разделить на 3: 12 делим на 3 и получаем 4. 4 дня – это и есть Ваш прогноз. Истина где-то рядом, а точнее – почти посередине.
5. Принимайте во внимание коэффициент погрешности
Это, образно говоря, частота Ваших ошибок в планировании. Рассчитать этот коэффициент несложно. Возьмите, к примеру, 4 недавно завершенных дела и сравните время, которое Вы запланировали, со временем, которое Вы потратили по факту. Сложите сначала все часы из первой группы (запланированное время), а потом все часы из второй (фактически потраченное время). Теперь второе число разделите на первое – это и есть Ваш коэффициент.
Допустим, Вы планировали завершить 4 задачи за 12 часов, а завершили за 20. 20 делим на 12 и получаем 1,7. Теперь каждый свой «план» умножайте на 1,7 – это и будет более реалистичный прогноз.
6. Рассчитывайте дедлайн… в обед
Эта рекомендация может показаться странной. Тем не менее, она небезосновательна.
Мы все знаем про жаворонков и сов. У первых продуктивное время приходится на утро, у вторых – на вечер. Но работать-то нам нужно минимум 8 часов, то есть и в продуктивное, и в непродуктивное время. Причем логично, что в непродуктивное время мы не можем работать так же активно и самоотверженно, как в продуктивное. И это тоже надо учитывать.
Именно поэтому аналитик Дэниел Пинк предлагает рассчитывать дедлайн в обед – это время обычно считается непродуктивным и у жаворонков, и у сов. В этот период люди не особо позитивны, поэтому смогут оценить сроки без излишнего оптимизма. Ну логично же!
Столько забот, чтобы просто установить дедлайн? Возможно, у Вас будут сомнения. Но всегда учитывайте «плюшки» на будущее. Используя эти лайфхаки, Вы сможете эффективно управлять своим временем, то есть быть продуктивным и при этом находить время для чего-то не менее важного – для себя, семьи, хобби. Это того точно стоит. Без сомнений.
