Мы часто отвлекаемся от идеально составленного плана дня из-за срочных задач и форс-мажоров, раздражаемся и виним недостаточную мотивацию или прокрастинацию. Хотя вопрос тут совершенно в другом – в нашем умении организовать себя и пространство.
Алексей Володось, эксперт по организации времени и планированию, коуч ICF, автор проекта «Осознанный тайм-менеджмент „OTIME“», поделился ключевыми аспектами организации рабочего пространства и времени.
Организация времени
Должности есть не только на работе: в жизни мы также можем быть или исполнителями, или руководителями. Эффективно организовать свое время – в первую очередь поставить себя в позицию руководителя. Что это значит? Прежде всего, взять на себя всю ответственность, а не вину за происходящее. То есть перестать винить себя в том, что вы что-то не успеваете, а других – в том, что вас постоянно отвлекают. Начните искать пути к тому, чтобы все успеть.
При формировании распорядка дня важно знать и учитывать циркадные ритмы человека. Большинству известны хронотипы «сова» и «жаворонок». «Жаворонки» ложатся спать и просыпаются в среднем на два часа раньше «сов» и достигают пика интеллектуальной и физической активности в первой половине дня. У «сов», наоборот, максимум умственной и физической работоспособности приходится на вторую половину дня.
При этом всем известная теория «сов» и «жаворонков» значительно модернизировалась за последние десятилетия: сейчас есть отличные тесты, которые позволяют определить самые эффективные часы в сутках. Эта теория описана в книге Майкла Бреуса «Всегда вовремя».
Пример из практики: Елена, дизайнер по профессии, устала от хронического недосыпания, так как много трудилась именно в ночное время. Она жила за городом с двумя детьми, муж был в частых командировках за границей. Утром она отвозила детей в школу, а сама решала вопросы в городе (встречи с клиентами, прорабами, строительные магазины). После обеда все вместе возвращались домой, и Елена занималась домашними делами и уроками с детьми. На основные задачи по дизайн-проектам и личному обучению оставалось время лишь поздней ночью, когда дети ложились спать.
Аналогичная ситуация у многих: утром разбитое состояние из-за недосыпания, мы час разбираем почту, читаем новостные ленты и постепенно входим в рабочий режим. После начинаются активные звонки, общение с сотрудниками, клиентами, форс-мажоры. И только в вечернее время мы начинаем делать свою работу, заполнять отчеты. В результате весь день – сплошная работа! А хотелось бы найти время и на другие дела.
Для важного – самое эффективное время
Каково же решение в ситуации Елены? Мы выяснили, что самое эффективное время в сутках – утреннее, когда она решает координационные вопросы в городе. При этом ее мозг готов к куда более серьезным задачам. Мы решили организовать это время под две ключевые задачи: личное обучение и создание дизайн-проектов для клиентов. А вот встречи перенесли уже на вторую половину дня.
| ДО | ПОСЛЕ |
| 6:30 – будильник 6:45 – подъем 7:30 – подъем детей, завтрак 8:40 – отвезти детей в школу 9:15 – домашние дела/подготовка к встречам 10:00 – встречи/работа за компьютером 13:30–14:15 – забрать детей из школы 14:20–15:00 – обед 15:00 – встречи/работа за компьютером. Если работа дома, то параллельно –выполнение д/з с детьми 19:00 – приготовить ужин 19:40–20:30 – ужин 21:00– проверка д/з у детей, домашние дела, работа за компьютером 23:30 – отбой |
6:30–7:30 – личное время 7:30–9:30 – семейные сборы в школу 9:30–13:30 – единственный интервал времени, когда есть возможность сконцентрированно поработать в одиночестве 13:00–15:00 – семейные дела, обед 15:00–17:00 – встречи/второй рабочий блок 17:30–19:00 – домашние дела, проверка д/з у детей 19:00–20:30 – семейный ужин 21:00–22:00 – время с детьми/подготовка ко сну 22:00–23:00 – отбой |
Справочно
Мелатонин – гормон, который отвечает за регулирование цикла «сон – бодрствование». Его уровень в человеческом теле меняется на протяжении суток. Количество мелатонина в крови постепенно увеличивается к вечеру, благодаря чему мы ощущаем сонливость с наступлением темноты. Ученые установили, что в ночное время уровень этого вещества в организме человека в 30 раз выше, чем днем. Доза гормона достигает предельных значений с полуночи до 4 часов утра и постепенно снижается с рассветом. Максимальной концентрации мелатонин достигает к 2 часам ночи. На это время приходится около 70% его количества.
Нам кажется, что мы можем сделать важные задачи вечером, но это не так: утром мы выполняем их гораздо быстрее и эффективнее. Качество и объем сделанной работы вечером зачастую ниже из-за увеличенного «гормона сна», который снижает нашу концентрацию и мозговую активность. Но из-за отсутствия навыков организации в утреннее или дневное время мы часто отвлекаемся на звонки и сообщения в мессенджерах – все то, что выбивает из эффективного режима. В итоге весь день идет не по плану.
Изменения рабочего графика для Елены вызвало ряд новых задач. Когда она их решила, все начало работать как часы.
| Задача | Решение |
| Отвозить утром детей в школу (теряется много времени) | Договорились с соседями, у которых тоже есть дети, что они будут отвозить детей в школу по очереди. Это помогло освободить несколько дней в неделю |
| Звонки от прорабов по объектам после 11 утра | Согласовали новые правила коммуникации: до обеда созвон происходил только в случаях форс-мажоров. Обо всем, что не требует быстрого решения, договорились писать в чат |
| Встречи с клиентами | Планируются во второй половине дня с учетом того, что утреннее время занято |
| Организация пространства дома (утренний беспорядок в комнатах и на кухне снижает рабочий настрой) | Детям прививается привычка убирать личные комнаты; установлено дежурство за общими пространствами; работа за компьютером – в отдельном кабинете |
Этот пример можно перенести на любую организацию рабочего режима как дома, так и в офисе. Сформируйте новый эффективный распорядок дня и составьте таблицу. В одну графу запишите, что мешает вам реализовать этот распорядок, в другую – решение задачи.
Принцип «21-3-0» и перерывы
Пример организации рабочего времени Елены показал, что на старте мы выделяем важные задачи и их выполнение включаем в наиболее эффективные часы рабочего дня. Что же делать со всеми остальными – «неважными» – задачами? С ним необходимо работать по принципу временной блокировки.
Для разбора мессенджеров и электронной почты в рабочее время можно применять принцип «21-3-0». Разбирайте сообщения и письма трижды в день, а не каждые 5 минут, и тратьте на это не более 21 минуты. Вам кажется, что и 21 минута – слишком много? Сокращайте это время из недели в неделю.
Скорее всего, вы подумаете: «Так не получится, надо постоянно быть онлайн, вдруг в чатах напишут что-то важное». Это говорит о том, что в чатах нет правил работы, и их нужно создать. Ка минимум, решить, как отмечать действительно ВАЖНОЕ сообщение, которое требует быстрой реакции.
Применяя этот метод, вы сможете оптимизировать работу над рутинными неважными задачами и постоянно сокращать на них время, а не заполнять ими весь день.
Не менее важный момент – наличие регулярных перерывов в работе. Про это многие знают, однако часто забывают. Проведите эксперимент: добавьте один обязательный 10–15-минутный перерыв во второй половине дня с небольшой прогулкой, и делайте это 1–2 недели. «Пожив» в таком формате, вы сможете оценить эффект перерывов.
Организация пространства
Свое рабочее пространство особенно важно организовать, если вы работаете из дома.
1. Наличие отдельного рабочего места
Принципиальный момент: оно не должно быть там, где вы едите, спите и т.д. Как и в примере с Еленой, важно создать рабочую обстановку, где будет порядок и структура. Когда рабочее пространство чисто и организованно, мозгу намного легче сфокусироваться на задачах. Избегайте хаоса и переполненности. Важно, чтобы каждый предмет имел свое место – это позволит вам быстрее находить необходимые вещи и сосредоточиться на главном.
2. Атрибуты (предметы)
Например, для меня признаком моей эффективности является фитнес-браслет и настольные песочные часы. Они всегда со мной в тех местах, где я работаю. И это особенно актуально, если у вас много командировок и каждый раз новое место. Такими атрибутами может выступать и одежда – ваш внешний вид – или определенные запахи.
3. Визуальное вдохновение
Окружите себя элементами, которые вас вдохновляют и мотивируют – например, фотографии вашей семьи, дипломы, мотивационные цитаты или даже растения. Позитивные и вдохновляющие предметы могут помочь поддерживать энтузиазм и продуктивность на протяжении всего рабочего дня. Также это могут быть запахи или определенная музыка.
Таким образом, на эффективность рабочего дня влияют организация времени и пространства. Правильное распределение задач во времени с пониманием, что на самом деле важно, а что второстепенно, и продуманное использование пространства способствуют улучшению концентрации, повышению продуктивности и хорошему самочувствию на рабочем месте. И помните: каждая деталь в вашем окружении может повлиять на ваш успех, поэтому стоит уделить этому внимание и время.
